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Organizar viagens de negócios: um equilíbrio entre o orçamento e a satisfação dos colaboradores

No panorama empresarial dos dias que correm, as viagens em negócios são cada vez mais comuns. É por isso vantajoso colocar a organização das viagens de negócios nas mãos de especialistas. A gestão de viagens de negócios requer tempo e esforço - não se limita apenas a comprar bilhetes de avião e reservar estadias.

 

O maior desafio do gestor de viagens é proporcionar um nível de conforto adequado aos colaboradores, respeitando as diretrizes e as limitações orçamentais.

 

O papel do gestor de viagens corporativas (BTM):

 

  • Criar regras para a organização das viagens corporativas que incluam padrões de alojamento e classes de viagem, bem como relatórios de despesas e a gestão dos cartões de crédito da empresa.
  • Monitorizar as Diretrizes para Viagens em Negócios É da responsabilidade do BTM garantir que as mesmas são respeitadas pelos colaboradores.
  • Monitorizar todos os gastos e certificar-se de que todas as viagens estão dentro do limite orçamental. De um modo geral, o BTM deve também redigir relatórios regulares para que todos estejam a par de quaisquer progressos conseguidos ou a conseguir e objetivos a atingir.
  • Procurar soluções para reduzir os custos de viagem, identificar áreas onde seja possível efetuar cortes e cumprir com os padrões de qualidade e políticas corporativas.
  • Selecionar a agência de viagens que melhor se adeque às necessidades da empresa e que se mostre disponível para responder a pedidos, tanto em termos de qualidade como de custo. Manter relações com esta agência e outros fornecedores.
  • Negociar preços com os hotéis e rever as condições de adesão dos programas de bonificação das companhias aéreas, como o PartnerPlusBenefit.

 

Para realizar todas estas atividades, são necessárias muitas competências diferentes, entre elas negociação, organização, gestão orçamental e a capacidade de interagir com as várias partes interessadas, externas e internas, da empresa.

Na maioria dos casos, os gestores de viagens são pessoas qualificadas, alguns com formação em economia ou uma qualificação mais elevada. Por vezes, os gestores de viagens de negócios podem também vir do departamento de compras da empresa porque têm experiência na celebração de contratos com fornecedores e na realização cuidadosa de análise de mercado.

 

Os gestores de viagens gerem todos os dados relacionados com as viagens da empresa, utilizando software e programas específicos que automatizam o fluxo de informação. As competências informáticas básicas e a capacidade de aprender rapidamente a utilizar novas ferramentas são, por conseguinte, essenciais.

Manter-se constantemente atualizado é essencial para exercer esta profissão: a gestão de viagens deve estar sempre a par das dinâmicas dos mercados de referência e com o foco na comunicação. Esta é a única forma de tirar realmente partido das oportunidades que se apresentam e decidir a melhor forma de utilizar o orçamento previsto.

 

O papel da gestão de viagens é também analisar o ROI (retorno sobre o investimento) da viagem de negócios e determinar até que ponto o investimento influenciou na verdade a produtividade e os negócios da empresa. Deve, portanto, compreender a satisfação do viajante, a sua motivação, o impacto da intensidade da viagem no sucesso e os resultados atingidos. Ao analisar estes aspetos, pode verificar a verdadeira medida de sucesso da viagem e descobrir o que deve ser melhorado ou alterado na próxima.

É de salientar que no futuro os gestores de viagens terão possivelmente de lidar com questões de mobilidade integrada, sustentabilidade e impacto ambiental, questões que se estão a tornar cada vez mais importantes, mesmo na área das viagens de negócios.

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