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Gestione mejor sus gastos de viaje por medio de pagos virtuales

Los viajes de negocios son cada vez más numerosos y, según la Asociación Mundial de Viajes de Negocios (GBTA), los gastos de viaje alcanzarán la cifra de 1,7 billones de USD en 2022. Ésta es, sin duda, una buena noticia porque implica que, en un mundo cada vez más virtual y tecnológico, todavía se otorga una gran importancia a reuniones en persona cuando se trata de conocer clientes y evaluar oportunidades de negocio.

El aumento en los viajes de negocios puede resultar gravoso para algunos departamentos que se ocupan, por ejemplo, de la gestión de gastos.

Veamos qué podemos hacer para organizar de forma más eficaz este aspecto de los viajes de negocios.

Gastos de viaje: un factor crítico para las empresas

Hasta en el viaje mejor organizado pueden surgir complicaciones capaces de poner en peligro la planificación del presupuesto asignado a los gastos de viaje. A medida que aumenta la frecuencia de los viajes, deben controlarse cada vez más aspectos, por lo que también aumenta el riesgo de que algo salga mal o de que no se cumplan las previsiones.

Veamos qué pueden hacer las empresas para ejercer mayor control sobre los gastos, garantizando siempre el bienestar y la comodidad del empleado en ruta.

¿Rellenar una liquidación de gatos es un proceso poco eficiente?

En muchas empresas, los empleados suelen utilizar sus tarjetas de crédito personales en sus viajes de empresa para efectuar todos los pagos que, posteriormente, les son reembolsados mediante transferencia bancaria o en efectivo a partir de una liquidación de gastos que rellenan ellos mismos. Esta opción no es, desde luego, la mejor, ya que implica una serie de pasos que alargan todo el proceso y le restan eficiencia.

Hoy en día incluso con más motivo, ya que el “bleisure”, es decir, la posibilidad de incluir momentos y días de relax en un viaje de negocios, es una práctica cada vez más habitual que puede dificultar la tarea de llevar un control estricto de todos los gastos.

Esto puede constituir un problema, en especial si el empleado decide alargar el viaje unos días para recorrer la ciudad, quizá incluso en compañía de sus familiares o amigos. Es importante separar claramente los gastos de viaje de los particulares, lo que a menudo resulta bastante complicado.

En el párrafo que figura a continuación, ofrecemos una posible solución.

Integración de instrumentos de pago nuevos

La gestión eficaz y eficiente se logra utilizando sistemas de pago virtuales. Estas herramientas son más seguras y garantizan un mayor control por parte de la empresa. Las tarjetas de crédito virtuales le permiten reservar todos los servicios relacionados con su viaje a través de una sola cuenta corporativa y obtener informes precisos e información sobre gastos, incluso en tiempo real.

Esto no solo le proporciona un mayor control sobre el presupuesto; también simplifica la actividad del viajero, que no tendrá que perder tiempo rellenando largas liquidaciones de gastos. Y tampoco subestime el hecho de que, de esta forma, el empleado ya no tendrá que utilizar su sueldo para adelantar los gastos de viaje, dejando a la empresa en deuda frente a él.

En ocasiones, esta solución no resulta nada atractiva para empresas pequeñas y medianas, al percibirse como un riesgo.

No obstante, el reembolso de los gastos al empleado una vez finalizado el viaje no deja muchas opciones ni respuestas a la compañía, ya que las transacciones ya han tenido lugar. Utilizando un sistema virtual, en cambio, con una cuenta limitada que solo puede desbloquear el gestor de viajes o el gestor administrativo, por ejemplo, la evaluación y la decisión se anticipan a la transacción.

En muchas empresas aún existen dudas sobre si deben cambiar el antiguo sistema de reembolso, a menudo porque los empresarios están demasiado ocupados y no tienen tiempo para implantar un nuevo sistema, o porque temen las repercusiones una vez implantado. Tarde o temprano, tendremos que aceptar que se trata de un sistema obsoleto de gestión de gastos de viaje que, en la práctica, supone una pérdida de tiempo, recursos y dinero. Así que, ¿a qué estamos esperando para adoptar de inmediato una política orientada a la eficiencia?

Además de los pagos virtuales, existen otras formas eficaces de optimizar los gastos en viajes sin superar el presupuesto, como p. ej. dar de alta a su empresa en un programa de fidelización como PartnerPlusBenefit.

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