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Organización de viajes de negocios: la búsqueda del equilibrio entre presupuesto y satisfacción del empleado

En el mundo de los negocios actual, los viajes de negocios son cada vez más habituales. Conviene, por tanto, confiar la organización de este tipo de viajes a expertos. La gestión de viajes de negocios requiere tiempo y esfuerzo, puesto que consiste en mucho más que comprar billetes de avión y reservas estancias de hotel.

 

Para un gestor de viajes, el mayor desafío es proporcionar a los empleados un grado de confort adecuado, ajustándose además a las directrices y al presupuesto.

 

El papel del gestor de viajes de negocios (Business Travel Manager, BTM):

 

  • Establecer una normativa para la organización de los viajes de empresa que incluya categorías de alojamiento y clases de servicio, así como presentar informes de gastos y gestionar las tarjetas de crédito corporativas.
  • Monitorizar las directrices aplicables a los viajes de negocios. Es responsabilidad del BTM garantizar su cumplimiento por parte de los empleados.
  • Monitorizar todos los gastos y asegurar que ningún viaje excede el presupuesto. Por regla general, los BTM también deben elaborar informes periódicos para que todo el mundo esté al tanto de los progresos alcanzados o por alcanzar, y de los objetivos por cumplir.
  • Buscar soluciones para reducir los gastos de viaje, identificar ámbitos en los que pueda ahorrarse y ajustarse a los estándares de calidad y a las políticas de empresa.
  • Seleccionar la agencia de viajes que más se ajuste a las necesidades de la empresa y que sea capaz de responder a las exigencias en términos de calidad y de costes. Mantener relaciones con dicha agencia y con otros proveedores.
  • Negociar precios con hoteles y supervisar la pertenencia a programas de fidelización de aerolíneas, como p. ej. PartnerPlusBenefit.

 

Para llevar a cabo todas estas actividades, se requieren diversas aptitudes tales como la capacidad de negociación, organización y gestión presupuestaria, así como la de interactuar con las distintas partes interesadas, tanto internas como externas, de la empresa.

En la mayoría de los casos, los gestores de viajes son personas cualificadas, a menudo licenciados en economía o con una calificación incluso superior. Algunos gestores de viajes provienen del departamento de compras de la empresa, debido a su experiencia a la hora de concluir contratos con proveedores y de llevar a cabo análisis detallados del mercado.

 

Los gestores de viajes gestionan todos los datos relacionados con los viajes de la empresa con ayuda de un software y programas específicos, que automatizan el flujo de información. Resulta esencial, por tanto, que tengan conocimientos básicos de informática y capacidad de aprendizaje para utilizar herramientas nuevas.

Mantenerse siempre al día resulta esencial para quienes ejercen esta profesión: un gestor de viajes debe comprender en todo momento la dinámica de los mercados de referencia y comunicarse permanentemente. Solo así podrá aprovechar las oportunidades que se le presenten y decidir cómo sacarle el máximo provecho al presupuesto del que dispone.

 

El papel del gestor de viajes también consiste en analizar el RSI (retorno sobre la inversión) del viaje de negocios, y determinar la repercusión real de dicha inversión en la productividad y actividad de la empresa.. Debe, por tanto, comprender la satisfacción del viajero, su motivación y el impacto de la intensidad del viaje en el éxito y los resultados obtenidos. Analizando estos aspectos, puede verificar el éxito real del viaje y averiguar qué debería mejorarse o cambiarse para el próximo.

Convendría destacar, que es probable que los gerentes de viajes también tengan que lidiar, en el futuro, con problemas de movilidad integrada, sostenibilidad e impacto ambiental, aspectos cada vez más importantes, incluso en el ámbito de los viajes de negocios.

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