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Planeamento eficiente de viagens de negócios

Feiras empresariais, conferências, reuniões com clientes, assinaturas de contratos – há muitas e boas razões para empreender uma viagem de negócios. E estas viagens costumam ser extremamente importantes para o desenvolvimento de uma empresa. Mas isto não significa que organizar a viagem deva requerer mais tempo e atenção do que é necessário.

Dependendo da dimensão da empresa, cabe aos gestores ou ao próprio administrador organizar as viagens de negócios dos funcionários para além das suas tarefas diárias.  A gestão de viagens é uma atividade exigente e de muito trabalho. Reservar bilhetes de avião, estadia e transporte para o destino são apenas alguns dos aspetos a ter em conta. Além disso, as despesas de alimentação devem ser incluídas no plano de orçamento. Eis algumas dicas para tornar o processo de organização mais simples e célere sem perder de vista alguns aspetos importantes.

 

1. Definir um orçamento

Quando começar a planear, defina um valor máximo para gastar na viagem de negócios. Certifique-se de que tem um orçamento realista com base nos voos, na estadia e nas despesas de transporte, e não se esqueça de incluir custos estimados para almoços e jantares. Terá assim uma ideia geral de quanto irá gastar. Com estes valores, pode planear eficazmente e otimizar itens individuais.

 

2. Compre os bilhetes de avião com antecedência

O preço dos bilhetes é apenas um dos custos que afeta as despesas. Se esperar demasiado tempo para comprar bilhetes, é mais provável que as tarifas aumentem – e o seu orçamento terá de ser ajustado. A reserva antecipada permite-lhe escolher os lugares e classes de viagem que melhor se adequam a si. Outra dica: no planeamento e reserva de bilhetes considere programas de incentivo gratuitos como o PartnerPlusBenefit. Pode utilizá-los, por exemplo, para obter upgrades da classe de viagem e outros serviços em troca de pontos acumulados. Estes upgrades melhoram a experiência de voo. A regra fundamental é: reserve cedo, faça upgrade tarde.

 

3. Reserve o hotel o mais cedo possível

Deve também reservar a sua estadia o mais cedo possível, sobretudo se a viagem incluir conferências importantes ou grandes feiras empresariais. Se esperar muito tempo para reservar um hotel, os melhores estabelecimentos e quartos vão estar completamente lotados e terá de se conformar com um hotel mais longe. Os hotéis menos centrais são frequentemente mais económicos e permitem cortar nos custos. Antes de reservar, consulte também o preço dos transportes públicos locais. A relação preço/qualidade nem sempre é positiva e ficar num hotel mais próximo pode ajudá-lo a começar melhor o dia.

 

4. Prepare-se para imprevistos

Os imprevistos podem acontecer até nas viagens mais bem planeadas. É sempre bom ter uma alternativa. A opção de acesso ao lounge, por exemplo, é uma grande mais-valia em caso de atrasos. No lounge, o tempo passado em ambiente calmo e confortável pode ser usado sensatamente. Mas também há imprevistos positivos, como o prolongamento de uma reunião produtiva. Neste caso será vantajoso que os colegas viajem com um bilhete flexível.

 

5. Entrega segura do equipamento

Em muitos eventos, feiras e compromissos com clientes, o foco não está apenas nas interações pessoais, mas também nos produtos e materiais de informação. Assegure-se de que todo o equipamento necessário é entregue a tempo. Pondere se pode ou quer levar consigo amostras de produtos e artigos semelhantes – como excesso de bagagem, por exemplo. Com programas de bónus como o PartnerPlusBenefit, pode muitas vezes trocar os seus pontos por vouchers para bagagem em excesso. Se tiver de transportar objetos pesados e volumosos, planeie e reserve o transporte atempadamente. Peça que o equipamento seja enviado para o seu hotel ou diretamente para o local da conferência.

 

As viagens de negócios são mais importantes para a empresa do que para o colaborador. Mas é crucial haver um planeamento adequado e coerente e uma experiência de viagem descontraída. O acesso aos lounges, os upgrades e os vouchers de Wi-Fi são pequenas comodidades que podem influenciar positivamente o sucesso de uma viagem de negócios - e com o PartnerPlusBenefit não têm necessariamente de influenciar o orçamento.

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