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Fatores para uma viagem de negócios bem sucedida

A gestão de viagens é indispensável, sobretudo em empresas de maior dimensão: assegura fluidez, monitoriza custos e orçamentos e, em última análise e através de bom planeamento, garante o bem-estar do viajante.

O foco deve incidir na satisfação do colaborador em viagem. A gestão de viagens tem várias opções à disposição que podem tornar uma viagem mais agradável para o colaborador:

 

- Descobrir sítios novos

- Viajar em Business ou First Class

- Ficar num hotel com muitas comodidades

- Alargar a viagem de negócios para incluir férias pessoais

- Ter mais autonomia ao efetuar reservas

 

Nem sempre é fácil para os gestores de viagens conciliar os pedidos dos colaboradores com os limites orçamentais definidos pela empresa. Recorrendo a alguns truques, porém, torna-se possível satisfazer as necessidades dos colaboradores.

Tire partido das vantagens oferecidas pela Internet

Seja num computador ou num smartphone com ligação à Internet, com as suas muitas aplicações úteis, as tecnologias digitais permitem melhorar significativamente a gestão e o planeamento de viagens – e dessa forma ir ao encontro das necessidades dos colaboradores no estrangeiro.

Consequentemente, os portais de reserva online têm-se tornado cada vez mais completos, com avaliações e opiniões interessantes de outros viajantes de negócios. Estas opiniões são muitas vezes uma fonte de informação crucial e muito úteis para avaliar as opções locais de alojamento e de restaurantes – sem que tenha de os testar você mesmo.

Contudo, não devemos ser excessivamente influenciados por avaliações negativas. Em vez disso, devemos formular a nossa opinião com bom senso e no respetivo contexto.

Além disso, existem aplicações que lhe fornecem acesso em tempo real a informações sobre o seu voo, check-in, bem como hotéis e transferências, para que possa manter-se sempre informado sobre alterações ao seu itinerário.

Fale mais com os seus colegas

Uma comunicação eficaz entre a empresa e os colaboradores em viagem facilita e melhora a gestão de viagens. Contudo, para que isso aconteça, é necessário que os gestores de viagens e o colaborador comuniquem. Os questionários online ou e-mails nem sempre são a forma mais eficaz de obter a informação mais recente sobre o mundo das viagens. As conversas pessoais ou pedidos de testemunhos são melhores – sobretudo com passageiros frequentes. Como autênticos peritos em viagens de negócios, dão-lhe informação privilegiada para a sua gestão de viagens. Além disso, vai sentir-se ouvido e bastante mais envolvido. O que, por sua vez, aumentará a sua vontade de participar na otimização da gestão de viagens.

Incorpore algumas viagens de lazer nas diretrizes de viagem

Dê aos seus colaboradores a oportunidade de alargar a sua viagem para aproveitar algum tempo livre. Esta medida aumenta bastante a satisfação e pode também ter um efeito positivo nas despesas de viagem. Nesta situação, ambas as partes beneficiam desde que tudo seja cuidadosamente organizado.

Todos os aspetos deste tipo de viagem devem ser incluídos nas diretrizes – sobretudo os custos que serão suportados pela empresa e custos adicionais incorridos. Isto evitará mal-entendidos desde logo.

Por exemplo, as diretrizes de algumas empresa permitem ao colaborador tirar um dia livre depois de um voo longo, sobretudo se se tratar de um voo noturno. Isto porque um colaborador cansado ou exausto não tem a capacidade de trabalhar de forma satisfatória – por isso um dia livre é também uma vantagem para as duas partes.

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