Menu Button

תכנון אפקטיבי של נסיעות עסקים

ירידים מקצועיים, כנסים, פגישות עם לקוחות, חתימות על חוזים – יש המון סיבות טובות לצאת לנסיעת עסקים. אבל העובדה שהנסיעות אלה תורמות בדרך-כלל תרומה חשובה לצמיחת החברה, לא אומרת בהכרח שתכנון וארגון הנסיעה צריך לגזול יותר זמן ותשומת לב מהנדרש.

בחברות קטנות יחסית, נדרשים מנהלי החברה או הבעלים עצמם לארגן את הנסיעות העסקיות של עובדים נוסף למשימותיהם היומיומיות. מדובר בפעילות לא פשוטה הגוזלת לא מעט זמן ומאמץ. הזמנת כרטיסי טיסה, לינה ותחבורה ליעד הם רק כמה מההיבטים שצריך לקחת בחשבון. בנוסף, צריך לכלול בתקציב המתוכנן את ההוצאות על אוכל, למשל. להלן מספר טיפים שיפשטו ויקצרו לכם את תהליך ניהול הנסיעה וימקדו אתכם במספר נקודות חשובות.

 

  1. הגדירו תקציב

כשאתם מתחילים לתכנן, הגדירו את הסכום המקסימלי שאתם מעוניינים להוציא על נסיעת העסקים. ודאו שהתקציב שלכם ריאלי ושהוא כולל את הטיסות, הלינות ואמצעי התחבורה הנדרשים, ואל תשכחו לכלול גם את העלויות המשוערות של ארוחות צהרים וערב. חישוב כזה ייתן לכם מושג כללי על הסכום המדובר ותוכלו להשתמש בנתונים כדי לתכנן ולמטב את עלויות המרכיבים השונים.

 

  1. רכשו את כרטיסי הטיסה מראש

מחיר כרטיסי הטיסה הוא רק אחד הגורמים המשפיעים על גובה ההוצאות. אם תדחו את רכישת הכרטיסים, יש סיכוי גבוה שהמחירים יעלו והתקציב שלכם יגדל בהתאם. הזמנת כרטיסים מוקדמת תאפשר לכם, בדרך-כלל, גם לבחור את מחלקות הטיסה ואת המושבים המתאימים ביותר לדרישות שלכם. ועוד טיפ: כשאתם מתכננים ומזמינים את הכרטיסים, קחו בחשבון גם תוכניות הטבה חינמיות כמו PartnerPlusBenefit. תוכלו למשל, להשתמש בהן כדי לשדרג את מחלקת הטיסה ולהזמין שירותים אחרים תמורת נקודות. שדרוגים קטנים כאלה משפרים מאוד את חווית הטיסה. בכל מקרה, כלל האצבע הוא: הזמינו מוקדם, שדרגו אחר-כך.

 

  1. בצעו את הזמנת המלון מוקדם ככל האפשר

לסידורי הלינה רצוי לדאוג מוקדם ככל האפשר, במיוחד אם הנסיעה אמורה לכלול כנסים חשובים או תערוכות מקצועיות גדולות. אם תחכו יותר מדי עם הזמנת המלון, תגלו שכל החדרים במלונות הטובים (והקרובים) כבר הוזמנו ותצטרכו להסתפק במלון רחוק יותר. אם להסתכל על חצי הכוס המלאה, מלונות פחות מרכזיים הם בדרך-כלל גם פחות יקרים, אלא שלפני ביצוע ההזמנה, כדאי לבדוק את עלויות התחבורה הציבורית. יכול להיות שבחישוב סופי מלונות רחוקים יהיו פחות משתלמים, ומלון בקרבת מקום יאפשר לכם להתחיל את היום רגועים יותר.

 

  1. היו מוכנים למצבים בלתי צפויים

גם בנסיעה שאורגנה היטב עלולים לצוץ אירועים בלתי צפויים לכן תמיד כדאי להכין תוכנית מגירה למקרים כאלה. גישה לטרקלין הנוסעים במקרה של עיכוב בטיסה, למשל, עשויה להתברר כשהשקעה משתלמת. ההמתנה בסביבה נוחה ושקטה יכולה לאפשר לכם לנצל את הזמן ביעילות. אבל גם אירועים חיוביים בסך הכל עשויים לצוץ במפתיע, למשל פגישה מוצלחת שהתארכה מעל הצפוי. במקרה כזה יש יתרון לנסיעה עם כרטיס גמיש.

 

  1. העברת הציוד בבטחה

 

ברבים מהאירועים, הכנסים המקצועיים והפגישות עם לקוחות, הפוקוס הוא לא רק על הקשרים האישיים אלא גם על מוצרים וחומרים שיווקיים ואינפורמטיביים. לכן חשוב לוודא שכל הציוד הדרוש יועבר בזמן. כדאי שתבדקו אם ניתן, ואם אתם מעוניינים, לקחת איתכם בטיסה דוגמאות מוצר ופריטים אחרים מסוג זה כתוספת מטען. תוכניות הטבות כמו PartnerPlusBenefit מאפשרות בדרך כלל לממש את הנקודות בשוברים לתוספת מטען. אם אתם צריכים להעביר פריטים כבדים וגדולים, תכננו את המשלוח מבעוד מועד. אפשר למשל, לשלוח את הציוד למלון או ישירות למקום הכנס.

 

הצלחתן של נסיעות העסקים חשובה גם לחברה וגם לעובד, ותכנון נכון ומדוקדק הוא אלמנט חיוני להבטחת חוויית נסיעה רגועה ומוצלחת. פרטים קטנים לכאורה, כמו גישה לטרקלינים, שדרוגים ושוברי Wi-Fi, יתרמו פלאים לנוחות הנסיעה ולהצלחתה – ועם PartnerPlusBenefit הם גם לא בהכרח ישפיעו על התקציב.

פורסם: