Menu Button

תכנון נסיעה עסקית: למצוא את האיזון בין התקציב לשביעות הרצון של העובדים

בעולם העסקים של ימינו, כשנסיעות עסקיות הופכות לתופעה יותר ויותר נפוצה, כדאי מאוד להפקיד את התכנון והניהול שלהן בידי מומחים. ניהול נסיעות עסקים הוא תפקיד שדורש זמן ומאמץ, פשןט משום שיש בו הרבה יותר מרכישת כרטיסי טיסה והזמנת מקומות לינה.

האתגר הגדול ביותר העומד בפני מנהל הנסיעות הוא לספק לעובדים רמת נוחות הולמת תוך עמידה בהנחיות ובדרישות התקציב.

בין תפקידיו של מנהל הנסיעות העסקיות (BTM) נכללים גם:

  • גיבוש כללים לניהול ותכנון נסיעות העסקים, ובכלל זה סטנדרטים של רמות אירוח וטיסה, דיווחי הוצאות וניהול כרטיסי אשראי ארגוניים.
  • פיקוח ומעקב אחרי ההנחיות הנוגעות לנסיעות העסקיות. מנהל הנסיעות אחראי לכך שהעובדים יכבדו הנחיות אלה.
  • מעקב אחרי כל ההוצאות ופיקוח על כך שכל הנסיעות מתנהלות במסגרת התקציב. מנהלי הנסיעות נדרשים גם להפיק דוחות מעקב שוטפים על מנת ליידע את כל הנוגעים בדבר לגבי ההתקדמות והיעדים שהושגו או שיש להשיג.
  • חיפוש פתרונות לצמצום עלויות הנסיעה, זיהוי תחומים שבהם ניתן לחסוך ועמידה בתקני איכות ובמדיניות הארגונית.
  • בחירת סוכנות הנסיעות המתאימה ביותר לצרכי החברה, כזו שיכולה לתת מענה לדרישות הארגון, הן מבחינת איכות והן מבחינת מחיר. וכן ניהול הקשרים עם סוכנות זו ועם ספקים אחרים.
  • ניהול משא ומתן על מחירי מלונות וסקירת תוכניות הנאמנות של חברות התעופה, דוגמת PartnerPlusBenefit.

פעילויות אלה דורשות מיומנויות רבות ושונות, ובכלל זה ניהול משא ומתן, ארגון, ניהול תקציב ויכולת לקיים אינטראקציה עם בעלי עניין חיצוניים ופנימיים.

ברוב המקרים, מנהלי נסיעות הם אנשים מוסמכים, חלקם בעלי תואר בכלכלה או הסמכה גבוהה יותר. לפעמים הם מגיעים ממחלקת הרכש של החברה מכיוון שאז יש להם ניסיון בעריכת חוזים עם ספקים ובביצוע ניתוחי שוק קפדניים.

מנהלי נסיעות מנהלים את כל המידע הנוגע לנסיעות הארגוניות באמצעות תוכנות ותוכניות ספציפיות המייעלות את זרימת המידע, לכן כישורי מחשב בסיסיים ויכולת למידה מהירה של כלים חדשים גם הם חיוניים לדרישות התפקיד.

בנוסף נדרשת יכולת להתעדכן באופן שוטף: מנהל הנסיעות צריך להבין את הדינמיקה של השווקים הרלוונטיים ולנהל תקשורת אפקטיבית עם כל הגורמים הנוגעים בדבר, שכן רק כך יוכל לנצל את ההזדמנויות לייעל את הנסיעות ולהחליט כיצד לעשות שימוש אופטימלי בתקציב המתוכנן.

בין שאר מטלותיו הוא נדרש גם לנתח את ההחזר על ההשקעה בנסיעות העסקיות ולקבוע באיזו מידה משפיעה ההשקעה בפועל על התפוקה והצמיחה העסקית של החברה. לשם כך עליו להבין את מידת שביעות רצונם של הנוסעים מהנסיעה העסקית, מה הם מבקשים להשיג, מה ההשפעה של היקף הנסיעה על הצלחתה ומהן התוצאות שהושגו. ניתוח היבטים אלה מאפשר לו לבחון את אפקט הנסיעה בפועל ולדעת מה צריך לשפר או לשנות לקראת הנסיעה הבאה.

יש לציין כי בעתיד יצטרכו מנהלי הנסיעות לטפל גם בסוגיות של ניידות תחבורתית משולבת, קיימות והשפעות סביבתיות, סוגיות שחשיבותן הולכת ועולה, גם בתחום הנסיעות העסקיות.

פורסם: