Menu Button

Une planification efficace au service de voyages d’affaires réussis

Salons professionnels, conférences, rendez-vous clientèle, signatures de contrats... Les bonnes raisons ne manquent pas pour organiser des voyages d’affaires. En règle générale, ces déplacements sont extrêmement importants pour le développement d’une entreprise. Cela ne signifie cependant pas que leur organisation doit obligatoirement prendre plus de temps et exiger plus d’attention que nécessaire.

En fonction de la taille de l’entreprise, il incombe aux administrateurs ou aux chefs d’entreprise eux-mêmes, en plus de leurs tâches quotidiennes, d’organiser les voyages de leurs employés. Or la gestion des déplacements est une activité exigeante et rigoureuse. La réservation des billets d’avion, de l’hébergement et des transports sur place n’est qu’un aspect parmi de nombreux autres. Il faut également inclure dans le budget par exemple les frais de restauration. Voici quelques conseils pour accélérer et simplifier le processus d’organisation sans perdre de vue les éléments essentiels.

 

1. Définir un budget

Lorsque vous commencez à préparer un déplacement professionnel, déterminez dans un premier temps le montant maximum que vous êtes prêt à lui consacrer. Assurez-vous de prévoir un budget réaliste fondé sur les vols, l’hébergement et les transports, et n’oubliez pas d’inclure des frais estimatifs de restauration. Cela vous donnera une idée générale du coût du voyage. Ces chiffres vous permettront de peaufiner l’organisation et d’optimiser certains éléments individuels.

 

2. Acheter les billets d’avion à l’avance

Le prix des billets d’avion n’est que l’un des postes de coûts d’un voyage. Si vous attendez trop longtemps avant de les acheter, les tarifs ont toutes les chances d’augmenter et vous serez contraint de revoir votre budget à la hausse. Réserver à l’avance vous permet par ailleurs de choisir les sièges et les classes de voyage qui vous conviennent le mieux. Autre conseil : lorsque vous organisez le voyage et réservez les billets d’avion, pensez également à jeter un œil aux programmes de fidélité aériens gratuits comme PartnerPlusBenefit. Vous pouvez par exemple les utiliser pour obtenir des surclassements dans des classes de voyage supérieures ou pour profiter d’autres services en échange des points cumulés.  Les surclassements améliorent significativement l’expérience de vol. Sinon, la règle d’or est la suivante : réservez tôt et demandez un surclassement ultérieurement.

 

3. Réserver l’hôtel le plus tôt possible

Il est également préférable de réserver l’hébergement le plus tôt possible, notamment si le voyage a lieu pendant une période de salons. Si vous attendez trop longtemps avant de réserver un hôtel, les meilleurs établissements et les meilleures chambres seront déjà pris et vous devrez vous rabattre sur un hôtel plus éloigné. Cela dit, il est vrai que des hôtels moins centraux sont souvent moins chers. Avant de réserver, vérifiez aussi le prix des transports publics. Le rapport qualité-prix n’est pas toujours positif et un hôtel à proximité du lieu de l’événement peut souvent aider à démarrer la journée plus détendu.

 

4. Se préparer aux imprévus

Même pendant un voyage parfaitement organisé, vous n’êtes jamais à l’abri de quelques imprévus. Dans de tels cas, il est toujours bon d’avoir une alternative à portée de main. Par exemple, la possibilité d’accéder à un salon d’aéroport est très appréciable en cas de vol retardé. Dans le cadre confortable et agréable d’un salon, le temps d’attente peut être utilisé à bon escient. Mais les imprévus ne sont pas toujours négatifs : une réunion productive qui se prolonge peut avoir des conséquences très favorables. Surtout si les voyageurs sont munis d’un billet flexible.

 

5. Garantir l’acheminement à bon port du matériel

Lors de nombreux événements comme des salons professionnels ou des rendez-vous commerciaux, le contact humain n’est pas le seul aspect décisif. Les produits et matériels présentés jouent eux aussi un rôle clé. Assurez-vous que tout l’équipement nécessaire arrive à temps. Vous pouvez envisager de transporter vous-même les échantillons ou autres, en tant qu’excédent de bagage par exemple. Avec les programmes de fidélité comme PartnerPlusBenefit, vous pouvez généralement échanger vos points contre des coupons pour excédent de bagage. En revanche, si vous devez transporter des articles lourds et encombrants, prévoyez leur acheminement suffisamment longtemps à l’avance. Faites-les livrer à votre hôtel ou directement sur le lieu de l’événement.

 

Les voyages d’affaires sont importants à la fois pour l’entreprise et pour les employés concernés. Une planification efficace et cohérente des déplacements, et une expérience de voyage sans stress sont essentielles. L’accès aux salons des aéroports, les surclassements et les coupons WiFi sont de petits avantages qui peuvent avoir une influence considérable sur le succès d’un voyage. Et avec PartnerPlusBenefit, ils n’impactent pas forcément votre buget. 

Publié: