Menu Button

Διαχείριση ταξιδίων: αντιμετώπιση κρίσιμων καταστάσεων

Η διαχείριση ταξιδίων αποτελεί οργανωτική δομή που λειτουργεί είτε εντός της εταιρείας είτε προσφέρεται από έναν εξωτερικό προμηθευτή. Με την εξειδικευμένη διαχείριση των επαγγελματικών ταξιδίων, ο ρόλος της είναι κομβικής σημασίας για τον καθορισμό των KPI, των προβλεπόμενων κονδυλίων και την ενεργοποίηση υπηρεσιών για όσους ταξιδεύουν επαγγελματικά.

Συν τοις άλλοις, ο Travel Manager διακρίνεται για τη σιγουριά και την αποφασιστικότητα με την οποία αντιμετωπίζει απρόοπτα συμβάντα και κρίσιμες καταστάσεις. Το σημερινό άρθρο πραγματεύεται ακριβώς αυτό το θέμα.

H1 - Πώς διαχειριζόμαστε τις κρίσιμες καταστάσεις; Η πρακτική της διαχείρισης ταξιδίων

Καθοριστικό ρόλο στη βέλτιστη διαχείριση κρίσιμων καταστάσεων παίζει αναμφίβολα η προνοητική, αναλυτική και ορθολογική στάση. Παρόλο που η σχολαστική και διεξοδική οργάνωση μειώνει τις πιθανότητες εμφάνισης κάποιου προβλήματος στη διάρκεια ενός επαγγελματικού ταξιδιού, κανείς δεν μπορεί να αποκλείσει τα απρόοπτα. Η κακοκαιρία, η καθυστέρηση, η ακύρωση μιας πτήσης, η ασθένεια ή η απουσία ενός συνεργάτη σε μια σημαντική συνάντηση είναι ορισμένες από τις καταστάσεις που αποτελούν αιτία αναστάτωσης στη διάρκεια ενός επαγγελματικού ταξιδιού.

Στόχος της διαχείρισης ταξιδίων είναι η οργάνωση και η πρόβλεψη των αστάθμητων παραγόντων. Εκτός από την πρόβλεψη των κονδυλίων που διατίθενται γι αυτές τις δραστηριότητες, την παρακολούθηση των προκαθορισμένων και επιτευχθέντων εταιρικών στόχων και τις υπηρεσίες που προσφέρονται σε όσους ταξιδεύουν επαγγελματικά, η διαχείριση ταξιδίων ασχολείται ουσιαστικά με την επίλυση απρόβλεπτων καταστάσεων.

Ασφαλώς, μια θετική και προνοητική στάση είναι σημαντική για όποιον έχει αναλάβει τη θέση αυτή, όπως και η ικανότητα να αναλύει αντικειμενικά τα γεγονότα, τις λύσεις και τις συνέπειες. Πώς επιτυγχάνεται αυτό; Στο πλαίσιο αυτό απαραίτητη είναι η αξιολόγηση διάφορων παραγόντων:

  • Εναρμόνιση της εταιρείας και του ατόμου που ταξιδεύει επαγγελματικά όσον αφορά την πρόοδο των δραστηριοτήτων

Πρόκειται για μια μέθοδο βέλτιστης διαχείρισης των διαδικασιών ανεξάρτητα από προβλήματα ή κρίσιμα ζητήματα. Η ενημέρωση των εργαζομένων για τις δαπάνες και τις διαδικασίες, αφενός διασφαλίζει την εναρμόνιση σε πολλά επίπεδα και αφετέρου παρέχει βασικές γνώσεις για διάφορα στοιχεία, τα οποία αν διαχειριστεί κανείς αυτόνομα, περιορίζει τις παρανοήσεις.

  • Επίγνωση του αντίκτυπου που κρύβουν τα απρόοπτα

Ο Travel Manager έχει επίγνωση του αντικτύπου που επιφυλάσσουν τα απρόοπτα συμβάντα στην εταιρεία και στους εμπλεκόμενους συνεργάτες. Για τον λόγο αυτό, ο Travel Manager οφείλει να αναλύει εγκαίρως τις συνθήκες του επαγγελματικού ταξιδιού και τις επιπτώσεις των συνθηκών αυτών στους εταιρικούς στόχους, προκειμένου να γνωρίζει σε βάθος τον αντίκτυπο των προβλημάτων στις τρέχουσες δραστηριότητες καθώς και στο ίδιο το άτομο που ταξιδεύει.

  • Εφαρμογή μιας αποτελεσματικής στρατηγικής επικοινωνίας

Η εφαρμογή μιας αποτελεσματικής στρατηγικής επικοινωνίας δεν ωφελεί μόνο τη διαχείριση ταξιδίων αλλά και την εικόνα της εταιρείας. Η εταιρική επικοινωνία ενδυναμώνει την οργάνωση και δημιουργεί στέρεες και ειλικρινείς σχέσεις που στηρίζονται στην εμπιστοσύνη και τη διαφάνεια. Οι καθημερινές υποχρεώσεις απαιτούν ενημέρωση και εναρμόνιση, βασικά στοιχεία για τη σωστή ανάληψη αρμοδιοτήτων και καθηκόντων. Συνεπώς, είναι ευνόητη η σημασία μιας δομημένης στρατηγικής επικοινωνίας για την επίλυση των προβλημάτων.

  • Προνοητικότητα

Όπως προαναφέρεται, με τη σχολαστική οργάνωση όλων των λεπτομερειών του ταξιδιού μειώνεται η πιθανότητα εμφάνισης απροόπτου. Η ίδια θετική και ορθολογική προσέγγιση των προβλημάτων μπορεί επίσης να ανατρέψει καταστάσεις, επιλύοντάς τες ταχύτερα και μετριάζοντας τις συνέπειές τους. Μια διορατική προσέγγιση προβλέπει τα γεγονότα, τις συνέπειες, καθώς και τα πιθανά προβλήματα και τα συγκρίνει τακτικά με όλη τη διοργάνωση.

Στο σημερινό άρθρο εξετάσαμε μια συμπληρωματική πτυχή του ρόλου της διαχείρισης ταξιδίων. Εκτός από τη σημασία της για την εταιρεία από την άποψη της ανάλυσης, η διαχείριση ταξιδίων απαιτεί μια διεξοδική και ορθολογική προσέγγιση για την καθημερινή οργάνωση των δραστηριοτήτων. Με την μακροχρόνια πείρα του, ο Travel Manager, εξετάζει τα προβλήματα και τα κρίσιμα ζητήματα εκ των προτέρων, εναρμονίζοντας τις ομάδες και προσφέροντας συγκεκριμένες λύσεις και δράσεις για την αντιμετώπιση τους.

Δημοσιεύτηκε: