Menu Button

ניהול נסיעות: כיצד לפעול במצבים קריטיים

ניהול הנסיעות הוא פונקציה ארגונית שניתן להפעיל בתוך הארגון ברמה התאגידית או בסוכנויות חיצוניות. תפקידו של סוכן נסיעות המתמחה בניהול נסיעות עסקיות הינו חיוני בהגדרת מדדי הביצועים העיקריים, התקציבים הייעודיים והפעלת השירותים המיועדים לנוסעים עסקיים.

אבל הוא לא מסתכם רק בזה, מנהל הנסיעות נבחן בעיקר בנחישות ובהחלטיות שבהן הוא מתמודד עם אירועים בלתי צפויים ומצבים קריטיים. זה גם יהיה נושא המאמר שלנו להיום.

כיצד מנהלים מצבים קריטיים? שיטות עבודה בניהול נסיעות

גישה פרואקטיבית, אנליטית ורציונלית היא ללא ספק הגורם המכריע בניהול אופטימלי של מצבים קריטיים. גם אם תכנון מפורט וקפדני של נסיעות עסקים מקטין את הסיכוי להתפתחות בעיות, לא ניתן למנוע לחלוטין את התרחשותם של אירועים בלתי צפויים. מזג אוויר גרוע, עיכוב או ביטול של טיסה, מחלה או היעדרות של עמית לעבודה מפגישה חשובה הם חלק מהמצבים שעלולים לפגוע בשלוותם של עובדים במהלך נסיעות עסקיות.

ניהול הנסיעות הוא פונקציה שתכליתה לנהל ולתקצב סדרה של משתנים. נוסף להגדרת התקציב המוקצה לפעילויות אלה ולמעקב אחרי היעדים המוגדרים של החברה והשירותים המוצעים לנוסע העסקי, מנהל הנסיעות גם נדרש לטפל ביעילות ולפתור מצבים בלתי צפויים.

אין ספק שגישה חיובית ופרואקטיבית היא המפתח להצלחה של פונקציה ניהולית זו הנדרשת גם ליכולת ניתוח אובייקטיבי של עובדות, פתרונות ותוצאות. כיצד עושים זאת? יש להעריך ולבחון מספר שיקולים:

  • עדכון החברה והנוסע העסקי באשר להתקדמות הפעילויות

זוהי השיטה האופטימלית לניהול תהליכים ללא קשר להתרחשותן של בעיות או אירועים קריטיים. יידוע העובדים באשר לעלויות ולתהליכים הנוגעים לנסיעה מאפשר לוודא שכל הגורמים הנוגעים בדבר מעודכנים בכל הרמות ולהבטיח ידע מוקדם של כל אותם מרכיבים שניהול עצמאי שלהם עלול לגרום לאי הבנות.

  • הבנת השלכותיהן של האפשרויות הבלתי צפויות

מנהל הנסיעות צריך להיות מודע להשפעתם של אירועים בלתי צפויים על הארגון בכלל ועל הגורמים הנוגעים בדבר בפרט. לכן צריך אותו גורם ארגוני להיות בעל יכולת כמעט טבעית לנתח במהירות את תנאי הנסיעה העסקית ואת השלכותיה על יעדי החברה על מנת להבין לעומק את השפעתן של בעיות אפשריות על הפעילויות השוטפות ועל הנוסע העסקי.

  • שימוש באסטרטגיית תקשורת אפקטיבית

עצה זו יעילה ומועילה לא רק לניהול הנסיעות, אלא גם לתדמית החברה עצמה. תקשורת ארגונית טובה תומכת בארגון ומעודדת קשרים יציבים ושקופים הנשענים על אמון ובהירות. המחויבויות היומיומיות דורשות החלפת מידע ועדכון הדדי לצורך ביצוע אפקטיבי של תחומי האחריות והמטלות, לכן קל להבין את חשיבותה של אסטרטגיית תקשורת מובנית לפתרון בעיות המתעוררות במהלך העבודה.

  • פרואקטיביות או במילים אחרות, גילוי יוזמה ותכנון מונע

כפי שנאמר בתחילת המאמר, ארגון קפדני של כל פרטי הנסיעה מקטין את הסיכוי להתרחשותם של אירועים בלתי צפויים. אולם היה ומתרחשים אירועים כאלה, גישה חיובית ורציונלית לבעיות יכולה להפוך את המצב, לפתור אותו מוקדם מהצפוי ולצמצם את השלכותיו. התנהגות פרואקטיבית צופה אירועים ותוצאות, חוזה בעיות אפשריות ובוחנת אותן על בסיס שוטף אל מול יעדי הארגון כולו.

במאמר זה התייחסנו לאחד ההיבטים המשמעותיים בתפקידו של מנהל הנסיעות. נוסף לחשיבותו מנקודת מבט ארגונית, מדובר בתפקיד הדורש גישה אנליטית ורציונלית לניהול פעילויות הנסיעה. ניסיון משמעותי בשטח, מקנה למנהל הנסיעות יכולת לחזות מראש בעיות ואירועים פוטנציאליים, לבחון אותם, לעדכן את הצוותים, ולהציע פתרונות ודרכי פעולה קונקרטיות.

פורסם: