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Organisation des déplacements professionnels : le bon équilibre entre budget modéré et employés satisfaits

Dans le monde des affaires actuel, les déplacements professionnels deviennent de plus en plus courants. D’où l’intérêt de placer leur organisation entre les mains de spécialistes. La gestion des voyages d’affaires nécessite du temps et des efforts, car elle va bien au-delà de l’achat de billets d’avion et de la réservation de chambres d’hôtel.

 

Pour le travel manager, le plus grand défi consiste à fournir aux employés un niveau de confort approprié tout en respectant les directives applicables et les budgets alloués.

 

Rôle du Business Travel Manager (BTM) :

 

  • Établir des règles pour l’organisation des déplacements professionnels incluant des normes en matière d’hébergement et de classes de voyage, dresser un compte-rendu des dépenses et gérer les cartes de crédit d’entreprise.
  • Contrôler les directives relatives aux voyages d’affaires. Il relève de la responsabilité du BTM de s’assurer qu’elles soient respectées par les employés.
  • Contrôler toutes les dépenses et s’assurer qu’elles entrent dans le budget voyage alloué. En général, les BTM doivent également produire des rapports réguliers afin de tenir tout le monde informé des progrès faits ou à faire, et des objectifs à atteindre.
  • Rechercher des solutions pour réduire les coûts de déplacement, identifier les potentiels d’économies et respecter les normes de qualité et les politiques de l’entreprise.
  • Sélectionner l’agence de voyages qui répond au mieux aux besoins et attentes de l’entreprise, tant en termes de qualité que de coûts. Entretenir les relations avec cette agence et d’autres fournisseurs.
  • Négocier des prix avec des hôtels et envisager l’adhésion aux programmes de fidélité aériens comme PartnerPlusBenefit.

 

Pour mener à bien toutes ces tâches, le BTM doit faire preuve de nombreuses compétences variées, parmi lesquelles la négociation, l’organisation, la gestion de budget ainsi que la capacité à interagir avec différents acteurs internes et externes à l’entreprise.

Le plus souvent, les travel managers sont des personnes qualifiées dotées d’un diplôme en sciences économiques ou d’une qualification supérieure. Parfois les BTM peuvent également provenir du service Achats de l’entreprise car ils disposent d’une expérience dans la conclusion de contrats avec des fournisseurs et dans la réalisation d’analyses de marché approfondies.

 

Les travel managers gèrent toutes les données de l’entreprise en lien avec les voyages au moyen de logiciels et programmes spécifiques qui automatisent le flux d’informations. Ils doivent donc impérativement posséder des connaissances informatiques de base et être capables d’apprendre rapidement à se servir de nouveaux outils.

Autre aspect fondamental de ce métier : rester toujours à l’affût de l’actualité. Les BTM doivent en permanence comprendre la dynamique des marchés de référence et se montrer bons communicants. C’est le seul moyen pour eux de pouvoir saisir les opportunités qui se présentent à eux et décider comment utiliser au mieux le budget imparti.

 

Le rôle du travel management consiste également à analyser le ROI (return on investment / retour sur investissement) du voyage d’affaires et à déterminer dans quelle mesure l’investissement a réellement contribué à la productivité et aux affaires de l’entreprise. Il faut donc prendre en compte la satisfaction des voyageurs, leur motivation ainsi que l’impact de l’intensité du voyage sur la réussite et les résultats obtenus. L’analyse de tous ces aspects permettra de vérifier le bien-fondé du voyage et de déterminer les éléments qui nécessitent encore d’être améliorés ou modifiés la prochaine fois.

À noter également que les travel managers devront à l’avenir probablement gérer d’autres problématiques, comme celles de la mobilité, du développement durable et de l’impact environnemental, qui prennent de plus en plus d’importance, y compris dans le domaine des voyages d’affaires.

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