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Viajes de empresa para desarrollar el negocio

Hoy en día, muchas empresas contemplan los viajes de negocios como un gasto evitable, puesto que las nuevas tecnologías nos permiten interactuar a distancia de una forma impensable en el pasado. Las videoconferencias son un recurso frecuentemente utilizado cuando no es posible viajar en persona hasta el cliente o socio comercial. Pero, ¿realmente es el mejor método cuando se trata de hacer negocios? No nos queda más remedio que admitir que nada supera la comunicación en persona, en especial cuando hay que tratar cuestiones delicadas o iniciar una relación con el interlocutor. Examinemos 4 motivos por los que los viajes de empresa resultan esenciales y nos permiten mejorar nuestro negocio.

H1 - Razones para invertir en viajes de negocios

¿Por qué es preferible celebrar una reunión cara a cara que "mediatizada"?

Éstas son las razones para seguir invirtiendo en viajes de negocios.

  1. Fomentar la confianza del nuevo cliente

Especialmente en los encuentros con un cliente nuevo o potencial, las reuniones cara a cara son esenciales para establecer una relación de confianza y conocimiento mutuo. Obviamente, los e-mails, las llamadas, ni tan siquiera las vídeollamadas permitirán jamás alcanzar el mismo grado de interacción e intercambio que una reunión en persona.

 

Una conversación real, de hecho, le permite profundizar más en las necesidades y dudas de su interlocutor, y comprenderlas mejor. El grado de empatía que se crea durante un encuentro físico es sin duda más alto, lo que incrementa las posibilidades de llevar una negociación a buen término o iniciar una relación de colaboración.

A menudo, la comunicación cara a cara evita, además, posibles malentendidos (especialmente frecuentes en la comunicación por escrito) y potencia el sentimiento de unión entre las partes. Éste es uno de los pilares de la comunicación corporativa, esencial para el éxito de un proyecto.

  1. Fortalecer la relación con los clientes actuales

Las reuniones cara a cara no solo son importantes a la hora de captar a nuevos clientes: resulta crucial organizar reuniones cara a cara también con los clientes actuales para fortalecer y reafirmar la confianza obtenida y forjada con grandes dificultades al principio de la relación.

Organizar una reunión en persona puede representar asimismo una posibilidad para presentar una nueva oferta y mostrar, en concreto, cómo ésta podría integrarse en el negocio del interlocutor, algo que no puede realizarse durante una videollamada.

  1. Aumentar la red de contactos

Permaneciendo todo el día en la oficina, las oportunidades de hacer crecer el negocio no son muchas, la verdad. Durante el mismo viaje, en cambio –quizás esperando a embarcar en la lounge de un aeropuerto o a bordo del avión– existe la posibilidad de conocer a alguien relacionado con su negocio, que pueda convertirse en un contacto valioso o con el que, por qué no, pueda establecer una relación.

Si el viaje de negocios también incluye una feria o una conferencia, las oportunidades se multiplican. No subestime nunca el valor y el potencial de la red de contactos y conocimientos que puede crearse, porque pueden dar lugar a una inimaginable gama de valiosas oportunidades.

  1. Mejorar las aptitudes de los viajeros

Las oportunidades que proporcionan los viajes de negocios no solo son de carácter comercial, sino también educativo para los miembros del equipo. Para ellos constituye, de hecho, una ocasión para mejorar sus aptitudes, implicarse, afrontar nuevas situaciones, quizá poco habituales. Esto fomentará su capacidad de cooperación y adaptación, y les permitirá sentirse realmente parte de la empresa, todos ellos elementos claves para los empleados de cualquier compañía. Y no solo eso: puede ocurrir que el viaje de negocios se haya organizado con propósitos de formación. Es cierto que muchos cursos están disponibles online; pero el conocimiento que puede adquirirse en ellos no es comparable con la asistencia a clase, con la posibilidad de plantear preguntas, aclarar dudas e interactuar con los profesores.

No cabe duda de que los viajes representan un gasto que ninguna empresa debería subestimar; pero la posibilidades de obtener un ROI positivo son muy elevadas. Optimizando los gastos en viajes con una serie de medidas sencillas puede evitar costes adicionales, con lo que los beneficios serán mayores aún.

En este contexto, un gestor de viajes puede desempeñar un papel estratégico a la hora de negociar las mejores tarifas, definir procedimientos para la contención del gasto e informar a los compañeros sobre los servicios incluidos o no, favoreciendo así el cumplimiento de las políticas en viajes. Gestionando correctamente los gastos en viajes, resulta evidente que los beneficios derivados de las nuevas oportunidades y el crecimiento de la empresa compensarán sobradamente el coste del viaje en sí mismo.

A pesar de la amplia difusión de tecnologías nuevas y más avanzadas, por tanto, resulta difícil asumir que ningún medio de comunicación pueda sustituir la experiencia directa y la conversación cara a cara con el interlocutor, sea cual sea el propósito de la reunión. A través de un contacto no mediatizado, los viajes de negocios permiten crear y consolidar una relación de confianza, establecer nuevos acuerdos de colaboración y potenciar el trasfondo cultural y las aptitudes del viajero. Merece la pena considerar ese hecho, evaluando cuidadosamente los objetivos y el ROI. Ante unas premisas positivas, no existe ningún motivo para reducir el presupuesto.

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