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Gestão de viagens: como agir em situações críticas

A gestão de viagens de negócios é uma estrutura organizacional que pode funcionar internamente a nível corporativo ou em agências externas. O seu papel, especializado na gestão de viagens de negócios, é fundamental na determinação de indicadores de desempenho (KPIs) e orçamentos dedicados, bem como na adoção de serviços dedicados ao passageiro em negócios.

Além disso, o gestor de viagens distingue-se pela determinação e firmeza com que enfrenta acontecimentos inesperados e situações críticas. Este será o tema do artigo de hoje.

H1 - Como gerir situações críticas? O modus operandi da gestão de viagens

Uma atitude proativa, analítica e racional é sem dúvida o fator determinante de uma gestão eficaz de situações críticas. Ainda que um planeamento meticuloso e detalhado das viagens de negócios reduza significativamente a probabilidade de problemas durante a viagem, é impossível evitar a ocorrência de imprevistos. Mau tempo, o atraso ou cancelamento de um voo, a doença ou ausência de um colaborador numa reunião importante são algumas das situações que podem comprometer a tranquilidade dos passageiros empresariais em viagem.

A gestão de viagens é uma estrutura que pretende gerir e orçamentar uma série de variáveis. Para além da definição do orçamento atribuído a estas atividades, da monitorização dos objetivos pré-estabelecidos e alcançados pela empresa e dos serviços oferecidos aos passageiros em negócios, esta ferramenta é capaz de lidar com a resolução de situações imprevistas de forma eficiente.

É evidente que uma atitude positiva e proativa é fundamental para alguém com este papel de gestão, que deve ser capaz de fazer uma análise objetiva de factos, soluções e consequências. Como pode ser feito? Há uma série de considerações que devem ser analisadas:

1) Alinhar a empresa e o passageiro em negócios no que toca ao progresso das atividades

Este é um método ideal de gestão de procedimentos, independentemente da ocorrência de problemas ou situações críticas. Informar os colaboradores sobre custos e procedimentos assegura um alinhamento a vários níveis por um lado, e, por outro, garante a tomada de conhecimento preliminar de elementos que, se geridos de forma autónoma, limitarão mal-entendidos.

2) Estar ciente da importância de medidas de contingência

O gestor de viagens está familiarizado com o impacto que os imprevistos têm na organização e nos colaboradores envolvidos. Por esta razão, a tendência da organização estrutural é de analisar prontamente as condições da viagem de negócios e como as mesmas se refletem nos objetivos da empresa, a fim de conhecer em profundidade o impacto dos problemas sobre as atividades em curso e sobre o respetivo passageiro de negócios.

3) Adotar uma estratégia de comunicação eficaz

Não só é benéfico para a gestão de viagens, como também para a própria imagem da empresa. A comunicação corporativa apoia a organização e cria relações duradouras e transparentes, para as quais a confiança e a clareza servem de base. Os compromissos diários exigem informação e alinhamento, fundamentais para o desempenho eficiente das responsabilidades e deveres. Por isso, é fácil compreender a importância de uma estratégia de comunicação estruturada na resolução dos problemas que surgem.

4) Ser proativo

Tal como foi mencionado anteriormente, um planeamento escrupuloso de todos os detalhes da viagem reduz a probabilidade de imprevistos. Além disso, essa mesma abordagem positiva e racional dos problemas pode também inverter totalmente uma situação, resolvendo-a mais cedo do que o esperado e com o menor impacto possível. Uma atitude proativa previne acontecimentos e respetivas consequências, prevê possíveis problemas e compara-os com outros semelhantes na empresa numa base regular.

No artigo de hoje, abordámos um aspeto secundário do papel da gestão de viagens. Para além da sua importância para o planeamento de um ponto de vista analítico, esta caracteriza-se por uma abordagem analítica e racional com a qual gere diariamente as atividades. Graças a uma vasta experiência no terreno, o gestor de viagens tem a capacidade de examinar previamente os problemas e as questões críticas, coordenando as equipas e oferecendo soluções e medidas concretas a tomar.

 

 

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