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Diretrizes de viagem: segurança no planeamento de viagens

A satisfação dos colaboradores durante as viagens de negócios deve ser um dos principais objetivos do gestor de viagens. O facto do viajante chegar bem-disposto ao escritório terá também um efeito positivo no cumprimento de objetivos empresariais. É evidente que os resultados são sempre o principal foco.

De modo a coordenar todos os elementos da viagem, são muitas vezes utilizadas agências de viagem in-house com especialistas adequados. Porém, esta tarefa fica muitas vezes a cargo dos gestores adjuntos.

A gestão de viagens deve ter como propósito tornar a viagem dos colaboradores o mais agradável possível para que possam obter os melhores resultados no terreno.

Independentemente de quem seja o responsável pela reserva de voos, alojamento e transporte no local, sem diretrizes de viagem claramente definidas, pode tornar-se complicado gerir todos os custos associados às viagens de negócios, desde refeições e seguros a extensões de viagem para efeitos pessoais.

A vantagem de diretrizes de viagem claras e transparentes é que todos estes aspetos são definidos à priori e o colaborador sabe exatamente de que forma são tratados os reembolsos.

As diretrizes internas são especialmente importantes na fase de planeamento da viagem:

 

- Fornecem uma perspetiva sistemática de todo o processo à equipa de gestão de viagens.

- Informam os colaboradores sobre quais os custos passíveis de serem reembolsados e sobre o procedimento de gestão dos pedidos de reembolsos.

- Otimizam os custos graças a um conjunto de protocolos e ao estabelecimento de limites máximos que o colaborador deve respeitar.

- Oferecem mais proteção através de procedimentos e diretrizes de segurança.

 

Os pormenores das diretrizes de viagem podem variar consoante os objetivos, a dimensão da empresa e o orçamento. No entanto, existem alguns elementos essenciais para garantir a sua eficácia. Estes incluem:

 

1. Custos previstos pela sua empresa

Estes são os custos devolvidos ao colaborador depois da viagem ou regularizados pelo cartão de empresa. As restrições e diretrizes para as reservas devem ser claramente definidas.

 

2. Custos não cobertos pela empresa

Uma boa diretriz de viagem especifica que serviços estão excluídos de reembolso pela empresa.

 

3. Instruções para completar o relatório de despesas e os procedimentos de reembolso

A utilização de um cartão de crédito corporativo é uma solução prática e segura tanto para a empresa como para os colaboradores. Contudo, em muitos casos continua a ser necessário guardar todos os recibos e faturas para preencher o relatório de despesas após o regresso a casa. Esta secção das diretrizes deve especificar os documentos necessários. Deve referir quão rapidamente e quando devem ser entregues, bem como quando deverão ser reembolsados. Deve incluir as informações de contacto da pessoa relevante dentro da empresa. Com um cartão de empresa, os colaboradores não precisam de adiantar pagamentos ou preencher formulários. Adicionalmente, a empresa tem mais controlo no que respeita ao cumprimento de limites orçamentais.

 

4. Instruções de segurança

É essencial garantir a segurança dos colaboradores nas viagens de negócios. Para o efeito, é importante que existam procedimentos claros no caso de emergências ou imprevistos. Contar com o seguro é certamente uma ajuda valiosa, mas a agência de viagens deve sempre estar a par das deslocações dos colaboradores, dos pormenores de alojamento e dos seus contactos no terreno.

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