Menu Button

Efektywne planowanie podróży biznesowych

Targi, konferencje, spotkania z klientami, podpisywanie kontraktów – istnieje wiele dobrych powodów, aby udać się w podróż biznesową. A wyjazdy te są przeważnie niezwykle ważne dla rozwoju firmy. Nie oznacza to jednak, że ich zorganizowanie powinno zająć więcej czasu i uwagi niż jest to konieczne.

W zależności od wielkości firmy, oprócz swoich codziennych zadań, to administratorzy lub sami właściciele zajmują się organizacją podróży biznesowych dla pracowników. Zarządzanie podróżami jest wymagającym i pracochłonnym zajęciem. Rezerwacja biletów lotniczych, noclegu oraz transportu do miejsca docelowego to tylko niektóre aspekty, o których należy pamiętać. Na przykład, w planowanym budżecie dodatkowo należy umieścić wydatki na jedzenie. Oto kilka wskazówek, aby przyspieszyć i uprościć proces organizacji, nie tracąc przy tym z oczu ważnych kwestii.

 

1. Ustal budżet

Na początku planowania określ maksymalną kwotę, którą chcesz wydać na podróż biznesową. Upewnij się, że jest to realistyczny budżet oparty na przelotach, zakwaterowaniu i transporcie. Nie zapomnij również uwzględnić szacunkowych kosztów obiadu i kolacji. Da to ogólny obraz wydatków. Posiadając te dane możesz dobrze zaplanować i zoptymalizować indywidualne kwestie.

 

2. Kup bilet lotniczy z wyprzedzeniem

Cena biletu to tylko jeden z kosztów, który wpływa na wydatki. Jeśli będziesz zbyt długo zwlekać z zakupem biletów, istnieje większe prawdopodobieństwo, że taryfy wzrosną, a budżet będzie wymagał korekty. Wczesna rezerwacja zapewnia również szerokie możliwości wyboru miejsca oraz klasy podróży, które najbardziej Ci odpowiadają. Dodatkowa rada: podczas planowania i rezerwacji biletów, warto rozważyć bezpłatne programy premiowe, takie jak PartnerPlusBenefit. Możesz z nich skorzystać wymieniając zebrane punkty, aby uzyskać podwyższenie klasy podróży lub inne usługi. A taki upgrade znacząco poprawia komfort podróży. W innym wypadku zasada brzmi: wczesna rezerwacja, późny upgrade.

 

3. Zarezerwuj hotel jak najwcześniej

Również nocleg powinieneś zorganizować tak wcześnie, jak to możliwe – szczególnie jeśli podróż ma obejmować ważne konferencje lub duże targi. Jeżeli zbyt długo będziesz czekał z rezerwacją hotelu, najlepsze miejsca oraz pokoje zostaną już zarezerwowane, a Ty będziesz musiał zadowolić się daleko położonym hotelem. Z drugiej strony, hotele położone poza centrum są często tańsze, dzięki czemu można zaoszczędzić pieniądze. Przed rezerwacją, sprawdź również koszty lokalnego transportu publicznego. Stosunek kosztów do korzyści nie zawsze wychodzi na plus, a hotel w pobliżu miejsca spotkania może często pomóc Ci rozpocząć dzień bardziej zrelaksowanym.

 

4. Przygotuj się na nieprzewidziane sytuacje

Nawet podczas świetnie zorganizowanej podróży, mogą pojawić się nieprzewidziane zdarzenia. W takich przypadkach zawsze dobrze jest posiadać plan awaryjny. Na przykład, możliwość wizyty w saloniku w przypadku opóźnień rejsu jest bardzo przydatna. Czas spędzony w wygodnym i spokojnym otoczeniu można dobrze wykorzystać. Istnieją również pozytywne nieprzewidziane wydarzenia, takie jak przedłużenie owocnego spotkania. Tutaj zaletą jest podróżowanie z elastycznym biletem.

 

5. Bezpieczny transport sprzętu

Na wielu wydarzeniach, targach lub spotkaniach z klientami nacisk kładzie się nie tylko na kontakt osobisty, ale także na prezentację produktów i materiałów informacyjnych. Upewnij się, że cały niezbędny sprzęt zostanie dostarczony na czas. Zastanów się, czy możesz i chcesz sam przewozić próbki i podobne przedmioty – na przykład jako nadbagaż. Dzięki programom premiowym, takim jak PartnerPlusBenefit, zwykle możesz wymienić swoje punkty na vouchery na nadbagaż. Jeśli musisz przewieźć ciężkie i nieporęczne przedmioty, zaplanuj i zarezerwuj transport z właściwym wyprzedzeniem. Zamów dostarczenie sprzętu na przykład do hotelu lub bezpośrednio do miejsca konferencji.

 

Podróże biznesowe są ważne zarówno dla firmy, jak i dla poszczególnych pracowników. Jednak dobre i spójne planowanie oraz bezstresowa podróż są wyjątkowo ważne. Dostęp do saloników, upgrade oraz vouchery na Wi-Fi to małe udogodnienia, które mogą pozytywnie wpłynąć na sukces podróży – a z PartnerPlusBenefit nie muszą wpływać znacząco na budżet.

Dane z dnia: