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Gestire meglio le spese di viaggio con i pagamenti virtuali

 

I viaggi di lavoro sono in costante aumento e, secondo la Global Business Travel Association, le spese di viaggio toccheranno quota $1.700 miliardi entro il 2022. Decisamente una buona notizia, perché significa che, in questo mondo sempre più virtuale e tecnologico, vedersi di persona viene ancora considerato estremamente importante quando si tratta di incontrare clienti o potenziali tali.

La crescita dei viaggi di lavoro può portare un aumento di oneri per alcuni reparti, ad esempio quelli che si occupano della gestione delle spese.

Vediamo cosa si può fare per organizzare meglio questo aspetto dei viaggi di lavoro.

Spese di viaggio: un fattore critico per le aziende

Persino nel viaggio meglio organizzato possono insorgere complicazioni che mettono a rischio il rispetto del budget assegnato alle spese di viaggio. Man mano che la frequenza dei viaggi aumenta, ci sono sempre più aspetti da tenere sotto controllo e, di conseguenza, c’è un rischio maggiore che qualcosa vada storto, o che le previsioni non vengano rispettate.

Vediamo cosa possono fare le aziende per avere un controllo maggiore sulle spese di viaggio, garantendo sempre il benessere e il comfort dei dipendenti in trasferta.

Compilare una nota spese è un processo poco efficiente?

In molte aziende la prassi prevede che in viaggio i dipendenti usino la propria carta di credito per effettuare tutti i pagamenti e vengano rimborsati successivamente tramite bonifico o in contanti, a seconda della nota spese che compilano. Questa modalità non è sicuramente ottimale, perché comporta una serie di passaggi che dilatano l’intero processo rendendolo inefficiente.

Tanto più oggi, che si parla sempre di più di bleisure, ossia della possibilità di prevedere momenti e giorni di relax durante il viaggio di lavoro, e pertanto può essere difficile tenere meticolosamente sotto controllo tutte le spese.

Questo può diventare un problema, specialmente se il dipendente decide di allungare di qualche giorno il viaggio per visitare la città, facendosi magari raggiungere da familiari e amici. È importante che le spese di viaggio vengano tenute ben distinte dalle spese personali, cosa che si rivela spesso piuttosto complicata.

Nel prossimo paragrafo, una possibile soluzione.

Adottare nuovi strumenti di pagamento

Una gestione efficace ed efficiente si ottiene con l’uso di sistemi di pagamento virtuali. Questi strumenti sono più sicuri e permettono un maggiore controllo da parte dell’azienda. Le carte di credito virtuali consentono di prenotare tutti i servizi di viaggio tramite un unico conto aziendale e di avere una rendicontazione precisa e informazioni aggiornate, anche in tempo reale, sulle spese.

In questo modo si ha un migliore controllo del budget, semplificando nel contempo la vita del viaggiatore, che non deve più sprecare tempo a compilare lunghe note spese. Non va sottovalutato il fatto che, in questo modo, l’azienda non dovrà più chiedere al dipendente di usare i propri fondi per anticipare le spese di viaggio, per poi trovarsi in debito nei suoi confronti.

Talvolta questa soluzione non incontra il gradimento delle piccole e medie imprese, perché viene percepita come rischiosa.

Tuttavia il vantaggio è che, rimborsando il dipendente dopo il viaggio, l’azienda non ha molte opzioni o margini d’intervento, poiché le transazioni sono già avvenute Utilizzando invece un sistema virtuale con un conto limitato che può essere sbloccato soltanto dal travel manager o dal responsabile amministrativo, ad esempio, la valutazione e la decisione avvengono prima che la transazione abbia luogo.

C’è ancora una certa esitazione da parte dell’azienda a modificare il vecchio sistema dei rimborsi, spesso perché gli imprenditori sono troppo impegnati e non hanno tempo di passare a un nuovo sistema, anche tenendo conto dell’impatto che può avere una volta adottato. Prima o poi ci si rende conto che è la gestione superata delle spese di viaggio a far sprecare tempo, risorse e denaro, quindi perché non adottare fin da subito una politica improntata all’efficienza?

Oltre ai pagamenti virtuali, ci sono altri modi efficaci di ottimizzare le spese di viaggio e non sforare il budget, tra cui iscrivere l’azienda a un programma di fidelizzazione, come ad esempio PartnerPlusBenefit.

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