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Planificación eficiente de viajes de negocios

Ferias, conferencias, reuniones con clientes, firmas de contratos... existen muchas (y buenas) razones para realizar un viaje de negocios. Y estos viajes suelen ser extraordinariamente importantes para el desarrollo de una empresa. No obstante, esto no implica que la organización de un viaje deba requerir más tiempo y atención de la necesaria.

En función del tamaño de la empresa, la tarea de organizar los viajes de negocios para los empleados recae en los propios administradores o propietarios de la misma, y se suma a sus respectivas responsabilidades cotidianas. La gestión de viajes es una actividad exigente y laboriosa. La reserva de billetes de avión, alojamiento y transporte hasta el destino final son solo algunos de los aspectos a tener en cuenta. El presupuesto debe incluir también los gastos de manutención, por ejemplo. Aquí le ofrecemos algunos consejos para agilizar y simplificar el proceso de organización, sin perder de vista algunas cuestiones importantes.

 

1. Fijar un presupuesto

En el momento de comenzar a planificar, establezca la cantidad máxima que está dispuesto a desembolsar en un viaje de negocios. Asegúrese de fijar un presupuesto realista, basado en vuelos, alojamiento y transporte, y no olvide incluir una estimación del coste de las comidas y cenas. Esto le proporcionará una idea general de lo que está gastando. A partir de esas cifras, podrá planificar correctamente y optimizar partidas concretas.

 

2. Compre los billetes de avión con anticipación

El precio de los billetes solo es uno de los costes que afectan a los gastos. Si espera demasiado para comprar los billetes, es más probable que tenga que hacerlo a una tarifa más elevada, y se verá obligado a ajustar su presupuesto. Reservar con cierta antelación también le brinda una posibilidad más alta de elegir los asientos y las clases de servicio que mejor se adaptan a sus necesidades. Otro consejo: a la hora de planificar y de reservar sus billetes, también conviene que tenga en cuenta programas gratuitos de incentivo como PartnerPlusBenefit. Puede utilizarlos, por ejemplo, para obtener upgrades a una clase de servicio superior, además de otros servicios, canjeando puntos. Y un upgrade de este tipo, sin duda mejora la experiencia en vuelos. En caso contrario, la regla es: reserve pronto y solicite los upgrades a última hora.

 

3. Reserve el hotel lo antes posible

También en conveniente que solucione el tema de su alojamiento lo antes posible, en especial si el viaje incluye conferencias importantes o ferias de larga duración. Si espera demasiado antes de reservar su hotel, los mejores establecimientos y habitaciones ya estarán reservados, y tendrá que buscarse un hotel más alejado. No obstante, los hoteles menos céntricos tienen, a menudo, un precio más asequible, por lo que pueden ayudarle a ahorrar dinero. Antes de reservar, compruebe también el coste del transporte público local. La relación coste-beneficio no siempre es positiva, y un hotel cercano al lugar del evento puede ayudarle a menudo a comenzar la jornada de forma más relajada.

 

4. Esté preparado ante situaciones imprevistas

Hasta en un viaje perfectamente organizado pueden surgir circunstancias inesperadas. En estos casos, siempre conviene tener a mano una alternativa. La opción de visitar una lounge, por ejemplo, puede resultar muy útil en caso de que se produzcan retrasos. En el interior de una lounge, la espera tiene lugar en un entorno confortable y relajado, y puede aprovecharse de forma racional. Pero un evento imprevisto también puede ser positivo, como por ejemplo la prolongación de una reunión productiva. En estos casos, resulta muy ventajoso que los compañeros viajen con un billete flexible.

 

5. Equipamiento entregado de forma segura

En muchos eventos, ferias y reuniones con clientes, el contacto personal no es lo único que importa, sino también los productos y el material informativo. Asegúrese de que todo el equipamiento necesario se entrega a tiempo. Plantéese si puede y desea transportar Ud. mismo sus muestras y artículos similares, por ejemplo a modo de exceso de equipaje. Programas de incentivo y fidelización como PartnerPlusBenefit ofrecen, por regla general, la posibilidad de canjear sus puntos por bonos de exceso de equipaje. Si tiene que llevar objetos pesados y voluminosos, le recomendamos que planifique y reserve su transporte con suficiente antelación. Solicite que le entreguen su equipamiento en el hotel o directamente en el lugar del evento.

 

Los viajes de negocios son importantes para la empresa y también para el empleado como individuo. Pero también resulta esencial asegurar una planificación correcta y coherente y una experiencia sin estrés en viajes. El acceso a lounges, los upgrades y bonos Wi-Fi son detalles que pueden influir de forma positiva en el éxito de un viaje. Y con PartnerPlusBenefit, no tienen que repercutir necesariamente en el presupuesto.

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