Menu Button

Lepiej zarządzaj kosztami podróży dzięki wirtualnym płatnościom

Ilość podróży służbowych stale rośnie, a według Global Business Travel Association, koszty podróży sięgną 1,7 bln USD do 2022 r. Jest to zdecydowanie dobra wiadomość, ponieważ oznacza, że w coraz bardziej wirtualnym i technologicznym świecie wciąż przywiązuje się dużą wagę do spotkania twarzą w twarz z klientami lub potencjalnymi klientami.

Wzrost liczby podróży służbowych może prowadzić do zwiększenia obciążenia niektórych działów, które zajmują się na przykład zarządzaniem wydatkami.

Zobaczmy, co możemy zrobić, aby lepiej zorganizować ten aspekt podróży służbowych.

Koszty podróży: punkt krytyczny dla firm

Nawet przy najlepiej zorganizowanej podróży mogą pojawić się pewne komplikacje, zagrażające planowaniu budżetu przeznaczonego na koszty podróży. Wraz ze wzrostem częstotliwości podróży coraz więcej aspektów wymaga kontroli, w wyniku czego istnieje większe ryzyko, że coś pójdzie nie tak lub nie będzie zgodne z prognozami.

Zobaczmy, co firmy mogą zrobić, aby mieć większą kontrolę nad kosztami podróży, zawsze zapewniając dobre samopoczucie i komfort podróżującym pracownikom.

Czy wypełnianie raportu wydatków jest nieefektywnym procesem?

W wielu firmach praktyka podróżowania polega na tym, że pracownicy wykorzystują swoją osobistą kartę kredytową do dokonywania wszystkich płatności, a następnie otrzymują zwrot pieniędzy w późniejszym terminie przelewem bankowym lub gotówką, w zależności od wypełnionego przez siebie raportu wydatków. Ten tryb z pewnością nie jest najlepszy, ponieważ obejmuje szereg kroków, które wydłużają cały proces i powodują, że jest on nieefektywny.

Tym bardziej dzisiaj, gdy coraz bardziej widoczny jest trend bleisure, czyli możliwość dołączenia chwil, a nawet dni relaksu do czasu podróży służbowej, a zatem może być trudno zachować skrupulatną kontrolę nad wszystkimi wydatkami.

Może to stanowić problem, zwłaszcza jeśli pracownik zdecyduje się przedłużyć podróż na kilka dni, aby zwiedzić dokładnie miejsce docelowe podróży służbowej, być może pozwalając rodzinie i przyjaciołom dołączyć do niego. Ważne jest, aby koszty podróży były dobrze oddzielone od wydatków osobistych, co często jest dość skomplikowane.

W następnym akapicie możliwe rozwiązanie.

Zintegruj nowe instrumenty płatnicze

Efektywne i wydajne zarządzanie osiągane jest dzięki wykorzystaniu wirtualnych systemów płatności. Narzędzia te są bezpieczniejsze i umożliwiają większą kontrolę firmy. Wirtualne karty kredytowe umożliwiają rezerwowanie wszystkich usług turystycznych za pośrednictwem jednego konta firmowego i posiadanie - nawet w czasie rzeczywistym - dokładnych raportów i informacji o wydatkach.

Pozwala to na lepszą kontrolę nad budżetem, ale także ułatwia aktywność podróżnika, który nie będzie musiał tracić czasu na wypełnianie długich raportów wydatków. Nie należy lekceważyć faktu, że w ten sposób firma nie będzie już musiała prosić pracownika o korzystanie z własnych funduszy na opłacenie kosztów podróży, aby następnie znaleźć się w stanie zadłużenia wobec niego.

Czasami to rozwiązanie nie jest zbyt atrakcyjne dla małych i średnich przedsiębiorstw, ponieważ jest również postrzegane jako ryzyko.

Jednak zaletą jest to, że zwracając pracownikowi poniesione koszty po podróży, firma nie ma wielu opcji, ponieważ transakcje już miały miejsce. Natomiast korzystanie z wirtualnego systemu z ograniczonym kontem, które może zostać odblokowane tylko przez menedżera podróży lub administratora, daje możliwość przeniesienia decyzji co do wysokości wydatków na czas przed transakcją.

Część firm wciąż się waha, czy zmienić stary system zwrotu wydatków, często dlatego, że przedsiębiorcy są zbyt zajęci i nie mają czasu na wprowadzenie nowego systemu. Prędzej czy później jednak zdają sobie sprawę, że jest to przestarzały sposób zarządzania wydatkami na podróże, który prowadzi do straty czasu, zasobów i funduszy, dlaczego by więc od razu nie przyjąć polityki zorientowanej na wydajność?

Oprócz płatności wirtualnych istnieją inne skuteczne sposoby optymalizacji kosztów podróży i nie przekraczania budżetu, takie jak rejestrowanie firmy w programie lojalnościowym, takim jak PartnerPlusBenefit.

Dane z dnia: