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Facteurs de réussite d’un voyage d’affaires

Dans les grandes entreprises en particulier, la gestion des déplacements est indispensable : elle assure une organisation sans faille, contrôle les coûts et le budget et enfin, grâce à la planification, veille au bien-être du voyageur.

L’accent doit être mis sur la satisfaction du salarié en déplacement. Les personnes qui gèrent les déplacements disposent d’un certain nombre d’options pour agrémenter le voyage des salariés :

- Découvrir de nouveaux lieux

- Voyager en Business Class ou en First Class

- Séjourner dans un hôtel avec de nombreuses commodités

- Prolonger le voyage d’affaires par un séjour privé

- Avoir plus d’autonomie pour les réservations

Il n’est pas toujours facile pour les personnes qui gèrent les déplacements de concilier les demandes des salariés avec les limites budgétaires fixées par l’entreprise. Avec quelques astuces, il est cependant possible de satisfaire les exigences des salariés.

Exploiter les avantages offerts part Internet

Ordinateurs et smartphones permettent d’accéder à Internet et à de nombreuses applications utiles : quel que soit le support, les technologies numériques peuvent améliorer considérablement la gestion et la planification des déplacements - tout en répondant aux besoins des salariés à l’étranger.

Les portails de réservation en ligne prennent de plus en plus d’ampleur et contiennent généralement des commentaires et des avis intéressants d’autres voyageurs d’affaires. Ils fournissent souvent des informations cruciales et sont très utiles pour évaluer les hébergements ou les restaurants locaux - sans en avoir besoin d’en faire l’expérience.

Attention toutefois aux critiques négatives, qui ont tendance à trop nous influencer. Mieux vaut les juger avec bon sens dans leur contexte respectif.

Il existe en outre des applications qui permettent d’accéder en temps réel à des informations sur votre vol, votre enregistrement, mais aussi sur l’hôtel et les transferts. Ainsi, vous serez toujours informé des modifications de dernière minute.

Parler davantage avec les collègues

Une communication efficace entre l’entreprise et les salariés qui voyagent facilite et améliore la gestion des déplacements. Pour ce faire, il est toutefois nécessaire que les personnes qui gèrent les déplacements et le salarié communiquent entre eux. Les questionnaires en ligne ou les e-mails ne sont pas forcément le moyen le plus efficace d’obtenir les dernières informations en lien avec les voyages. Il est préférable de privilégier les entrevues ou les échanges en face à face - notamment pour les voyageurs fréquents. En tant que véritables experts en matière de voyages d’affaires, vous êtes en mesure d’apporter aux personnes qui gèrent les déplacements de précieuses informations. De plus, vous vous sentirez écouté et beaucoup plus impliqué. Vous serez ainsi plus enclin à participer à l’optimisation de la gestion des déplacements.

Intégrer les voyages d’agrément dans la politique de voyage

Donnez à vos salariés la possibilité de prolonger leur déplacement pour profiter de leur temps libre. Cela augmente considérablement la satisfaction et peut également avoir un effet positif sur les frais de déplacement. Les deux parties y trouvent leur compte, à condition que tout soit soigneusement organisé.

Chaque aspect de ce type de déplacement doit être inclus dans la politique de voyage - en particulier les coûts à supporter par l’entreprise et les frais supplémentaires encourus. Cela permettra d’éviter les malentendus dès le départ.

Certaines directives de l’entreprise permettent par exemple au salarié de prendre un jour off après un long vol, surtout s’il s’agit d'un vol de nuit. En effet, un salarié fatigué et épuisé ne sera pas productif au travail - un jour de repos est donc bénéfique pour les deux parties.

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