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Organizzare viaggi di lavoro: il giusto equilibrio tra budget e soddisfazione dei dipendenti

Nell’attuale mondo degli affari, viaggiare per lavoro è sempre più comune. È quindi utile affidare l’organizzazione delle trasferte a mani esperte. La gestione dei viaggi d’affari richiede tempo e impegno, perché non ci si deve limitare ad acquistare biglietti aerei e prenotare hotel.

 

La sfida più impegnativa per il Travel Manager è quella di garantire ai dipendenti un livello adeguato di comfort nel rispetto delle politiche e dei budget aziendali.

 

Il ruolo del Business Travel Manager (BTM):

 

  • creare regole per l’organizzazione delle trasferte aziendali che includano standard per le classi degli alloggi e dei voli, oltre alla rendicontazione delle spese e alla gestione delle carte di credito aziendali
  • monitorare le linee guida per i viaggi aziendali; è responsabilità del BTM garantirne il rispetto da parte dei dipendenti
  • monitorare le spese e assicurarsi che tutti i viaggi rientrino nel budget; in generale, i BTM devono anche produrre rendiconti periodici in modo che tutti siano informati dei progressi fatti o da fare e degli obiettivi da raggiungere
  • cercare soluzioni per ridurre le spese per i viaggi, individuare aree di possibili risparmi e rispettare standard qualitativi e politiche aziendali
  • scegliere l’agenzia di viaggi che meglio soddisfa le esigenze dell’azienda ed è in grado di rispondere alle sue richieste in termini sia di qualità che di costi; tenere i rapporti con questa agenzia e con altri fornitori
  • negoziare i prezzi con gli hotel e valutare l’adesione ai programmi di fidelizzazione offerti dalle compagnia aeree, come ad esempio PartnerPlusBenefit.

 

Per svolgere tutte queste attività sono richieste svariate competenze tra cui quella di negoziazione, organizzazione e gestione del budget, oltre alla capacità di interagire con i vari interlocutori interni ed esterni dell’azienda.

Nella maggior parte dei casi i Travel Manager sono persone qualificate, alcune con una laurea in economia o un’ulteriore specializzazione. Talvolta i Business Travel Manager possono provenire anche dall’ufficio acquisti dell’azienda, perché hanno esperienza di stipulazione di contratti con i fornitori e sono in grado di svolgere accurate indagini di mercato.

 

I Travel Manager gestiscono tutti di dati dell’azienda relativi ai viaggi utilizzando software e programmi specifici che automatizzano il flusso di informazioni. Sono pertanto essenziali conoscenze informatiche di base e la capacità di imparare rapidamente come utilizzare nuovi strumenti.

Tenersi costantemente aggiornati è fondamentale per lavorare in questa professione: il Travel Management deve essere sempre in grado di comprendere le dinamiche dei mercati di riferimento e occuparsi della comunicazione. È l’unico modo in cui può cogliere veramente le opportunità che si presentano e decidere come utilizzare al meglio il budget assegnato.

 

Il ruolo del Travel Management è anche quello di analizzare il ROI (ritorno sull’investimento) del viaggio d’affari e stabilire in quale misura l’investimento abbia effettivamente influito sulla produttività e sugli affari dell’azienda. Deve pertanto capire la soddisfazione dei viaggiatori, la loro motivazione, l’impatto che l’impegno richiesto dalla trasferta avrà sul suo successo e sui risultati ottenuti. Analizzando questi aspetti può verificare l’effettiva riuscita del viaggio e scoprire cosa va migliorato o modificato per quelli successivi.

Va sottolineato che in futuro i Travel Manager dovranno probabilmente affrontare questioni di mobilità integrata, sostenibilità e impatto ambientale, aspetti che stanno diventando sempre più importanti anche nel settore dei viaggi di lavoro.

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