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Directrices para viajes: seguridad en la planificación de viaje

Uno de los principales objetivos de los planificadores de viajes debería ser la satisfacción de los empleados en sus viajes de negocios. Que el viajero regrese a la oficina contento y satisfecho, también repercutirá de forma positiva en la consecución de los objetivos empresariales. Es evidente que los resultados del trabajo siempre son el principal aspecto.

Para poder coordinar todos los elementos del viaje, suelen utilizarse agencias de viajes internas, con los respectivos especialistas. No obstante, a menudo son los asistentes de gestión los que se encargan de ello.

La gestión de viajes debería esforzarse por hacerle el viaje lo más agradable posible al empleado, de modo que pueda obtener los mejores resultados en su destino, aunque siempre manteniendo vigilados los gastos de viaje.

Sea quien sea el responsable de la reserva de vuelos, del alojamiento y de los traslados a escala local, la ausencia de unas directrices en materia de viajes claramente definidas puede dificultar la gestión de todos los gastos asociados a los viajes de negocios, desde la manutención y los seguros hasta la prolongación del viaje a título personal.

La ventaja de tener unas directrices claras y transparentes en materia de viajes es, que todos estos aspectos quedan previamente definidos, por lo que el viajero sabe exactamente cómo se gestionan los reembolsos.

Las directrices internas adquieren una importancia muy especial durante la fase de planificación:

- Ofrecen al gestor de viajes una visión sistemática de todo el proceso

- Muestran a los empleados qué gastos son reembolsables y les explican el procedimiento de gestión de las reclamaciones de gastos

- Optimizan gastos gracias a un conjunto de convenios y al establecimiento de límites máximos que el empleado debe respetar

- Ofrecen una mayor protección mediante procedimientos y directrices de seguridad claros

Los detalles de las directrices en materia de viajes pueden variar en función de los objetivos, el tamaño y el presupuesto de la empresa. En cualquier caso, hay una serie de elementos esenciales para garantizar su eficacia. Éstos son, entre otros:

 

1. Gastos adelantados por su empresa

Hay gastos que le son reembolsados al empleado tras el viaje o que se liquidan con la tarjeta de crédito corporativa. Todas las restricciones y directrices aplicables a las reservas deben estar claramente definidas.

 

2. Gastos no cubiertos por la empresa

Unas directrices adecuadas en materia de viajes especifican los servicios que no pueden ser objeto de reembolso por parte de la empresa.

 

3. Instrucciones para cumplimentar la liquidación de gastos y procedimientos de reembolso

El uso de una tarjeta de crédito corporativa es una solución práctica y segura tanto para la empresa como para sus empleados. En muchos casos, no obstante, seguirá siendo necesario guardar todos y cada uno de los recibos y facturas para rellenar la liquidación de gastos una vez de vuelta en casa. La sección correspondiente de las directrices debe especificar los documentos requeridos. Debe indicar el plazo del que se dispone para presentarlos y cuándo serán reembolsados. También debería incluir los datos de contacto de la persona responsable dentro de la empresa. Una tarjeta corporativa evitará a los empleados tener que adelantar dinero o rellenar formularios. La empresa tendrá, además, un mayor control a la hora de mantenerse dentro de un determinado límite presupuestario.

 

4. Instrucciones de seguridad

Resulta esencial garantizar la seguridad de los empleados en viajes de negocios. Para ello, es importante disponer de procedimientos claros en caso de emergencia o incidentes imprevistos. Contratar un seguro será, sin duda, de gran ayuda, aunque conviene que la agencia de viajes de la empresa esté siempre informada de los movimientos de sus compañeros, el lugar en el que se hospedan y sus datos de contacto en destino.

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