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Factores para asegurar el éxito de un viaje de negocios

Especialmente en el caso de las grandes empresas, la gestión de viajes resulta indispensable: garantiza una organización fluida, controla los gastos y presupuestos y, por medio de una correcta planificación, asegura el bienestar del viajero.

La atención debe centrarse en la satisfacción del empleado que viaja. Los gestores de viajes tienen a su disposición varias opciones, con las que pueden hacerle el viaje más placentero al empleado:

 

- Descubrir nuevos lugares

- Viajar en Business Class o First Class

- Alojamiento en un hotel con una extensa gama de comodidades

- Alargar el viaje de negocios para incluir una escapada de ocio

- Aumentar la autonomía a la hora de realizar reservas

 

A los responsables de la gestión de viajes, no siempre les resulta sencillo conciliar las exigencias del empleado con los límites presupuestarios establecidos por la empresa. Con un par de trucos, no obstante, pueden satisfacerse las necesidades de los empleados.

Aprovechar las ventajas que ofrece Internet

No importa si es desde un ordenador de sobremesa o a través de un smartphone con conexión a Internet y numerosas aplicaciones útiles: las tecnologías digitales pueden mejorar de forma significativa la gestión y la planificación de viajes, satisfaciendo las necesidades del empleado en su destino.

En consecuencia, los portales de reserva online ofrecen un servicio cada vez más completo y, por lo general, contienen interesantes valoraciones y opiniones de otros viajeros de negocios. A menudo, estas valoraciones proporcionan información concluyente y resultan muy útiles a la hora de elegir un alojamiento o restaurante a escala local, sin acudir a ellos antes en persona.

No obstante, no debemos dejarnos influir demasiado por valoraciones negativas, y contemplarlas siempre aplicando el sentido común y dentro de su respectivo contexto.

Asimismo hay apps que ofrecen acceso, en tiempo real, a información sobre su vuelo, el Check-in, hoteles y traslados, lo que le permite estar siempre perfectamente informado sobre posibles cambios en su itinerario.

Hablar más con los compañeros

Una comunicación eficaz entre la empresa y los empleados viajeros simplifica y mejora la gestión de los viajes. Para ello, no obstante, los gestores de viajes y los empleados necesitan comunicarse entre sí. Los cuestionarios online y e-mails no siempre son la forma más efectiva de obtener la información más actual sobre viajes. Las conversaciones personales y rondas de comentarios son más eficaces, especialmente en el caso de los viajeros frecuentes. En calidad de auténticos expertos en viajes de negocios, son capaces de proporcionar información de primera mano a los gestores de viajes. Además sentirán que se les escucha, por lo que se implicarán aún más. Esto aumentará su predisposición a participar en la optimización de la gestión de viajes.

Incluir los viajes de ocio en las directrices en materia de viajes

Ofrézcales a sus empleados la oportunidad de alargar su viaje para poder disfrutar de un poco de tiempo libre. Esto aumentará su satisfacción de forma considerable, y puede repercutir también de forma positiva en los gastos de viaje. Es una situación en la que todos ganan, siempre que todo esté perfectamente organizado.

En este tipo de viajes, todos los aspectos deben estar regulados en las directrices, en especial los gastos que asumirá la empresa y los costes adicionales que se deriven. Esto evitará malentendidos desde el principio.

Las directrices de algunas empresas, por ejemplo, permiten al empleado disfrutar de un día libre tras un largo viaje, especialmente si se trata de un vuelo nocturno. Y es que un empleado cansado y exhausto no puede trabajar de forma satisfactoria, por lo que un día de descanso también beneficia a ambas partes.

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