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Utilize os pagamentos virtuais para uma melhor gestão das suas despesas de viagem

As viagens de negócios estão a aumentar a um ritmo constante e, segundo a Global Business Travel Association (Associação Global de Viagens de Negócios), as despesas de viagens irão atingir 1,7 triliões de dólares até 2022. Trata-se sem dúvida de uma boa notícia. Significa que num mundo cada vez mais virtual e tecnológico, o encontro entre as pessoas continua a ser fundamental na relação com clientes ou em novas perspetivas de negócios.

O aumento das viagens de negócios poderá levar a que alguns departamentos que lidam com a gestão das despesas, por exemplo, fiquem mais sobrecarregados.

Vejamos o que se pode fazer para conseguir uma melhor organização desta faceta das viagens de negócios.

Despesas de negócios: uma questão crítica para as empresas

Até a viagem mais bem organizada pode sofrer algumas complicações que poderão pôr em risco a parte do orçamento prevista para as despesas de viagem. À medida que as viagens aumentam, acresce o número de aspetos a controlar e, por conseguinte, o risco de algo correr mal ou de haver desvios das previsões também é maior.

Vejamos o que as empresas podem fazer para terem um maior controlo sobre os custos de viagem, garantindo sempre o bem-estar e o conforto do colaborador em viagem.

Preencher o relatório de despesas poderá ser um processo ineficaz?

Em muitas empresas a prática associada às viagens é a de os colaboradores usarem os cartões de crédito pessoais para efetuarem todos os pagamentos e, posteriormente, serem reembolsados por transferência bancária ou em numerário, dependendo do relatório de despesas preenchido por cada colaborador. Este método claramente não é o melhor, dado que implica uma série de etapas que alongam todo o processo e o tornam ineficaz.

Tendo ainda em conta que nos dias de hoje, em que cada vez mais se fala do bleisure, isto é, da possibilidade de incluir momentos e dias de lazer numa viagem de negócios, poder ser difícil manter escrupulosamente todas as despesas sob controlo.

Isto pode tornar-se um problema, especialmente se o colaborador decidir prolongar a viagem por alguns dias para visitar a cidade, possivelmente convidando a família e os amigos a juntarem-se a ele. É importante que as despesas empresariais estejam bem separadas das despesas pessoais, o que por vezes pode ser complicado.

No próximo parágrafo, apresentamos uma possível solução.

 

Integrar novos instrumentos de pagamento

Consegue-se uma gestão eficaz através da utilização de sistemas de pagamento virtuais. Estas ferramentas são mais seguras e permitem um maior controlo por parte da empresa. Os cartões de crédito virtuais permitem-lhe reservar todos os serviços de viagem através de uma única conta da empresa e obter, em tempo real, relatórios e informações precisas sobre as despesas.

Isto não só lhe permite ter um maior controlo sobre o orçamento, mas também facilita as atividades do viajante, que não terá de perder tempo a preencher longos relatórios de despesas. Não subestime o facto de que, desta forma, a empresa deixará de ter de pedir ao colaborador para utilizar o seu salário para saldar as despesas de negócios e de acabar por se ver numa situação de dívida para com ele.

Por vezes, esta solução não é tão apelativa para pequenas e médias empresas, porque também é vista como um risco.

No entanto, a vantagem é que, ao reembolsar o colaborador após a viagem, a empresa não tem muitas opções ou respostas, uma vez que as transações já foram concluídas. Pelo contrário, ao utilizar um sistema virtual com uma conta limitada que só pode ser desbloqueada pelo gestor de viagens ou gestor administrativo, por exemplo, a avaliação e a decisão passam a ser realizadas antes da transação.

Ainda existe alguma hesitação por parte das empresas em substituir o antigo sistema de reembolso, muitas vezes porque os empresários estão demasiado ocupados e não têm tempo para adotar um novo sistema, também considerando o impacto que poderá ter aquando da implementação. Mais cedo ou mais tarde, irá aperceber-se de que é um sistema desatualizado de gestão das despesas de viagem que, na verdade, desperdiça tempo, recursos e dinheiro. Então por que não adotar desde já uma política orientada para a eficiência?

Além de pagamentos virtuais, existem outras maneiras eficazes de otimizar as despesas de viagem sem exceder o seu orçamento, tais como inscrever a sua empresa num programa de fidelidade como o PartnerPlusBenefit.

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