Menu Button

Ταξιδιωτικές συμβουλές: πως να προγραμματίσετε ταξίδια με ασφάλεια

Ένας από τους βασικούς στόχους των υπεύθυνων ταξιδιωτικού προγραμματισμού είναι η ικανοποίηση των στελεχών κατά τη διάρκεια των επαγγελματικών ταξιδιών. Το γεγονός ότι ο ταξιδιώτης επιστρέφει στο γραφείο χαρούμενος και ικανοποιημένος έχει θετική επίδραση και στην επίτευξη των επαγγελματικών στόχων. Εννοείται ότι η μεγαλύτερη έμφαση δίνεται στην παρουσίαση αποτελεσμάτων της εργασίας.

Για τον συντονισμό όλων των παραμέτρων ενός ταξιδιού, συχνά χρησιμοποιούνται ταξιδιωτικά γραφεία εντός εταιρείας με το ανάλογο εξειδικευμένο προσωπικό. Ωστόσο, την εργασία αυτή αναλαμβάνουν συχνά και οι βοηθοί της διεύθυνσης.

Στόχος του Travel Management είναι η διοργάνωση όσο το δυνατόν πιο ευχάριστων ταξιδιών για τα στελέχη, ώστε να επιτυγχάνουν τα βέλτιστα αποτελέσματα στον προορισμό τους – τηρώντας παράλληλα τις ταξιδιωτικές δαπάνες εντός ορίων.

Ανεξάρτητα από το ποιος είναι υπεύθυνος για την κράτηση πτήσεων, καταλυμάτων και μεταφοράς στον προορισμό, όταν οι ταξιδιωτικές οδηγίες δεν είναι σαφείς, η διαχείριση των δαπανών που σχετίζονται με τα επαγγελματικά ταξίδια, από τα γεύματα και την ασφάλιση μέχρι την παράταση του ταξιδιού για προσωπικούς λόγους, μπορεί να γίνει περίπλοκη.

Το πλεονέκτημα με τις σαφείς και διαφανείς οδηγίες είναι ότι όλα αυτά τα ζητήματα υπάρχει πρόβλεψη και ο ταξιδιώτης γνωρίζει ακριβώς πώς πραγματοποιείται η επιστροφή χρημάτων.

Οι εσωτερικές οδηγίες είναι ιδιαίτερα σημαντικές στο στάδιο του προγραμματισμού ενός ταξιδιού:

 

- Προσφέρουν στον Travel Manager μια συστηματική εικόνα ολόκληρης της διαδικασίας

- Ενημερώνουν το προσωπικό για τις δαπάνες που επιστρέφονται και για τη διαδικασία διαχείρισης των αιτημάτων επιστροφής χρημάτων

- Διευκολύνουν τον εξορθολογισμό των εξόδων χάρη σε μια σειρά συμβάσεων και στον προσδιορισμό των ανώτατων ορίων, τα οποία οφείλει να τηρεί ο εργαζόμενος.

- Οι οδηγίες και οι σαφείς διαδικασίες ασφάλειας προσφέρουν μεγαλύτερη προστασία

 

Οι λεπτομέρειες των ταξιδιωτικών οδηγιών ποικίλλουν ανάλογα με τους στόχους, το μέγεθος και τον προϋπολογισμό της εταιρείας. Παρ’ όλα αυτά, υπάρχουν ορισμένα θεμελιώδη στοιχεία που εξασφαλίζουν την αποτελεσματικότητά τους. Αυτά περιλαμβάνουν:

 

1. Δαπάνες αναμενόμενες για την εταιρεία

Αυτές είναι οι δαπάνες που επιστρέφονται στον εργαζόμενο μετά το ταξίδι ή τακτοποιούνται μέσω της εταιρικής πιστωτικής κάρτας. Όλοι οι περιορισμοί και οι οδηγίες για τις κρατήσεις πρέπει να προσδιορίζονται με σαφήνεια.

 

2. Δαπάνες που δεν καλύπτονται από την εταιρεία

Στις σωστές ταξιδιωτικές οδηγίες διευκρινίζονται οι υπηρεσίες για τις οποίες δεν προβλέπεται επιστροφή χρημάτων από την εταιρεία.

 

3. Οδηγίες για τη συμπλήρωση του εντύπου εξόδων και για τη διαδικασία επιστροφής χρημάτων

Η χρήση εταιρικής πιστωτικής κάρτας είναι μια πρακτική και ασφαλής λύση τόσο για την εταιρεία όσο και για το προσωπικό. Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις εξακολουθεί να είναι απαραίτητη η φύλαξη των αποδείξεων και τιμολογίων, ώστε να συμπληρωθεί το έντυπο εξόδων, μετά την επιστροφή από το ταξίδι. Στην ίδια ενότητα θα πρέπει να διευκρινίζονται τα έγγραφα που απαιτούνται. Επίσης, θα πρέπει να αναφέρεται πόσο γρήγορα και πότε πρέπει να υποβληθούν και πότε θα γίνει η επιστροφή των χρημάτων. Επίσης, θα πρέπει να περιλαμβάνονται τα στοιχεία επικοινωνίας του αντίστοιχου υπεύθυνου στην εταιρεία. Με την εταιρική κάρτα, το προσωπικό δεν χρειάζεται να προκαταβάλει χρήματα ή να συμπληρώνει έντυπα. Επιπλέον, η εταιρεία έχει μεγαλύτερο έλεγχο όσον αφορά τη διατήρηση των ορίων του προϋπολογισμού.

 

4. Οδηγίες για την ασφάλεια

Η διασφάλιση της ασφάλειας των εργαζομένων στα επαγγελματικά ταξίδια είναι ουσιαστικής σημασίας. Ως εκ τούτου είναι σημαντικό να υπάρχουν σαφείς διαδικασίες σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή απρόβλεπτων γεγονότων. Η ασφάλιση αποτελεί σίγουρα πολύτιμη βοήθεια, ωστόσο το ταξιδιωτικό γραφείο της εταιρείας θα πρέπει να είναι πάντα ενήμερο για τις μετακινήσεις των συναδέλφων, τα στοιχεία που αφορούν τη διαμονή τους και τις επαφές στον προορισμό τους.

Δημοσιεύτηκε: