Menu Button

Αποτελεσματικός σχεδιασμός για τα επαγγελματικά ταξίδια

Εμπορικές εκθέσεις, συνέδρια, συναντήσεις με πελάτες, υπογραφή συμβολαίων – υπάρχουν πολλοί καλοί λόγοι για ένα επαγγελματικό ταξίδι. Ως επί το πλείστον τα ταξίδια αυτά είναι πολύ σημαντικά για την ανάπτυξη μιας εταιρείας. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι η οργάνωση του ταξιδιού πρέπει να απορροφά περισσότερο χρόνο και προσοχή απ’ όσο χρειάζεται.

Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, οι διαχειριστές ή ο ίδιος ο ιδιοκτήτης, εκτός από τις καθημερινές εργασίες, αναλαμβάνουν την οργάνωση των επαγγελματικών ταξιδίων του προσωπικού. Το Travel Management είναι μια απαιτητική και υψηλής έντασης δραστηριότητα. Η κράτηση των αεροπορικών εισιτηρίων, η διαμονή και η μεταφορά στον προορισμό είναι ορισμένες μόνο πτυχές που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Επιπλέον, στον προβλεπόμενο προϋπολογισμό θα πρέπει να συμπεριληφθούν π.χ. και οι δαπάνες διατροφής. Δείτε εδώ μερικές συμβουλές για να επιταχύνετε και να απλοποιήσετε τη διαδικασία οργάνωσης, χωρίς να παραβλέψετε ορισμένα σημαντικά σημεία.

 1. Δημιουργία προϋπολογισμού

Ξεκινώντας τον σχεδιασμό, καθορίστε το μέγιστο ποσό που θέλετε να ξοδέψετε στο επαγγελματικό ταξίδι. Βεβαιωθείτε ότι ο προϋπολογισμός είναι ρεαλιστικός, βάσει των πτήσεων, της διαμονής και των μεταφορών, και μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τις εκτιμώμενες δαπάνες για το μεσημεριανό και το βραδινό γεύμα. Έτσι, θα αποκτήσετε μια γενική ιδέα του κόστους. Με τα νούμερα αυτά μπορείτε να προβείτε σε σωστό σχεδιασμό και να εξορθολογίσετε επιμέρους σημεία.

 2. Προαγοράστε τα αεροπορικά εισιτήρια

Η τιμή των εισιτηρίων αποτελεί κόστος που επηρεάζει τις δαπάνες. Εάν καθυστερήσετε πολύ να αγοράσετε τα εισιτήρια, το πιο πιθανό είναι να δείτε τις τιμές των ναύλων να ανεβαίνουν – και θα χρειαστεί να επαναπροσδιορίσετε τον προϋπολογισμό σας. Με το early booking έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε τα καθίσματα και την ταξιδιωτική θέση που καλύπτουν τις ανάγκες σας. Ακόμη μία συμβουλή: κατά τον σχεδιασμό του ταξιδιού και την κράτηση των εισιτηρίων, μην ξεχάσετε τα δωρεάν προγράμματα κινήτρων, όπως το PartnerPlusBenefit. Μπορείτε π.χ. να τα χρησιμοποιείτε για αναβάθμιση ταξιδιωτικής θέσης και άλλες υπηρεσίες με την εξαργύρωση πόντων. Και βεβαίως μια αναβάθμιση βελτιώνει αισθητά την ταξιδιωτική εμπειρία. Εξάλλου, ο κανόνας λέει: κάντε κράτηση νωρίς, αναβάθμιση αργά.

 3. Κάντε κράτηση ξενοδοχείου όσο το δυνατόν νωρίτερα

Θα πρέπει επίσης να οργανώσετε τη διαμονή σας όσο το δυνατόν νωρίτερα – ειδικά εάν το ταξίδι περιλαμβάνει σημαντικά συνέδρια ή μεγάλες εμπορικές εκθέσεις. Εάν καθυστερήσετε πολύ να κάνετε κράτηση, τα καλύτερα ξενοδοχεία ή καταλύματα θα είναι ήδη πλήρη και θα πρέπει να συμβιβαστείτε με διαμονή σε κάποια πιο απομακρυσμένη περιοχή. Βεβαίως, τα λιγότερο κεντρικά ξενοδοχεία είναι συνήθως πιο οικονομικά και μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα. Εντούτοις, πριν από την κράτηση, ελέγξτε και το κόστος των τοπικών μέσων μαζικής μεταφοράς. Η σχέση κόστους-οφέλους δεν είναι πάντα θετική κι ένα ξενοδοχείο κοντά στον χώρο της εκδήλωσης συμβάλλει σ’ ένα πιο χαλαρό ξεκίνημα της ημέρας.

 4. Προετοιμαστείτε για απρόβλεπτες καταστάσεις

Απρόβλεπτα γεγονότα συμβαίνουν ακόμη και σε άψογα οργανωμένα ταξίδια. Η ύπαρξη μιας εναλλακτικής είναι πάντα χρήσιμη σε τέτοιες περιπτώσεις. Για παράδειγμα, η επίσκεψη Lounge σε περίπτωση καθυστέρησης είναι πολύτιμη επιλογή. Στη Lounge, ο χρόνος αναμονής σε ένα άνετο και χαλαρό περιβάλλον μπορεί να αξιοποιηθεί αποδοτικά. Ωστόσο, υπάρχουν και θετικά απρόβλεπτα γεγονότα, όπως η παράταση μιας παραγωγικής συνάντησης. Μια τέτοια περίπτωση αποτελεί πλεονέκτημα, εάν οι συνάδελφοι ταξιδεύουν με ευέλικτο εισιτήριο.

 5. Ασφαλής παράδοση εξοπλισμού

 Σε πολλές εκδηλώσεις, εμπορικές εκθέσεις ή συναντήσεις με πελάτες, σημασία δεν έχει μόνο η προσωπική επαφή, αλλά και τα προϊόντα και το ενημερωτικό υλικό. Βεβαιωθείτε ότι όλος ο απαραίτητος εξοπλισμός θα παραδοθεί στην ώρα του. Σκεφτείτε εάν μπορείτε και θέλετε να μεταφέρετε οι ίδιοι δείγματα ή άλλα είδη – π.χ. ως επιπλέον αποσκευή. Με τα προγράμματα κινήτρων όπως το PartnerPlusBenefit, μπορείτε συνήθως να εξαργυρώνετε τους πόντους σας σε κουπόνια υπέρβαρου. Εάν πρέπει να μεταφέρετε βαριά και ογκώδη αντικείμενα, οργανώστε τη μεταφορά τους και κάντε κράτηση εγκαίρως. Για παράδειγμα, ζητήστε να παραδοθεί ο εξοπλισμός στο ξενοδοχείο σας ή απευθείας στην τοποθεσία του συνεδρίου.

 

Τα επαγγελματικά ταξίδια είναι σημαντικά για την εταιρεία και για κάθε εργαζόμενο. Ωστόσο, ο σωστός και συνεκτικός σχεδιασμός, καθώς και μια ξέγνοιαστη ταξιδιωτική εμπειρία, είναι ζωτικής σημασίας. Η πρόσβαση στις Lounge, οι αναβαθμίσεις και τα κουπόνια Wi-Fi είναι μικρές ανέσεις που συμβάλλουν θετικά στην επιτυχία ενός ταξιδιού – και με το PartnerPlusBenefit δεν επηρεάζουν απαραιτήτως τον προϋπολογισμό.

Δημοσιεύτηκε: