Menu Button

Znaczenie wytycznych w planowaniu podróży dla firm

Satysfakcja pracownika podczas podróży biznesowych powinna stanowić jeden z głównych celów planowania podróży. Fakt, że podróżny wraca do biura szczęśliwy i zadowolony będzie miało również pozytywny wpływ na osiągnięcie celów biznesowych. Oczywiste jest, że wyniki pracy zawsze stanowią główny priorytet.

Koordynacją wszystkich elementów podróży zajmują się często wewnętrzne biura podróży z odpowiednimi specjalistami. Może to być również zadanie wykonywane przez asystentów kadry menadżerskiej. 

Celem zarządzania podróżami powinno być taka organizacja, aby podróż pracowników była jak najbardziej przyjemna, tak by mogli osiągnąć najlepsze wyniki na miejscu – przy jednoczesnym stałym monitorowaniu kosztów podróży.

Bez względu na to, kto jest odpowiedzialny za rezerwację przelotów, zakwaterowania i transportu na miejscu, bez jasno określonych wytycznych dotyczących podróży, zarządzanie wszystkimi kosztami podróży biznesowych - od posiłków i ubezpieczenia, po przedłużenie podróży w celach prywatnych - może być skomplikowane.

Zaletą jasnych i zrozumiałych wytycznych jest to, że wszystkie te aspekty są określone z góry, a podróżny dokładnie wie, w jaki sposób obsługiwane są zwroty poniesionych wydatków.

Wewnętrzne wytyczne są wyjątkowo ważne w fazie planowania podróży:

 

- zapewniają zarządzającym podróżami systematyczny monitoring całego procesu

- informują pracowników, które wydatki mogą zostać zwrócone oraz o procedurze zarządzania roszczeniami z tytułu wydatków

- optymalizują koszty dzięki zestawowi standardów oraz ustanowieniu górnych limitów, do których pracownik musi się stosować

- oferują większą ochronę dzięki jasnym procedurom i wytycznym bezpieczeństwa

 

Szczegóły wytycznych podróży mogą się różnić w zależności od celów, wielkości firmy i budżetu. Niemniej jednak istnieją kluczowe elementy, które zapewnią efektywność pracowników. Obejmują one:

 

1. Wydatki przewidziane przez firmę

Są to wydatki, które są zwracane pracownikowi po podróży lub rozliczane za pomocą firmowej karty. Wszystkie ograniczenia i wytyczne dotyczące rezerwacji muszą być jasno zdefiniowane.

 

2. Wydatki, których firma nie pokrywa

Dobre wytyczne podróży jasno określają usługi, za które firma nie zwraca kosztów.

 

3. Instrukcje uzupełniania raportów wydatków oraz procedur zwrotów

Korzystanie z firmowej karty kredytowej stanowi praktyczne i bezpieczne rozwiązanie zarówno dla firmy, jak i dla pracownika. Jednak w wielu wypadkach wciąż jest ważne zachowanie paragonów oraz faktur, aby po powrocie z podróży wypełnić raport wydatków. Ta część wytycznych powinna precyzyjnie określać wymagane dokumenty. Powinna informować jak szybko i kiedy należy je przekazać oraz kiedy pracownik otrzyma zwrot. Powinna również zawierać dane kontaktowe osoby, która odpowiada w firmie za ten aspekt. Dzięki firmowej karcie pracownicy nie muszą pobierać zaliczek, ani wypełniać formularzy. Dodatkowo, firma posiada większą kontrolę jeśli chodzi o trzymanie się limitów budżetowych.

 

4. Instrukcje bezpieczeństwa

Podczas podróży biznesowych ważne jest zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa. Aby tego dokonać, ważne jest posiadanie jasnych procedur na wypadek sytuacji awaryjnych lub nieprzewidzianych zdarzeń. Wykupienie ubezpieczenia jest z pewnością cenną pomocą, ale biuro podróży obsługujące firmę powinno być zawsze informowane o ruchach podróżnych, szczegółach ich zakwaterowania oraz kontaktach na miejscu.

Dane z dnia: