Menu Button

Politique de voyage : planifiez vos déplacements en toute sécurité

La satisfaction des salariés lors des voyages d’affaires devrait être l’un des principaux objectifs des organisateurs de voyages. Le fait que le voyageur revienne au bureau satisfait aura également un effet positif sur la réalisation des objectifs commerciaux. Il va sans dire que les résultats au travail sont toujours au centre des préoccupations.

Pour coordonner tous les éléments du voyage, les entreprises font souvent appel à des agences de voyages internes dotées de spécialistes. Cependant, il n’est pas rare que les assistants de direction s’en occupent.

La gestion des déplacements consiste à rendre le voyage des salariés aussi agréable que possible afin qu’ils puissent obtenir les meilleurs résultats une fois sur place.

Peu importe qui est responsable de la réservation des vols, de l’hébergement et du transport sur place : en l’absence d’une politique de voyage clairement définie, il devient compliqué de gérer tous les coûts liés aux voyages d’affaires, des repas aux assurances, en passant par les prolongations de voyage à des fins privées.

L’avantage d’une politique de voyage claire et transparente est que tous ces aspects sont définis à l’avance et que le voyageur est bien informé sur la manière dont le remboursement est effectué.

Les directives internes sont particulièrement importantes dans la phase de planification du voyage :

- Elles donnent aux personnes qui gèrent les déplacements une vision systématique de l’ensemble du processus

- Elles informent le salarié des dépenses remboursables et de la procédure de gestion des demandes de remboursement

- Elles optimisent les coûts grâce à un ensemble de conventions et à la mise en place de limites plafonds que le salarié doit respecter

- Elles offrent davantage de protection grâce à des procédures et des directives claires en matière de sécurité

Le contenu de la politique de voyage peut varier en fonction des objectifs, de la taille de l’entreprise et du budget. Toutefois, il existe certains éléments essentiels pour garantir son efficacité. Ceux-ci incluent :

 

1. Les frais prévus par votre entreprise

Il s’agit des frais remboursés au salarié à l’issue du voyage ou réglés avec la carte de l’entreprise. Toutes les restrictions et les directives relatives aux réservations doivent être clairement définies.

 

2. Les frais non pris en charge par l’entreprise

Une bonne politique de voyage mentionne les services non remboursés par l’entreprise.

 

3. Instructions pour remplir la note de frais et procédures de remboursement

L’utilisation d’une carte de crédit au nom de l’entreprise est une solution pratique et sécurisée pour l’entreprise et les salariés. Toutefois, le plus souvent, il est nécessaire de conserver tous les reçus et factures pour remplir la note de frais le moment venu. Ce paragraphe de la politique de voyage doit spécifier les documents requis. Il doit préciser dans quel délai et à quelle date ils peuvent être remis et quand les frais seront remboursés. Il doit également inclure les coordonnées de l’interlocuteur concerné au sein de l’entreprise. Avec une carte entreprise, les salariés n’ont pas besoin d’avancer l’argent ou de remplir des formulaires. Par ailleurs, l’entreprise a un plus grand contrôle sur le respect des limites budgétaires.

 

4. Consignes de sécurité

Lors des voyages d’affaires, il est essentiel de garantir la sécurité des salariés. Pour ce faire, il est important de disposer de procédures claires en cas d’urgence ou d’événements imprévus. La souscription d’une assurance constitue certainement une aide précieuse, mais l’agence de voyages interne à l’entreprise doit toujours être informée des déplacements des collègues, de l’endroit où ils logent et de leurs contacts sur le terrain.

Publié: