Menu Button

Organizowanie podróży biznesowych: równoważenie budżetu i satysfakcji pracownika

W dzisiejszym świecie biznesu, podróże biznesowe stają się coraz bardziej popularne. Dlatego pozostawienie organizacji podróży biznesowych ekspertom przynosi wiele korzyści. Zarządzanie podróżami biznesowymi wymaga czasu i wysiłku, ponieważ jest to coś więcej niż kupienie biletu lotniczego i zarezerwowanie pokoju hotelowego.

 

Największym wyzwaniem dla travel managera jest zapewnienie pracownikom odpowiedniego poziomu komfortu przy stosowaniu się do wytycznych i budżetu firmy.

 

Rola Business Travel Manager (BTM):

 

  • Tworzenie zasad organizacji podróży służbowych, zawierających standard zakwaterowania oraz klasy podróży lotniczych, jak również sposób raportowania wydatków i korzystania z firmowej karty kredytowej.
  • Monitorowanie zgodności podróży z wytycznymi dotyczącymi podróży służbowych. BTM jest odpowiedzialny za stosowanie się pracowników do wytycznych.
  • Monitorowanie wszystkich wydatków i zapewnienie, że podróż mieści się w budżecie. Ogólnie, BTM musi również przedstawiać regularne raporty, aby wszyscy byli poinformowani o dokonanym lub przewidywanym postępie oraz o celach do osiągnięcia.
  • Poszukiwanie rozwiązań dążących do zmniejszenia kosztów podróży oraz znalezienie obszarów, w których można zaoszczędzić przy stosowaniu się do standardów jakości i zasad firmy.
  • Wybór biura podróży, które najlepiej odpowiada potrzebom firmy i jest w stanie zapewnić oferty na odpowiednim poziomie, zarówno pod względem jakości, jak i kosztów. Utrzymywanie relacji z biurem podróży i innymi dostawcami.
  • Negocjowanie cen z hotelami oraz sprawdzanie zalet programów premiowych linii lotniczych takich jak PartnerPlusBenefit.

 

Aby wykonać te wszystkie czynności, wymaganych jest wiele różnych umiejętności, w tym przeprowadzanie negocjacji, organizacja, zarządzanie budżetem i zdolność do interakcji z różnymi zewnętrznymi i wewnętrznymi kontrahentami firmy.

W większości przypadków, travel manager to wykwalifikowana osoba, często posiadająca dyplom z ekonomii lub wyższe kwalifikacje. Czasami travel manager może również wywodzić się działu zakupów firmy, ponieważ posiada wtedy doświadczenie w zawieraniu umów z dostawcami i przeprowadzaniu dokładnych analiz rynkowych.

 

Travel manager zajmuje się zarządzaniem wszystkimi danymi firmy dotyczącymi podróży za pomocą specjalnego oprogramowania i programów, które automatyzują przepływ informacji. Z tego względu podstawowa znajomość komputera oraz zdolność szybkiego uczenia się nowych narzędzi jest niezbędna.

Ciągłe bycie na bieżąco jest niezbędne do pracy w tym zawodzie: travel managerowie muszą zawsze rozumieć dynamikę rynków referencyjnych i angażować się w komunikację. Jest to jedyny sposób, w jaki travel manager może faktycznie skorzystać z przedstawionych okazji i zdecydować, jak najlepiej wykorzystać zaplanowany budżet.

 

Rolą travel managera jest także analiza ROI (zwrotu z inwestycji) podróży biznesowej i określenie, w jakim stopniu inwestycja faktycznie wpłynęła na produktywność i działalność firmy. Musi zatem rozumieć zadowolenie podróżnych, ich motywację, wpływ intensywności podróży na sukces i osiągnięte wyniki. Analizując te aspekty, może zweryfikować faktyczny sukces podróży i dowiedzieć się, co należy poprawić lub zmienić w przyszłości.

Należy podkreślić, że travel managerowie będą w przyszłości prawdopodobnie również musieli zajmować się kwestiami zintegrowanej mobilności, zrównoważonego rozwoju i wpływem na środowisko – zagadnieniami, które stają się coraz ważniejsze, także w dziedzinie podróży biznesowych.

Dane z dnia: