Menu Button

מייעלים את העבודה

 

על מנת להתמודד עם פרויקטים שאפתניים, לנצל הזדמנויות עסקיות חדשות ולהשיג מטרות חשובות, נדרשים עובדים ליכולות וכלים שיאפשרו להם להתמקד במטלות היומיומיות ובתחומי האחריות שלהם.

ייעול העבודה של יחידים וצוותים, ומתוך כך תמיכה בבחירות האסטרטגיות של החברה, הוא חיוני לשיפור תפוקת העבודה במשרד.

במאמר זה נבחן את הדרכים האפקטיביות לתאום התקשורת, בליווי עצות מעשיות להתנהלות גם בבית ובמשרד וגם בנסיעות עסקים.

ייעול העבודה ושיפור ביצועי העובדים

אחת המשימות הרבות הנופלת לתחומי אחריותם של העוזרים האדמיניסטרטיביים במקום העבודה היא התרומה לפיתוח סביבת עבודה מדרבנת וממריצה. סביבה כזו תומכת בעובדים ומעניקה להם את המוטיבציה והכלים הדרושים להשלמת משימותיהם, הן במשרד והן בנסיעות עסקים.

תיאום פנים-ארגוני, תוכנית אסטרטגית לתקשורת פנימית ומדיניות חברה מעודכנת, הם רק חלק מהאלמנטים שיש לעשות בהם שימוש כדי לייעל את העבודה של יחידים וצוותים.

במאמר זה נציג 7 עצות מעשיות שיסייעו לכם לתאם ביעילות את הפעילויות של עובדים ולתרום להצלחה של החברה ולצמיחתה.

1) ודאו שהנסיעות העסקיות מתוכננות ביסודיות ומתוך מחשבה

כשמדובר בייעול ושיפור הפרודוקטיביות  חשוב לבחון כיצד מאורגנות ומנוהלות נסיעות העובדים. נוסף לביצוע הזמנת הטיסות והמלונות והעברה מסודרת של מסמכי הנסיעה, חשוב מאוד ליישר קו גם עם מנהלים וגם עם עובדים על מנת לוודא שתוכניות הנסיעה ייתנו מענה לצרכים השונים שלהם, וייתמכו במטלות ובהתחייבויות הצפויות להם ביעד הנסיעה.

תיאום כל שלבי הנסיעה הינו חיוני על מנת לאפשר לעובדים למלא את המחויבויות והמטלות שלשמן הם נוסעים. חשוב לזכור כאן שהעוזר האדמיניסטרטיבי אחראי להוציא לפועל את מדיניות הנסיעות והתקציבים שאושרה על ידי מנהל הנסיעות בארגון. בעצות הבאות נבחן כיצד ניתן להרחיב ולהעמיק תפקיד זה בחברה.

2) מעקב וניהול ההתחייבויות השוטפות

על מנת לייעל את העבודה היומיומית של חברי הצוות, חשוב מאוד להיות מעודכנים ולעקוב אחרי הפעילויות השוטפות. זה אומר לא להתמקד רק במשימות או בפרויקטים הדחופים ביותר, אלא לבחון גם את הסטטוס של מטרות ויעדים פרטניים על פי סדרי העדיפויות שלהם. שוב, תיאום פנים ארגוני ותוכנית תקשורת אסטרטגית הם שני מרכיבים חיוניים שיעזרו לכם לעזור לצוותים שלכם לקבל את התוצאות הטובות ביותר.

3) להכניס קצת "זמן לי" איכותי

בין אם אתם עובדים במשרד או מחוצה לו, הקפידו תמיד להקציב זמן איכות לעצמכם, שכן אם לא תשמרו על בריאותכם ורווחתכם, לא תוכלו לדאוג לאחרים.

