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Gestión de viajes: cómo actuar en situaciones críticas

La gestión de viajes es una estructura organizativa que puede operar internamente, a escala corporativa, o desde agencias externas. Su papel, especializado en la gestión de los viajes de negocios, resulta esencial cuando se trata de definir los indicadores clave de rendimiento (KPIs) y presupuestos específicos, y de activar los servicios exclusivos para viajeros de negocios.

Pero eso no es todo: el gestor de viajes se distingue por su determinación y firmeza a la hora de afrontar incidentes inesperados y situaciones críticas. Ésta es la temática sobre la que versará el artículo de hoy.

H1 - ¿Cómo deben afrontarse las situaciones críticas? El modus operandi en la gestión de viajes

Una actitud proactiva, analítica y racional es, sin duda, el factor determinante a la hora de gestionar situaciones críticas. Aunque es cierto que la probabilidad de que surjan problemas durante un viaje de negocios se reduce cuando éste se ha preparado de forma meticulosa y detallada, no es posible descartar por completo las incidencias impredecibles. El mal tiempo, un retraso o la cancelación de un vuelo, la enfermedad o ausencia de un colaborador en una reunión importante son algunas de las situaciones que pueden afectar a la tranquilidad de los empleados durante un viaje.

La gestión de viajes es una estructura cuya misión es gestionar y presupuestar una serie de variables. Además de definir el presupuesto asignado a tales actividades, realizar el seguimiento de los objetivos preestablecidos y alcanzados por la empresa y de los servicios ofrecidos al viajero de negocios, abarca también la resolución de situaciones imprevistas.

Es evidente que una actitud positiva y proactiva resulta fundamental para esta figura administrativa, que deberá ser capaz de analizar datos, soluciones y consecuencias de una forma objetiva. ¿Cómo? Hay varias consideraciones que conviene evaluar:

  • Alinear a la empresa y al viajero de negocios con el progreso de las actividades

Se trata de un método para la gestión óptima de procedimientos con independencia de posibles problemas o situaciones críticas. Informar a los empleados sobre los costes y procedimientos garantiza, por un lado, un alineamiento multinivel y, por otra, un conocimiento preliminar de elementos que, administrados de forma autónoma, contribuirán a limitar los malentendidos.

  • Conocer el impacto de los imprevistos

El gestor de viajes conoce el impacto de los acontecimientos inesperados sobre la organización y sobre los colaboradores implicados. De ahí que la estructura organizativa tienda a analizar desde el principio las condiciones en las que se realiza el viaje de negocios y las implicaciones para las actividades de la empresa, con el fin de averiguar, al detalle, el impacto de los problemas sobre las actividades que se están desarrollando y sobre el propio viajero de negocios.

  • Activar una estrategia de comunicación eficaz

No solo resulta beneficioso para el gestor de viajes, sino también para la propia imagen de la empresa. La comunicación corporativa ofrece soporte a la empresa y da vida a las relaciones sólidas y transparentes, basadas en la confianza y la claridad. Los compromisos cotidianos requieren información y alineamiento, fundamentales para ejercer responsabilidades y llevar a cabo tareas de forma eficiente. Resulta sencillo, por tanto, comprender la importancia de una estrategia de comunicación estructurada a la hora de solucionar problemas sobrevenidos.

  • Ser proactivo

Tal y como hemos mencionado anteriormente, una organización meticulosa de todos los detalles del viaje reduce la posibilidad de que surjan problemas inesperados. Pero esta misma forma positiva y racional de abordar los problemas puede revertir también una situación, solucionándola antes de lo esperado y con consecuencias mínimas. Un comportamiento proactivo permite anticiparse a incidencias y consecuencias, prever posibles problemas y compararlos periódicamente a escala organizativa.

En el artículo de hoy hemos tratado un aspecto complementario al papel que desempeña la gestión de viajes. Además de por su importancia para la organización desde una perspectiva analítica, se caracteriza por un enfoque analítico y racional con el que gestiona las actividades a diario. Gracias a su amplia experiencia en este ámbito, el gestor de viajes es capaz de examinar problemas y situaciones críticas antes de que se produzcan, alineando a los equipos y ofreciendo soluciones y medidas concretas.

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