Menu Button

Διαχειριστείτε καλύτερα τις ταξιδιωτικές δαπάνες με εικονικές πληρωμές

Τα επαγγελματικά ταξίδια αυξάνονται συνεχώς και, σύμφωνα με την Παγκόσμια Ένωση Επαγγελματικών Ταξιδιών (GBTA), οι ταξιδιωτικές δαπάνες θα αγγίξουν τα 1,7 τρισεκατομμύρια δολάρια έως το 2022. Αυτό είναι σίγουρα καλό νέο, καθώς δείχνει ότι, σε έναν ολοένα περισσότερο εικονικό και τεχνολογικό κόσμο, η κατά πρόσωπο επαφή εξακολουθεί να έχει μεγάλη σημασία όταν πρόκειται για συναντήσεις με υφιστάμενους ή πιθανούς πελάτες.

Η αύξηση των επαγγελματικών ταξιδιών μπορεί να οδηγήσει σε μεγαλύτερη επιβάρυνση ορισμένων τμημάτων, τα οποία ασχολούνται, για παράδειγμα, με τη διαχείριση των δαπανών.

Ας δούμε τι μπορούμε να κάνουμε, για να οργανώσουμε καλύτερα αυτή την πτυχή των επαγγελματικών ταξιδιών.

Ταξιδιωτικές δαπάνες: μια κρίσιμη παράμετρος για τις εταιρείες

Ακόμα και στο καλύτερα οργανωμένο ταξίδι μπορεί να παρουσιαστούν επιπλοκές, οι οποίες ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό για ταξιδιωτικές δαπάνες. Καθώς αυξάνεται η συχνότητα των ταξιδιών, υπάρχουν ολοένα περισσότερες παράμετροι που πρέπει να ελέγχονται και, ως εκ τούτου, υπάρχει μεγαλύτερος κίνδυνος κάτι να πάει στραβά ή να μην εξελιχθεί σύμφωνα με τις προβλέψεις.

Ας δούμε τι μπορούν να κάνουν οι εταιρείες, για να έχουν μεγαλύτερο έλεγχο των ταξιδιωτικών δαπανών, διασφαλίζοντας πάντα την ευεξία και την άνεση του εργαζομένου που ταξιδεύει.

Είναι αναποτελεσματική η διαδικασία της αναφοράς δαπανών;

Σε πολλές εταιρείες, η πρακτική που ακολουθείται για τα ταξίδια είναι ότι οι εργαζόμενοι κάνουν όλες τις πληρωμές με την προσωπική τους πιστωτική κάρτα και αποζημιώνονται στη συνέχεια με τραπεζική μεταφορά ή μετρητά, σύμφωνα με την αναφορά δαπανών που συμπληρώνουν οι ίδιοι. Αυτή η πρακτική σίγουρα δεν είναι η καλύτερη, καθώς περιλαμβάνει μια σειρά βημάτων που επιμηκύνουν την όλη διαδικασία και την καθιστούν αναποτελεσματική.

Επιπλέον, σήμερα γίνεται συνεχώς λόγος για το «bleisure», δηλαδή για τη δυνατότητα να συμπεριληφθούν στο επαγγελματικό ταξίδι στιγμές και ημέρες χαλάρωσης, γεγονός που δυσχεραίνει τον σχολαστικό έλεγχο όλων των δαπανών.

Αυτό μπορεί να αποτελεί πρόβλημα, ειδικά εάν ο εργαζόμενος αποφασίσει να παρατείνει το ταξίδι για λίγες ημέρες, ώστε να επισκεφτεί την πόλη, παίρνοντας ενδεχομένως μαζί του την οικογένεια και φίλους του. Ο σαφής διαχωρισμός των επαγγελματικών ταξιδιωτικών δαπανών από τις προσωπικές είναι σημαντικός και, συχνά, αρκετά περίπλοκος.

Στην επόμενη παράγραφο θα βρείτε μια πιθανή λύση.

Ενσωματώστε νέους τρόπους πληρωμής

Με τη χρήση συστημάτων εικονικών πληρωμών επιτυγχάνεται αποτελεσματική και αποδοτική διαχείριση. Αυτά τα εργαλεία είναι πιο ασφαλή και επιτρέπουν στην εταιρεία να έχει καλύτερο έλεγχο. Χρησιμοποιώντας εικονικές πιστωτικές κάρτες, μπορείτε να κλείνετε όλες τις ταξιδιωτικές υπηρεσίες μέσω ενός εταιρικού λογαριασμού και να έχετε, ακόμα και σε πραγματικό χρόνο, ακριβείς αναφορές και ενημέρωση για τις δαπάνες.

Αυτό σας επιτρέπει να έχετε καλύτερο έλεγχο του προϋπολογισμού, ενώ διευκολύνει και τον ταξιδιώτη, ο οποίος δεν χρειάζεται να χάσει χρόνο, συμπληρώνοντας μακροσκελείς αναφορές δαπανών. Μην υποτιμάτε το γεγονός ότι, με αυτόν τον τρόπο, η εταιρεία δεν θα χρειάζεται πλέον να ζητά από τον εργαζόμενο να καλύψει τις ταξιδιωτικές δαπάνες από τον μισθό του, με αποτέλεσμα να βρίσκεται σε θέση οφειλέτη απέναντί του.

Μερικές φορές, αυτή η λύση δεν είναι πολύ ελκυστική για μικρομεσαίες επιχειρήσεις, καθώς θεωρείται επικίνδυνη.

Ωστόσο το θέμα είναι ότι, αποζημιώνοντας τον εργαζόμενο μετά από το ταξίδι, η εταιρεία δεν έχει πολλές επιλογές ή τρόπους αντίδρασης, αφού οι συναλλαγές έχουν ήδη πραγματοποιηθεί. Αντιθέτως, χρησιμοποιώντας ένα εικονικό σύστημα με έναν λογαριασμό περιορισμένης πρόσβασης, ο οποίος μπορεί να αποδεσμεύεται, για παράδειγμα, μόνο από τον διευθυντή ταξιδιών ή τον διοικητικό διευθυντή, η αξιολόγηση και η απόφαση προηγούνται της συναλλαγής.

Ορισμένες εταιρείες εξακολουθούν να διστάζουν να αλλάξουν το παλαιό σύστημα αποζημίωσης, συχνά επειδή οι επιχειρηματίες είναι πολύ απασχολημένοι και δεν έχουν χρόνο να υιοθετήσουν ένα καινούργιο σύστημα, λαμβάνοντας υπόψη και τον αντίκτυπο που μπορεί να έχει η εφαρμογή του. Αργά ή γρήγορα, θα συνειδητοποιήσετε ότι πρόκειται για ένα απαρχαιωμένο σύστημα διαχείρισης ταξιδιωτικών δαπανών που οδηγεί σε σπατάλη χρόνου, πόρων και χρημάτων, οπότε γιατί να μην υιοθετήσετε αμέσως μια πιο αποδοτική πολιτική;

Εκτός από τις εικονικές πληρωμές, υπάρχουν κι άλλοι αποτελεσματικοί τρόποι, για να βελτιστοποιείτε τις ταξιδιωτικές δαπάνες και να μην υπερβαίνετε τον προϋπολογισμό σας, όπως να εντάξετε την εταιρεία σας σε ένα πρόγραμμα τακτικών πελατών, π.χ. το PartnerPlusBenefit.

Περισσότερες πληροφορίες

Δημοσιεύτηκε: