Menu Button

Διοργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών: ισορροπία μεταξύ προϋπολογισμού και ικανοποίησης του προσωπικού

Στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο, τα επαγγελματικά ταξίδια γίνονται ολοένα και πιο συχνά. Συνεπώς, η ανάθεση της διοργάνωσης των επαγγελματικών ταξιδιών στους ειδικούς είναι επωφελής. Η διαχείριση των επαγγελματικών ταξιδιών απαιτεί χρόνο και προσπάθεια, γιατί περιλαμβάνει πολλά περισσότερα από την αγορά αεροπορικών εισιτηρίων και τις κρατήσεις ξενοδοχείων.

 

Η μεγαλύτερη πρόκληση για τον Travel Manager είναι να προσφέρει στο προσωπικό το ενδεδειγμένο επίπεδο ανέσεων, παραμένοντας ταυτόχρονα εντός προϋπολογισμού.

 

Ο ρόλος του Business Travel Manager (BTM):

 

  • Να δημιουργεί κανόνες για την διοργάνωση εταιρικών ταξιδιών που περιλαμβάνουν πρότυπα διαμονής και ταξιδιωτικές θέσεις, αναφορές εξόδων και διαχείριση των εταιρικών πιστωτικών καρτών.
  • Να εποπτεύει την τήρηση των οδηγιών για τα επαγγελματικά ταξίδια (Business Travel Guidelines) και να εξασφαλίζει την τήρησή τους από το προσωπικό.
  • Να ελέγχει όλες τις δαπάνες και να μεριμνά έτσι ώστε όλα τα ταξίδια να είναι εντός προϋπολογισμού. Γενικά, οι BTM συντάσσουν τακτικές αναφορές προκειμένου να είναι όλοι ενημερωμένοι για την πρόοδο που γίνεται ή που πρέπει να γίνει καθώς και για τους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν.
  • Να αναζητά λύσεις για τη μείωση του ταξιδιωτικού κόστους, να εντοπίζει τομείς όπου μπορεί να γίνει εξοικονόμηση δαπανών και να τηρεί τα πρότυπα ποιότητας και τις εταιρικές πολιτικές.
  • Να επιλέγει το ταξιδιωτικό γραφείο που ικανοποιεί πλήρως τις ανάγκες της εταιρείας και ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της ως προς το κόστος και την ποιότητα. Να διατηρεί επαφή με το ταξιδιωτικό γραφείο αλλά και με άλλους προμηθευτές.
  • Να διαπραγματεύεται τις τιμές με τα ξενοδοχεία και να ελέγχει τις συνδρομές σε προγράμματα επιβράβευσης αεροπορικών εταιρειών, όπως το PartnerPlusBenefit.

 

Για να φέρει εις πέρας όλες αυτές τις δραστηριότητες, απαιτούνται πολλές διαφορετικές δεξιότητες που περιλαμβάνουν διαπραγμάτευση, οργανωτικότητα, διαχείριση προϋπολογισμού και την ικανότητα αλληλεπίδρασης με τα διάφορα ενδιαφερόμενα μέρη, εντός και εκτός της εταιρείας.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι Τravel Μanager είναι καταρτισμένοι, ορισμένοι διαθέτουν πτυχίο στα οικονομικά ή υψηλού επιπέδου επαγγελματικά προσόντα. Επίσης, μερικές φορές οι Business Τravel Μanager προέρχονται από το τμήμα αγορών της εταιρείας λόγω της εμπειρίας τους στη σύναψη συμβάσεων με προμηθευτές και στην υλοποίηση λεπτομερών αναλύσεων αγοράς.

 

Οι Travel Manager διαχειρίζονται όλα τα δεδομένα της εταιρείας που σχετίζονται με τα ταξίδια χρησιμοποιώντας ειδικά λογισμικά και προγράμματά που αυτοματοποιούν τη ροή των πληροφοριών. Συνεπώς, είναι απαραίτητο να διαθέτουν βασικές δεξιότητες στη χρήση υπολογιστή και την ικανότητα να μαθαίνουν γρήγορα τον τρόπο χρήσης νέων εργαλείων.

Στο συγκεκριμένο επάγγελμα είναι απαραίτητο να παραμένει κανείς διαρκώς ενημερωμένος: το Travel Management πρέπει πάντα να κατανοεί τη δυναμική των αγορών αναφοράς και να ασχολείται με την επικοινωνία. Είναι ο μοναδικός τρόπος για να αξιοποιεί τις ευκαιρίες που παρουσιάζονται και να αποφασίζει πώς θα χρησιμοποιεί τον διαθέσιμο προϋπολογισμό με τον καλύτερο τρόπο.

 

Επίσης, ο ρόλος του Travel Manager είναι να αναλύει την απόδοση επένδυσης (ROI) των επαγγελματικών ταξιδιών και να προσδιορίζει σε ποιο βαθμό η επένδυση επηρέασε πραγματικά την αποδοτικότητα και την επιχειρηματική δραστηριότητα της εταιρείας. Συνεπώς, θα πρέπει να κατανοεί την ικανοποίηση των ταξιδιωτών, τα κίνητρά τους, την επίδραση της έντασης του ταξιδιού στην επιτυχία και στα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν. Αναλύοντας τις πτυχές αυτές, επαληθεύει την πραγματική επιτυχία του ταξιδιού και εντοπίζει όσα χρήζουν βελτίωσης ή αλλαγής μέχρι το επόμενο ταξίδι.

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι οι Travel Manager στο μέλλον ενδεχομένως να πρέπει να ανταποκρίνονται σε θέματα που αφορούν την ολοκληρωμένη κινητικότητα, τη βιωσιμότητα και τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις, θέματα που γίνονται ολοένα και πιο σημαντικά, ακόμη και στον κλάδο των επαγγελματικών ταξιδιών.

Δημοσιεύτηκε: