Menu Button

ניהול מחושב יותר של הוצאות הנסיעה עם תשלומים וירטואליים

נפח הנסיעות העסקיות הולך וגדל, על פי האיגוד העולמי לנסיעות עסקים (Global Business Travel Association) ב-2022 יגיעו הוצאות הנסיעה ל-1.7 טריליון דולר. אין ספק שמדובר בחדשות טובות, זה אומר שגם בעולם שנעשה יותר ויותר וירטואלי וטכנולוגי, עדיין נודעת חשיבות רבה לפגישות פנים אל פנים כשמדובר בלקוחות קיימים או פוטנציאליים.

אלא שהגידול בנסיעות העסקים מוביל גם להגדלת העומס המוטל על המחלקות העוסקות בניהול ההוצאות למשל.

אז מה אפשר לעשות כדי לייעל את ניהול העלויות בנסיעות עסקים?

הוצאות הנסיעה: אלמנט קריטי עבור חברות

גם בנסיעה המאורגנת ביותר עלולים לצוץ סיבוכים שישבשו את תכנון התקציב שהוקצה לנסיעה. ככל שתדירות הנסיעות גדלה, עולים יותר היבטים שקשה לשלוט בהם, וכתוצאה מכך קיים סיכון גדול יותר שמשהו ישתבש או שהנסיעות לא יתנהלו בהתאם לתחזיות.

אז מה אפשר לעשות כדי לקבל יותר שליטה על עלויות הנסיעה ובמקביל להבטיח את רווחהו ונוחותו של הנוסע העסקי?

האם מילוי דוח הוצאות הוא תהליך לא יעיל?

בחברות רבות נהוג שעובדים משתמשים בכרטיס האשראי האישי שלהם לתשלום כל ההוצאות, ובהמשך מקבלים החזר בהעברה בנקאית או במזומן בהתאם לדוח ההוצאות שמילאו. זה בהחלט לא פתרון אידיאלי משום שהוא כרוך בשורה של צעדים המסרבלים את התהליך כולו והופכים אותו לבלתי יעיל.

כל זה נכון כפליים היום, ככל שיש יותר התייחסות לזמן פנאי, כלומר לאפשרות להוסיף לנסיעה העסקית גם זמן פנוי למנוחה ובילוי, הרבה יותר קשה לשמור על שליטה מלאה בהוצאות.

חישוב ההוצאות עשוי להיות בעייתי, במיוחד אם העובד מחליט להאריך את הנסיעה בכמה ימים כדי לבקר בעיר, או אולי לצרף לנסיעה משפחה או חברים. חשוב לעשות הפרדה ברורה בין הוצאות הנסיעה להוצאות האישיות, מה שעשוי להיות די מורכב לפעמים.

בסעיף הבא, פתרון אפשרי.

שילוב אמצעי תשלום חדשים

שימוש במערכות תשלומים וירטואליות מאפשר ניהול אפקטיבי ויעיל של הוצאות הנסיעה. מדובר בכלים בטוחים יותר המאפשרים לחברה יותר שליטה. כרטיסי אשראי וירטואליים מאפשרים לכם להזמין את כל שירותי הנסיעה באמצעות חשבון חברה אחד, ולקבל דוחות מדויקים ופרטים על ההוצאות, גם בזמן אמת.

לא רק שהם מאפשרים יותר שליטה בתקציב, הם גם מייעלים את זמנו של הנוסע שלא יצטרך לבזבז זמן במילוי דוח הוצאות ארוך. אין לזלזל גם בעובדה שהחברה לא תצטרך עוד לבקש מהעובד להשתמש בשכרו כדי לשלם את הוצאות הנסיעה, ואז למצוא את עצמה במצב של חוב לעובד.

הפתרון הזה גם לא מאוד אטרקטיבי לארגונים קטנים ובינוניים, כי הוא נתפס גם ככרוך בסיכון. למרות היתרונות שהוא מספק לכאורה, החזר הכספים לעובד אחרי הנסיעה לא מותיר לחברה אפשרות לשלוט בהוצאות או לחלוק עליהן הואיל והעסקאות כבר בוצעו. לעומת זאת השימוש במערכת וירטואלית עם חשבון מוגבל שרק מנהל הנסיעות או מנהל אדמיניסטרטיבי למשל יכולים לשחרר, מעביר לידיהם את ההערכה וההחלטה לפני ביצוע העסקה.

חברות רבות עדיין מתלבטות האם להחליף את מערכת ההחזרים הישנה, בדרך-כלל פשוט משום שהדרג הניהולי עסוק מכדי להתפנות לאימוץ של מערכת חדשה, במיוחד בהתחשב בהשפעה שיהיה לתהליך כזה מרגע שיתחיל להתגלגל. אולם במוקדם או במאוחר, אי אפשר לא להבין שמדובר במערכת ניהול מיושנת הגורמת לבזבוז של זמן, משאבים וכסף, אז למה לא לאמץ מדיניות יעילה יותר כבר עכשיו?

נוסף לתשלומים וירטואליים, ישנן דרכים אפקטיביות אחרות לייעל את הוצאות הנסיעה ולמנוע חריגות מהתקציב, למשל רישום החברה בתוכנית נאמנות כמו PartnerPlusBenefit.

פורסם: