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O papel central das viagens de negócios no desenvolvimento de empresas

Hoje em dia, muitas empresas consideram as viagens de negócios uma despesa desnecessária, já que a tecnologia moderna permite interações remotas outrora impensáveis. A videoconferência é muito utilizada em situações em que é simplesmente impossível viajar até um cliente ou parceiro, mas será realmente esse o melhor método quando se trata de negócios? Temos de admitir que nada supera a comunicação presencial, sobretudo quando estão em causa questões sensíveis ou o desenvolvimento de uma relação inicial com o interlocutor. Vejamos 4 razões pelas quais as viagens de negócios são essenciais e nos permitem melhorar o nosso negócio.

H1 - As razões para investir em viagens de negócios

Por que razão é preferível ter uma reunião presencial a uma comunicação "mediada"?

Estas são as razões para continuar a investir em viagens de negócios:

  1. Ganhar a confiança de novos clientes

Particularmente em situações em que é necessário conhecer um potencial ou novo cliente, as reuniões presenciais são essenciais para estabelecer uma relação de confiança e conhecimento mútuo. E-mails, chamadas, mas também videochamadas através das quais podemos ver o interlocutor, nunca vão permitir o mesmo nível de interação e partilha obtidos numa reunião presencial.

 

Uma conversa verdadeira dá azo a um diálogo mais aprofundado, permitindo-lhe compreender melhor as dúvidas e necessidades do interlocutor. O nível de empatia que se cria num encontro físico será certamente maior, aumentando assim a probabilidade de fechar um negócio ou iniciar uma colaboração.

Além disso, a comunicação presencial evita muitas vezes possíveis mal-entendidos (muito frequentes, sobretudo em formato escrito) e promove uma sensação de unidade entre as partes. Este é um dos pilares da comunicação corporativa e é essencial para projetos de sucesso.

  1. Fortalecer relações com clientes existentes

A importância das reuniões presenciais não se aplica apenas a novos clientes: é crucial que se organizem reuniões presenciais também com clientes existentes de modo a reforçar e reafirmar a confiança que foi obtida e cultivada com grande esforço nos primeiros passos da colaboração.

Além disso, a organização de uma reunião presencial pode ser uma oportunidade para propor uma nova oferta e mostrar em termos concretos como esta pode ser integrada no negócio do interlocutor, algo que não pode ser feito através de uma videochamada.

  1. Expandir a rede de contactos

Estando no escritório todo o dia, as oportunidades de crescimento do seu negócio certamente não serão muito elevadas. Durante a própria viagem – talvez enquanto espera pelo embarque do voo na sala de espera do aeroporto ou a bordo do avião – existe a possibilidade de conhecer alguém que esteja relacionado com a área de negócio da empresa e com quem (porque não) possa estabelecer um relacionamento ou um contacto útil.

Se a viagem de negócios incluir também uma feira ou conferência, as oportunidades multiplicam-se. Nunca subestime o valor e o poder de uma vasta rede de contactos e do conhecimento que pode ser gerado, porque podem dar origem a oportunidades inimagináveis e valiosas.

  1. Melhorar as competências dos viajantes

As oportunidades que as viagens de negócios oferecem não são apenas comerciais. Para os membros da equipa, são também educacionais. Na verdade, estes colaboradores têm a oportunidade de melhorar as suas competências, de se envolver e de se verem em novas situações, situações essas muitas vezes invulgares, o que irá promover as suas capacidades de cooperação e adaptabilidade e fará com que se sintam realmente parte do negócio da empresa – tudo elementos-chave para os colaboradores de qualquer empresa. Mas não só: pode acontecer que a viagem de negócios seja organizada para fins de formação. É verdade que muitos cursos estão disponíveis online, mas o conhecimento adquirido não pode ser comparado à formação em sala de aula, onde terão a oportunidade de colocar questões, esclarecer dúvidas e interagir com os professores.

Para as empresas, viajar é sem dúvida um custo que não deve ser subestimado, mas a probabilidade de obter um retorno sobre investimento positivo é alta. Ao otimizar os custos de viagem através de pequenas medidas, vai poder evitar encargos adicionais, e os benefícios serão portanto ainda maiores.

Nesta perspetiva, um gestor de viagens pode desempenhar um papel estratégico fundamental na negociação das melhores tarifas, definindo procedimentos para reduzir despesas e informar os colegas sobre os serviços incluídos, sublinhando a importância do cumprimento das políticas de viagem. Ao gerir as despesas de viagem de forma otimizada, fica claro que o retorno, sob a forma de novas oportunidades e do crescimento do negócio, será maior do que o próprio custo da viagem.

Portanto, apesar da difusão generalizada de novas e mais avançadas tecnologias, é difícil assumir que um meio de comunicação tem a capacidade de substituir uma experiência direta e uma reunião frente a frente com o interlocutor, qualquer que seja o seu propósito. As viagens de negócios permitem, através da relação não mediada, criar e consolidar uma relação de confiança, estabelecer novas parcerias e aumentar o conhecimento cultural e as competências do viajante. Vale a pena considerá-las, avaliando cuidadosamente os objetivos e o retorno sobre o investimento. Se os pressupostos positivos estão lá, não há razão para reduzir o orçamento!

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