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Mieux gérer les frais de déplacement grâce aux paiements virtuels

Les voyages d’affaires augmentent constamment et, selon la Global Business Travel Association, les frais de déplacement devraient atteindre 1 700 milliards de dollars d’ici 2022. Une nouvelle résolument positive puisqu’elle implique que dans un monde de plus en plus virtuel et technologique, les rencontres en face-à-face continuent de jouer un rôle prépondérant dans le cadre des rendez-vous avec des clients ou prospects.

Pour autant, la progression des voyages d’affaires peut aussi représenter un obstacle de plus en plus contraignant pour certains départements, par exemple ceux en charge de la gestion des frais de déplacement.

Voyons ce qu’il est possible de faire pour mieux organiser cet aspect des voyages d’affaires.

Les frais de déplacement : un sujet sensible pour les entreprises

Même le voyage le mieux organisé peut s’accompagner de complications qui viendront compromettre la planification du budget alloué aux frais de déplacement. À mesure que la fréquence des voyages augmente, un nombre croissant d’aspects nécessitent d’être contrôlés. Conséquence : le risque que quelque chose tourne mal ou ne corresponde pas aux prévisions augmente également.

Découvrons ce que les entreprises peuvent faire pour mieux garder sous contrôle les frais de déplacement, tout en assurant le bien-être et le confort permanents des employés en voyage.

La procédure de la note de frais est-elle efficace ?

Dans de nombreuses entreprises, les employés en déplacement ont pour consigne d’utiliser leur carte de crédit personnelle puis de se faire rembourser ultérieurement par virement ou en espèces, sur la base de la note de frais qu’ils auront eux-mêmes établie. Ce mode de fonctionnement n’est clairement pas le meilleur car il implique toute une série d’étapes qui rallongent la procédure dans son intégralité et la rendent inefficace.

C’est d’autant plus vrai aujourd’hui, avec le développement du concept de « bleisure », à savoir la possibilité d’intégrer des moments et journées de détente dans un voyage professionnel. Difficile dans de tels cas de garder scrupuleusement la maîtrise de toutes les dépenses occasionnées.

Le problème peut par exemple se poser lorsqu’un employé décide de prolonger son déplacement de quelques jours pour visiter la ville, et se fait rejoindre par sa famille ou des amis. Il est impératif que les frais de déplacement soient clairement différenciés des dépenses effectuées à titre personnel, une distinction qu’il est souvent difficile à faire.

Vous trouverez dans le paragraphe suivant l’une des solutions envisageables.

L’intégration de nouveaux instruments de paiement

L’utilisation de systèmes de paiement virtuels garantit une gestion efficace des frais. En plus d’être plus sécurisés, ces outils offrent à l'entreprise un meilleur contrôle. Les cartes de crédit virtuelles permettent de payer tous les frais de déplacement par le biais d’un seul compte d’entreprise et d’obtenir des rapports et informations détaillés des frais occasionnés, même en temps réel.

En plus d’améliorer le contrôle du budget, cela simplifie également la vie du voyageur qui n’aura plus besoin de passer un temps précieux à l’élaboration laborieuse de sa note de frais. Autre avantage non négligeable : avec cette solution, l’entreprise ne demande plus à l’employé de faire l’avance des frais de déplacement sur ses fonds personnels et n’est donc plus en dette vis-à-vis de lui.

Cette solution peut ne pas sembler très attractive aux yeux des PME car elle est perçue comme un risque.

Pourtant, lorsque l’entreprise rembourse l’employé à la fin de son voyage, elle ne dispose pas de nombreuses options ou réponses possibles, puisque les transactions ont déjà été effectuées. Avec un système virtuel impliquant un compte avec une ligne de crédit limitée qui ne peut être débloquée que par le gestionnaire des déplacements ou le responsable administratif, l’appréciation et la décision se font avant que la transaction n’ait lieu.

Les entreprises restent parfois encore réticentes à s’affranchir du traditionnel système de remboursement, souvent parce que les entrepreneurs sont trop occupés et n’ont pas le temps de se pencher sur l’adoption d'un nouveau système, ni sur l’impact qu’il aura une fois mis en place. Mais tôt ou tard, ils finissent bel et bien par se rendre compte que leur système de gestion des frais de déplacement est dépassé, et qu’il est chronophage et onéreux. Alors pourquoi ne pas passer tout de suite à une politique plus efficace ?

En plus des paiements virtuels, il existe d’autres solutions pratiques pour optimiser les frais de déplacement et ne pas dépasser le budget : vous pouvez par exemple inscrire votre entreprise à un programme de fidélité comme PartnerPlusBenefit.

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