חשוב מאוד לא להמעיט בערכו של היבט זה, אלא להיפך, לפעול ולקדם אורח חיים בריא בתוך הארגון: יציאה לאותה הפסקת קפה מיוחלת בבוקר או לארוחת צהריים עם חברים לעבודה, לא רק מאפשרת לכם להירגע ולשחרר קיטור, אלא גם עוזרת למלא מצברים ולמצוא את האנרגיה הדרושה להתמודדות עם כל המטלות והמשימות המופיעות בלו"ז העמוס שלכם.

4) התכוננו לפגישות מבעוד מועד

ישיבות היערכות בין-מחלקתיות, פגישות במשרד ומחוצה לו, פגישות עם לקוחות וקורסי ריענון – פעילויות חשובות אלה מעודדות פיתוח מקצועי לצד ניצול הזדמנויות עסקיות חדשות ומבטיחות. אבל כדי לוודא שהן לא יפגעו בסופו של דבר בעבודה השוטפת של העובדים, עליהן להיות מאורגות ומתוכננות מראש. הידיעה שהכל מוכן לקראת הפגישה הבאה תעזור לעובדים לתכנן את היום שלהם ולהישאר ממוקדים במטלות השוטפות.

5) שמרו את ריבוי המשימות תחת שליטה

ריבוי משימות הפך לחלק בלתי נפרד מחיי היומיום שלנו, הן במשרד והן בבית. רק חשבו על כל אותן מטלות יומיומיות, גם אם שגרתיות, שעשויות לגרום לנו לעומס וללחץ או אפילו לעמוד בדרכנו לדדליין.

אבל לפעמים היכולת לעשות את ההפרדה בין חיי העבודה לחיים הפרטיים פשוט אינה מספיקה. גם כאן, כמו בעצות האחרות שניתנו פה, חשוב לזהות את סדרי העדיפויות והדדליינים ולהתמקד בהם על מנת להגדיל את התפוקה ולייעל את העבודה (ואת האיזון בין בית לעבודה).

6) תכנון פעילויות גיבוש צוות

העוזר האדמיניסטרטיבי ממלא תפקיד מכריע בקידום פעילויות אלה, וגיבוש הצוותים, בתורו, מאפשר בנייה של יחסי עבודה יציבים וארוכי טווח בקרב העובדים. פעילויות אלה מהוות הזדמנות מצוינת להשוואה, דו-שיח והחלפת רעיונות וחוות דעת על נושאים שכמעט אינם נידונים במהלך העבודה השוטפת. הן עשויות אפילו לעורר תובנות חדשות ומדויקות יותר על האופן שבו יש לגשת לבעיה או לפרויקט.

בנוסף, בניית מערכות יחסים טובות מקדמת סביבת עבודה הרמונית ועוזרת לאנשים לראות עין בעין ולשתף פעולה תוך התבססות על יעדים משותפים.

7) הצעת שירותים והטבות אטרקטיביות

הטבות ותמריצים כמו קרנות השתלמות, פתרונות מותאמים אישית ושירותים בסלולר יכולות לתרום לרווחת העובדים ולהגדיל את המוטיבציה ואת התפוקה שלהם בעבודה.

תמיכה בכוח העבודה באמצעות כלים שמטרתם ליצור איזון טוב יותר בין הבית לעבודה ולשמור על עובדים מאושרים ונינוחים, הינה חיונית לשימור העובדים ולשיפור תדמית המותג והחברה. בשורה התחתונה, הצמחת העסק וניצול הזדמנויות חדשות ומבטיחות תלויים ביכולת למשוך לחברה כישרונות מובילים, וכישרונות נמשכים בדרך-כלל לעסקים השומרים על תדמית יציבה אך חדשנית, ומספקים לעובדיהם שירותים בהתאם.


מעוניינים לדעת כיצד להבטיח לעובדיכם הטבות ולשמור על נוחותם כשהם נמצאים בדרכים? לחצו למטה וגלו יתרונות נוספים עם תוכנית PartnerPlusBenefit!

 

 

 

 

 

פורסם: