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Optimice su trabajo

Para emprender proyectos ambiciosos, aprovechar nuevas oportunidades de negocio y alcanzar importantes objetivos, los empleados necesitan disponer de las aptitudes y herramientas adecuadas para hacer frente a sus tareas y responsabilidades cotidianas.

Optimizar el trabajo de cada empleado y de los respectivos equipos, ofreciendo así apoyo a las opciones estratégicas de la empresa, resulta esencial a la hora de aumentar la productividad de la oficina.

En el artículo de hoy exploramos formas eficaces de coordinar las comunicaciones y ofrecemos algunos consejos prácticos para aplicar dentro de la empresa y en viajes.

Optimización del trabajo de cada empleado y mejora de los resultados en conjunto

Una de las numerosas tareas que recaen en un asistente ejecutivo es la de contribuir a la creación de un entorno laboral estimulante. Este tipo de entorno sirve de soporte a los empleados, ofreciéndoles las herramientas y la motivación que necesitan para llevar a cabo su cometido tanto dentro de la empresa como en viajes.

La mejora de la coordinación interna, un plan estratégico de comunicación interna y una política de empresa actualizada son tan solo algunos de los elementos que pueden utilizarse con vistas a optimizar el trabajo tanto individual como en equipo.

En este artículo compartimos 7 consejos prácticos para ayudarle a coordinar las actividades de los empleados de una forma más eficaz y contribuir al crecimiento y al éxito de su empresa en su conjunto.

1) Asegurar que los viajes se planifican de forma minuciosa y concienzuda

A la hora de optimizar la productividad, es importante considerar cómo se organizan y gestionan los viajes de los empleados, sea cual sea la misión encomendada a un equipo. Además de reservar los vuelos y hoteles, y de organizar los documentos de viaje, resulta fundamental coordinar el viaje tanto a escala de dirección como del empleado, con el fin de asegurar que los planes de viaje satisfacen sus necesidades individuales y sirven de apoyo para cumplir las tareas y los compromisos que les esperan en su destino.

La coordinación de todas las fases del viaje es crucial para permitir al personal cumplir sus compromisos en viajes. En este contexto, conviene recordar que el asistente ejecutivo es responsable de la puesta en práctica de las políticas y presupuestos en viajes aprobados por el gestor de viajes de la empresa. En los consejos que figuran a continuación exploramos cómo profundizar en el papel que esta figura desempeña dentro de las empresas.

2) Monitorizar y gestionar los compromisos actuales

Para optimizar el trabajo cotidiano de los miembros de un equipo, resulta crucial estar al día de las actividades que se están desarrollando y llevar un registro de las mismas. Esto no solo implica centrarse en las tareas o proyectos más urgentes. Es importante también evaluar el estado de los objetivos y metas individuales, en función de su prioridad. Una vez más, la coordinación interna y un plan estratégico de comunicación interna son dos elementos esenciales que contribuirán a que su equipo pueda obtener los mejores resultados posibles.

3) Asegurarse algún tiempo de calidad “para uno mismo”

No importa si está trabajando en la oficina o lejos de ella: recuerde reservarse siempre algún tiempo para sí mismo. Para poder ayudar a otros, debe salvaguardar su propio bienestar.

Resulta de extrema importancia no subestimar este aspecto y promocionar, en cambio, un estilo de vida saludable dentro de la organización: disfrutar de ese descanso matutino para el café o salir a comer con los compañeros no solo le permite relajarse y aliviar presión, sino que también le ayuda a encontrar la energía necesaria para llevar a cabo todo lo que figura en su agenda del día.

4) Preparar las reuniones con suficiente antelación

Reuniones de coordinación interdepartamental, reuniones dentro y fuera de la empresa, reuniones con clientes y cursos de perfeccionamiento son actividades para estimular el desarrollo profesional, sin dejar de prestar atención a nuevas y prometedoras oportunidades de negocio. No obstante y para asegurar que estas actividades no afectan al trabajo cotidiano de los empleados, deberían organizarse con la mayor antelación posible. Saber que todo está preparado para su próxima reunión ayudará a los empleados a organizar su jornada y centrarse en las tareas inmediatas.

5) Mantener las actividades multitarea bajo control


La actividad multitarea se ha convertido, en la actualidad, en una parte indispensable de nuestra vida cotidiana, tanto en la oficina como en casa. Solo tiene que pensar en esas tareas diarias que, aun siendo rutinarias, pueden adquirir protagonismo y generar estrés o incluso amenazar con impedir el cumplimiento de un plazo.

En ocasiones, no obstante, no basta con ser capaz de separar su vida laboral de su vida privada. En este ámbito, al igual que en nuestros demás consejos, resulta importante reconocer prioridades y plazos, y tenerlas en cuenta en todo momento con el fin de incrementar la productividad y optimizar su trabajo (y el equilibrio en su vida laboral).

6) Organizar actividades para fortalecer el trabajo en equipo

El asistente ejecutivo desempeña un papel fundamental a la hora de promover estas actividades, y el fortalecimiento del trabajo en equipo contribuye al desarrollo de relaciones sólidas y duraderas entre los compañeros. Constituyen una oportunidad inmejorable para comparar, dialogar e intercambiar ideas y opiniones en relación con temas raramente tratados. Pueden incluso proporcionar mejores perspectivas sobre cómo abordar un problema o proyecto.

El establecimiento de buenas relaciones generará, además, un ambiente laboral armónico y ayudará a sus empleados a aproximar posturas y colaborar a partir de unos objetivos comunes.

7) Anticipar atractivos servicios y ventajas


Medidas tales como planes de pensiones, soluciones a medida y servicios y ventajas móviles pueden potenciar el bienestar de los empleados y aumentar su motivación y productividad.

Prestar apoyo a su plantilla por medio de herramientas diseñadas para promover una vida laboral más equilibrada y mantener contentos y relajados a los empleados resulta esencial para retenerlos y mejorar la imagen de su marca y su empresa. Al fin y al cabo, sacar adelante un negocio y aprovechar las oportunidades más prometedoras depende de la capacidad de captar a los mejores talentos. Y el talento a menudo se ve atraído hacia aquellas empresas que lucen una imagen sólida y vanguardista, y ofrecen servicios que se corresponden con ésta.


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