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Le regole del galateo per i viaggi di lavoro

Quando si è in viaggio per lavoro, tra le problematiche relative alla logistica e quell’importante presentazione che ci attende, è facile che le regole del galateo passino in secondo piano. Talvolta, però, affinare le proprie capacità di relazione può fare la differenza tra chiudere un’importante trattativa e tornare a casa a mani vuote. Abbiamo raccolto alcuni piccoli ma utili consigli pratici in una sorta di «galateo» per i viaggi di lavoro.

Abbattere la barriera linguistica

All’estero si tende a dare per scontato l’uso dell’inglese come lingua franca, invece di provare a cimentarsi almeno un po’ con la lingua del posto. È invece consigliabile imparare qualche parola e formula di cortesia nella lingua del paese che si sta visitando. Non c’è bisogno di andare in giro tutto il tempo con un enorme dizionario: già un’app come ad esempio Duolingo può insegnare in breve tempo un sorprendente numero di frasi utili. È un segno di attenzione, e la maggior parte delle persone ci sarà grata per esserci impegnati anche se la nostra pronuncia è terribile. Alle persone che non parlano inglese si risparmierà così l’imbarazzo di scambiare faticosamente convenevoli con noi.

Attenzione alle usanze locali

In alcuni paesi mediterranei la cultura aziendale è meno rigida, e presentarsi in leggero ritardo a una riunione informale di lavoro è considerato accettabile. Benché ovunque sia inappropriato arrivare dopo il proprio anfitrione, è bene essere consapevoli di questo atteggiamento più rilassato, in modo da non restare troppo sorpresi se il rispetto dell’orario non è una priorità assoluta. D’altro canto, in paesi come ad esempio la Germania e il Giappone, la cultura aziendale è molto formale: tutti si attendono che si arrivi per tempo e ci si presenti formalmente. In culture profondamente religiose potrebbe essere inappropriato consumare alcool a un pranzo o una cena di lavoro. Documentandosi sugli usi e sulle formule di saluto locali prima dell’arrivo si evita di commettere passi falsi che potrebbero ripercuotersi sui propri rapporti d’affari.

Al bando le lamentele

Benché si possa essere tentati di lamentarsi del tempo, dei servizi o dei trasporti per avere un argomento di conversazione, nei viaggi di lavoro ciò andrebbe evitato con cura. La maggior parte delle persone non reagisce bene ai commenti negativi sul proprio paese, anche se li condivide. Diventiamo tutti un po’ suscettibili quando le persone sottolineano i difetti che hanno riscontrato nel nostro paese, per cui è meglio rispettare questa sensibilità quando ci si trova all’estero. È preferibile riservare i commenti sugli eventuali problemi per la propria famiglia e gli amici a casa, restando sempre rigorosamente professionali in viaggio.

Piccoli omaggi

In alcuni paesi è considerata una forma di cortesia fare un piccolo dono a chi ci ospita, anche in un contesto aziendale. Questo avviene specialmente in Cina, dove il destinatario deve rifiutare l’omaggio tre volte prima di accettarlo, in modo da non apparire avido. Se durante la visita ci viene offerto un dono, dovremo comportaci allo stesso modo. Anche in culture in cui questa non è prassi consolidata, un piccolo omaggio dal proprio paese di provenienza viene di solito apprezzato, e può essere molto utile per rompere il ghiaccio. Nella scelta del dono è importante tenere conto delle superstizioni locali, per non trovarsi a regalare qualcosa che in quel paese abbia un significato o connotazioni negative.

Controllare e ricontrollare

Quando si viaggia sono così tante le cose che possono andare storte che conviene essere pronti per qualsiasi eventualità. Non bisogna semplicemente dare per scontato che sarà possibile trovare un taxi che ci porti in hotel a qualunque ora si atterri, perché nei paesi meno serviti ci si potrebbe trovare bloccati in aeroporto. Anche se si ha un assistente, è sempre meglio verificare in prima persona ogni aspetto della logistica e dell’itinerario del viaggio. Se qualcosa non dovesse andare per il verso giusto, questo aiuterà a fare un piano d’azione per risolvere il problema in modo rapido ed efficiente. Aggiungere un po’ di tempo in più alla propria tabella di marcia per tenere conto dei ritardi può risultare fondamentale, specialmente se si visita un paese in cui la puntualità è molto apprezzata.

Conversare è un’arte

Il networking è uno degli strumenti più potenti nel mondo degli affari internazionali, e saper conversare del più e del meno è fondamentale per concludere buoni accordi. Senza forzare le cose, al momento giusto anche due chiacchiere sul tempo possono aiutare a stabilire un contatto con qualcuno. Vanno evitati i commenti negativi o le lamentele, anche se i propri interlocutori concordano, ma è bene tenere pronto qualche argomento interessante da introdurre. Lasciare intravedere il proprio charme e la propria personalità può essere un ottimo modo per farsi ricordare da figure importanti, e persino per fare amicizie che dureranno una vita.

In tutti i viaggi di lavoro vale sempre la pena compiere un piccolo sforzo in più per imparare gli usi locali ed essere certi di conoscere le regole del galateo. Al ritorno, avere impressionato favorevolmente gli interlocutori con il proprio comportamento può fare la differenza tra dover gestire l’insoddisfazione del capo ed entrare nelle sue grazie.

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