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Otimizar o seu trabalho

Para enfrentarem projetos ambiciosos, aproveitarem novas oportunidades de negócio e atingirem objetivos importantes, os colaboradores necessitam das capacidades e das ferramentas certas para se manterem focados nos seus compromissos e responsabilidades diárias.

Otimizar as tarefas de um colaborador ou de uma equipa e, dessa forma, apoiar as opções estratégicas da empresa é fundamental para melhorar a produtividade no trabalho.

No artigo de hoje indicamos algumas formas eficazes de coordenar as comunicações com dicas úteis que pode utilizar em casa e em viagem.

 

Otimizar o trabalho de cada colaborador e melhorar o desempenho geral

Uma das tarefas pelas quais um assistente executivo é responsável é contribuir para o desenvolvimento de um ambiente de trabalho estimulante. Esse tipo de ambiente ajuda os colaboradores e dá-lhes as ferramentas e a motivação de que necessitam para concluir as suas tarefas, tanto em casa como em viagem.

Melhor coordenação e um plano estratégico de comunicação interna, bem como uma política empresarial atualizada, são apenas alguns dos elementos a explorar para otimizar o trabalho de cada um dos colaboradores e das equipas.

Neste artigo partilhamos 7 dicas práticas que podem ajudá-lo a coordenar as atividades dos colaboradores de forma mais eficaz e, assim, contribuir para o sucesso e para crescimento da sua empresa.

1) Garantir um planeamento rigoroso e criterioso das viagens de negócios

Quando se trata de otimizar a produtividade de uma equipa, independentemente da sua localização, é importante ter em conta a forma como se organizam e gerem as viagens dos colaboradores. Para além das reservas de voos e de hotéis, e da preparação de todos os documentos de viagem necessários, é muito importante garantir um alinhamento entre a administração e os colaboradores, para assegurar que os planos de viagem vão ao encontro das suas necessidades individuais e constituem um suporte para as tarefas e compromissos que os aguardam no destino.

Coordenar todas as fases da viagem é essencial para permitir aos colaboradores cumprir todos os compromissos fora de portas. Perante esta realidade, é importante lembrar que o assistente executivo é responsável por pôr em prática as políticas de viagem e os orçamentos aprovados pelo Gestor de viagens empresariais. Com as dicas apresentadas a seguir, abordamos de que forma é possível aprofundar o papel deste cargo nas empresas.

 

2) Monitorizar e gerir os compromissos atuais

Para otimizar o trabalho diário dos membros das equipas é fundamental estar a par de todos os assuntos e atento às atividades em desenvolvimento. Isto não implica apenas um foco especial nas tarefas e projetos com os prazos mais urgentes. Ao invés, é importante avaliar o estado das metas e objetivos individuais, avançando de acordo com prioridades. Uma vez mais, a coordenação interna e um plano de comunicação estratégico são dois elementos essenciais que permitem ajudar as suas equipas a obter os melhores resultados.

 

3) Reservar tempo “pessoal” de qualidade

Independentemente de estar a trabalhar nas instalações da empresa ou fora delas, lembre-se sempre de reservar algum tempo de qualidade para si próprio. Para ser capaz de apoiar os outros tem de garantir o seu próprio bem-estar.

É crucial não subestimar este aspeto e, pelo contrário, promover um estilo de vida saudável dentro da organização: fazer uma pausa a meio da manhã ou sair para almoçar com os colegas permite relaxar e aliviar a pressão do trabalho, ajuda a recarregar baterias e a encontrar a energia necessária para ultrapassar os desafios que esperados no resto do dia.

 

4) Preparar as reuniões com bastante antecedência

Reuniões de alinhamento interdepartamentais, reuniões na empresa ou fora dela, reuniões com os clientes e cursos de atualização são atividades importantes que promovem o desenvolvimento profissional ao mesmo tempo que integram novas e prometedoras oportunidades de negócio. Mas para garantir que estas atividades não acabam por prejudicar o trabalho diário dos colaboradores, estas têm de ser organizadas com a máxima antecedência possível. Saber que tudo está preparado para a próxima reunião irá ajudar os colaboradores a organizarem o seu dia e a manterem-se focados nas tarefas que têm em mãos.

5) Manter uma capacidade de trabalho multidisciplinar

Ser capaz de desempenhar diversas tarefas tornou-se uma parte fundamental da nossa vida quotidiana, tanto no trabalho como em casa. Basta pensar naquelas tarefas diárias que, embora sejam de rotina, podem tornar-se um problema e causar stress ou até mesmo ameaçar o cumprimento de um prazo.

Contudo, por vezes, saber separar a vida profissional da vida pessoal não é suficiente. Neste caso, tal como nas nossas outras dicas, é importante reconhecer as prioridades e os prazos a cumprir e tê-los sempre em consideração, de modo a aumentar a produtividade e otimizar o seu trabalho (e o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal).

6) Organizar atividades que promovam o espírito de equipa

O assistente executivo desempenha um papel essencial na promoção destas atividades e o espírito de equipa fomenta o desenvolvimento de relações sólidas e duradouras entre colegas. Estas atividades representam uma excelente oportunidade para comparação, diálogo e troca de ideias e opiniões sobre tópicos raramente debatidos. Podem, inclusive, dar origem a novas e melhores perspetivas sobre como abordar um determinado problema ou projeto.

Para além disso, fomentar boas relações promove um ambiente de trabalho harmonioso, contribui para o contacto pessoal entre os elementos da equipa e ajuda-os a colaborarem com base em objetivos partilhados.

 

7) Prever serviços e benefícios atrativos

Medidas como planos de pensões profissionais, soluções personalizadas e serviços e benefícios móveis podem contribuir para o bem-estar dos colaboradores e aumentar a sua motivação e produtividade.

Apoiar os seus colaboradores por intermédio de mecanismos concebidos para promover um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e manter os colaboradores satisfeitos e tranquilos é fundamental para a sua manutenção e para otimizar a imagem da marca e da empresa. Em última análise, o crescimento de uma empresa e o aproveitamento de novas e atrativas oportunidades depende da capacidade de atrair talento de excelência. E, muitas vezes, o talento é atraído para empresas que mantêm uma imagem sólida e de vanguarda e que prestam serviços em conformidade.

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