Menu Button

Эффективное планирование деловых поездок

Торговые выставки, конференции, встречи с клиентами, подписание контрактов — есть много веских причин отправиться в деловую поездку. К тому же эти поездки, как правило, чрезвычайно важны для развития компании. Однако это не означает, что процесс организации поездки должен отнимать больше времени и внимания, чем необходимо.

В зависимости от размера компании, руководители или сам владелец могут заниматься организацией деловых поездок для сотрудников в дополнение к своим повседневным задачам. Это, безусловно, сложная и трудоемкая задача. Заказ авиабилетов, гостиничных номеров и транспорта до места назначения — лишь некоторые пункты в списке важных подготовительных дел. Кроме того, нужно будет подумать, например, о включении расходов на питание в запланированный бюджет. Мы составили список советов, которые помогут вам ускорить и упростить процесс планирования, не упуская при этом из виду некоторые важные моменты.

 

1. Установите бюджет

На начальном этапе планирования определите максимальную сумму, которую вы готовы потратить на деловую поездку. Убедитесь, что ваш бюджет целесообразен и учитывает стоимость перелета, проживания и транспортные расходы. Также не забудьте указать предполагаемые расходы на обед и ужин. Это даст вам общее представление о предстоящих тратах. Опираясь на эти данные, вы сможете обеспечить эффективное планирование и оптимизировать отдельные позиции в списке.

 

2. Покупайте авиабилеты заранее

Стоимость билетов — лишь одна из составляющих расходов. Приобретая билеты слишком поздно, вы рискуете оплатить их по завышенным тарифам, и тогда ваш бюджет придется корректировать. С другой стороны, раннее бронирование дает вам возможность выбирать места в салоне самолета и класс обслуживания, которые подходят вам лучше всего. Еще один совет: при планировании и заказе билетов также учитывайте бесплатные программы лояльности, такие как PartnerPlusBenefit. Такие программы позволяют повысить класс обслуживания и получить другие услуги в обмен на бонусные баллы. Повышение класса обслуживания определенно сделает перелет более приятным. Общее правило гласит: бронируйте раньше, оформляйте повышение класса обслуживания позже.

 

3. Бронируйте отель как можно раньше

Также стоит заблаговременно организовать проживание, особенно если во время поездки планируется посещение важных конференций или крупных торговых выставок. Если вы припозднитесь с заказом номеров, в лучших гостиницах не окажется мест, и вам придется довольствоваться отелем, менее подходящим для вас по расположению. С другой стороны, отдаленные от центра отели зачастую дешевле, что поможет сэкономить деньги. Перед бронированием мест в отеле стоит также поинтересоваться стоимостью проезда в местном общественном транспорте. Иногда расходы на проезд превышают сэкономленные средства, и потому оптимальным выбором станет отель, находящийся рядом с местами, которые вы планируете посетить.

 

4. Будьте готовы к непредвиденным обстоятельствам

Даже самый скрупулезный подход к организации поездки не застрахует вас от неожиданностей. В таких случаях всегда хорошо иметь альтернативу. В случае задержек, например, время можно продуктивно скоротать в зале ожидания, наслаждаясь комфортом в расслабленной обстановке. Но случаются и благоприятные непредвиденные события, например продление продуктивной встречи. Тогда очень кстати, если вы и ваши коллеги путешествуете по билетам с возможностью переноса даты вылета.

 

5. Сохранная доставка оборудования

Многие мероприятия, будь то торговые выставки или встречи с клиентами, предполагают не только личное общение, но и презентацию продуктов и информационных материалов. Поэтому важно обеспечить своевременную доставку необходимого оборудования. Подумайте, есть ли необходимость и возможность транспортировать образцы продукции самостоятельно, например в качестве сверхнормативного багажа. Бонусные программы, такие как PartnerPlusBenefit, позволят вам обменять бонусные баллы и получить ваучеры на перевозку сверхнормативного багажа. Если вам нужно перевезти тяжелые и громоздкие предметы, планируйте перевозку заблаговременно. Например, позаботьтесь о том, чтобы оборудование было доставлено в ваш отель или сразу к месту проведения конференции.

 

Деловые поездки важны как для компании, так и для сотрудников. При этом решающее значение здесь имеет эффективное и последовательное планирование таких поездок, обеспечивающее комфортное путешествие. Повышенный класс обслуживания, доступ к залам ожидания, возможность использовать ваучеры Wi-Fi — эти, казалось бы, небольшие привилегии, могут повлиять на успех поездки. А с программой PartnerPlusBenefit обеспечить такой комфорт можно без ущерба бюджету.

Опубликовано: