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Optimisation du travail

Pour appréhender des projets ambitieux, saisir de nouvelles opportunités professionnelles et atteindre d’importants objectifs, les employés ont besoin de la capacité et des outils nécessaires pour rester concentrés sur leurs tâches et responsabilités quotidiennes.

Optimiser le travail de chaque individu et des équipes dans leur globalité, et faciliter ainsi les choix stratégiques de l’entreprise est indispensable pour améliorer la productivité au bureau.

Dans le présent article, nous vous proposerons des solutions efficaces pour coordonner la communication, au moyen de conseils pratiques utilisables partout.

Optimiser le travail de chaque individu et améliorer la performance générale

Parmi les nombreuses tâches qui leur incombent, les assistants de direction doivent contribuer au développement d’un environnement de travail motivant. Un environnement qui encourage les employés, et qui leur donne les outils et la stimulation nécessaires pour mener à bien leur mission, aussi bien chez eux qu’à l’étranger.

Une meilleure coordination interne, un plan de communication interne stratégique ou encore l’actualisation régulière de la politique de l’entreprise : voici quelques-uns des éléments qui peuvent être exploités pour optimiser le travail des employés individuellement et des équipes.

Vous trouverez dans le présent article sept conseils pratiques qui vous aideront à coordonner plus efficacement les activités des employés, ainsi qu’à contribuer à la réussite générale et à la croissance de votre entreprise.

1) Veiller à la planification sérieuse et judicieuse des déplacements professionnels

En termes d’optimisation de la productivité, quel que soit le projet sur lequel une équipe travaille, l’organisation et la gestion des voyages d’affaires des employés ont une importance capitale. En plus de procéder à la réservation des vols et des hôtels et de réunir les documents de voyage requis, il est essentiel de communiquer à la fois avec la direction et les employés afin de garantir que les voyages prévus répondront à leurs besoins individuels et les aideront à mener à bien leurs tâches, une fois arrivés à destination.

La coordination de toutes les phases du voyage est décisive pour permettre à une équipe de tenir ses engagements à l’extérieur. Or, n’oublions pas que les assistants de direction doivent ce faisant respecter les politiques et budgets en matière de voyages validés par le responsable des déplacements de l’entreprise. Dans les conseils suivants, nous envisagerons comment approfondir ce rôle au sein des entreprises.

2) Contrôler et gérer les tâches en cours

Pour optimiser le travail quotidien des membres d’une équipe, il est indispensable de se tenir au courant des activités en cours. Cela n’implique pas uniquement de se concentrer sur les tâches ou projets les plus urgents. Il faut au contraire évaluer l’état d’avancement des objectifs de chacun, en procédant par priorité. Là encore, une coordination interne et un plan de communication stratégique sont deux éléments essentiels qui vous aideront, vous et vos équipes, à obtenir les meilleurs résultats.

3) S’octroyer de précieux moments « pour soi »

Que vous travailliez au bureau ou à l’extérieur, n’oubliez jamais de vous aménager quelques précieux moments rien que pour vous. Si vous voulez aider les autres, vous devez aussi préserver votre bien-être personnel.

Il est fondamental de ne pas négliger cet aspect mais au contraire, de promouvoir un style de vie sain et équilibré au sein de l’organisation : faire une pause-café le matin ou sortir déjeuner avec des collègues permet non seulement de se détendre et d’évacuer un peu la pression, mais aussi de refaire le plein d’énergie pour mener à bien les tâches du jour, quelles qu’elles soient.

4) Préparer les réunions bien à l’avance

Réunions interdépartementales, réunions en interne ou à l’extérieur, rendez-vous clients, cours de remise à niveau : autant de rencontres qui sont essentielles au développement professionnel et à la saisie de nouvelles opportunités professionnelles. Mais pour être sûr que ces réunions ne finissent pas par peser sur les employés dans leur travail quotidien, il est nécessaire de les organiser le plus en amont possible. S’ils savent que tout est prêt pour leur prochaine réunion, les employés n’auront aucun mal à organiser leur journée et pourront ainsi rester concentrés sur leur travail.

5) Préserver une approche multitâche


Aujourd’hui, le multitâche fait partie intégrante de notre quotidien, aussi bien professionnel que privé. Or pensez à toutes ces tâches qui, même si elles relèvent de la routine, peuvent devenir envahissantes, être une source de stress voire même risquer de mettre à mal un délai.

Parfois, savoir séparer la vie privée de la vie professionnelle ne suffit tout simplement pas. Ici encore, comme dans tous nos autres conseils, il est important d’identifier des priorités et des délais, et de les garder en ligne de mire de façon à augmenter la productivité et à optimiser le travail (et l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle).

6) Organiser des activités de team building

Les assistants de direction jouent un rôle crucial dans la promotion de ces activités. Et le renforcement d’équipe est quant à lui essentiel pour favoriser le développement de relations solides et durables entre collègues. Il est une excellente occasion de comparer, de discuter et d’échanger idées et opinions à propos de sujets rarement abordés. Il peut même permettre d’identifier de meilleures façons d’appréhender un problème ou un projet.

De plus, l’instauration de bonnes relations permet de créer un environnement de travail harmonieux, mais aussi d’aider les employés à se mettre d’accord et à collaborer sur la base d’objectifs partagés.

7) Prévoir des services et avantages attractifs


Des mesures comme les caisses de retraite, les solutions personnalisées, les services mobiles et les avantages peuvent également contribuer au bien-être des employés et augmenter leur motivation et leur productivité.

Aider vos personnels à préserver un bon équilibre entre leur vie privée et professionnelle et faire en sorte qu’ils soient satisfaits et détendus, est indispensable pour les garder à vos côtés et pour perfectionner l’image de votre marque et de votre entreprise. Car en définitive, pour développer une activité et tirer profit de nouvelles opportunités prometteuses, il faut savoir attirer les personnes les plus talentueuses. Et ces personnes se tournent souvent vers des organisations dont l’image est remarquable et dont les services sont excellents.


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