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Gestion des déplacements : comment faire face aux cas les plus critiques ?

La gestion des déplacements est une structure organisationnelle qui peut opérer en interne à l’échelle de l’entreprise ou auprès d’agences externes. En tant que service spécialisé dans la gestion des déplacements professionnels, elle joue un rôle fondamental dans la définition de KPI, dans l’allocation des budgets et dans l’activation de services dédiés aux voyageurs d’affaires.

Mais au-delà de cela, le gestionnaire des déplacements doit également faire preuve de détermination et de réactivité lorsqu’il est confronté à des événements inattendus et des situations critiques. Tel sera l’objet de notre article aujourd’hui.

Comment gérer des situations critiques ? Le mode opératoire de la gestion des déplacements

Une démarche proactive, analytique et rationnelle est sans aucun doute le facteur de réussite le plus déterminant dans la gestion des situations de crise. Mais si l’organisation détaillée et méticuleuse des déplacements professionnels permet certes de réduire la probabilité de survenue de problèmes, il est impossible d’exclure l’éventualité d’imprévus désagréables. De mauvaises conditions climatiques, un vol retardé ou annulé, un collaborateur malade ou absent lors d’une réunion importante font partie des situations susceptibles de compromettre la sérénité des employés en voyage.

La gestion des déplacements est une structure qui s’efforce de gérer et de budgéter une série de variables. En plus de déterminer le budget alloué à ces activités, de surveiller l’évolution des objectifs prévus et atteints de l’entreprise et de garantir les services proposés aux voyageurs d’affaires, le gestionnaire des déplacements doit également savoir gérer des situations imprévues.

Une attitude positive et proactive est donc très clairement indispensable à cette fonction, qui nécessite d’analyser objectivement les faits, les solutions et les conséquences. Comment y parvenir ? Un certain nombre de considérations doivent être prises en compte :

  • Informer les voyageurs d’affaires de l’évolution des activités

Il s’agit d’une méthode de gestion idéale des procédures, indépendamment de la survenue de problèmes ou de situations critiques. Tenir les employés informés des coûts et des procédures permet d’une part de garantir une homogénéité à plusieurs niveaux, et d’autre part de veiller à ce que chacun ait connaissance, en amont, d’éléments qui, s’ils sont gérés de manière autonome, peuvent limiter les malentendus.

  • Connaître l’impact des contingents

Le gestionnaire des déplacements connaît les répercussions que peuvent avoir des imprévus sur l’organisation d’un projet et sur les collaborateurs impliqués. Sa structure a donc tout intérêt à analyser rapidement les conditions du voyage d’affaires et les implications qu’il représente pour les objectifs de l’entreprise, afin de connaître précisément l’impact que pourraient avoir des problèmes sur les activités courantes et sur le voyageur.

  • Mettre en place une stratégie de communication efficace

C’est bénéfique à la gestion des déplacements mais aussi à l’image de l’entreprise dans son ensemble. La communication d’entreprise vient en soutien de la structure de gestion des déplacements. Elle donne lieu à des liens solides et transparents axés sur la confiance et la clarté. Faire preuve d’engagement au quotidien nécessite de l’information et de l’homogénéité, deux éléments essentiels pour honorer efficacement ses responsabilités et obligations. L'importance d’une stratégie de communication orientée sur la résolution des problèmes est donc évidente.

  • Être proactif

Comme nous l’avons déjà mentionné précédemment, une organisation méticuleuse de tous les détails d’un voyage diminue la probabilité de survenue d’événements inattendus. Adopter une même approche positive et rationnelle par rapport aux problèmes peut aider à renverser une situation, à la résoudre plus rapidement que prévu et avec des conséquences moindres. Une démarche proactive consiste à anticiper les événements, leurs conséquences et les éventuels problèmes, et à les comparer régulièrement avec le reste de l’organisation.

Nous venons d’aborder dans cet article un autre aspect du rôle de la gestion des déplacements. En plus de son importance pour l’entreprise d’un point de vue analytique, elle se caractérise par une approche analytique et rationnelle qui lui permet de mener à bien ses tâches quotidiennes. Le gestionnaire des déplacements, fort d’une solide expérience sur le terrain, est en mesure d’anticiper les problèmes et les situations critiques, d’en informer les équipes et de trouver des solutions et mesures concrètes pour y remédier.

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