Menu Button

Организация деловой поездки: баланс между бюджетом и удовлетворенностью сотрудников

В современном мире деловые поездки обретают все большую популярность. В связи с этим рекомендуется поручить организацию деловых поездок профессионалам. Управление деловыми поездками требует времени и усилий: оно не ограничивается покупкой авиабилетов и бронированием отелей.

 

Самая сложная задача для менеджера по организации поездок — обеспечить сотрудникам надлежащий уровень комфорта с соблюдением правил и бюджетов.

 

Обязанности менеджера по организации деловых поездок:

 

  • создание правил для организации корпоративных поездок, включающих стандарты размещения и классы перелетов, а также управление авансовыми отчетами и корпоративными кредитными картами;
  • контроль соблюдения положений, регулирующих деловые поездки; в обязанности менеджера входит контроль их соблюдения сотрудниками;
  • контроль всех расходов и соблюдение бюджета путешествия; как правило, менеджеры также регулярно формируют отчеты для информирования о ходе выполнения задач и целях для достижения;
  • поиск решений по сокращению затрат на поездки, определение возможностей экономии, соблюдение стандартов качества и корпоративных политик;
  • выбор туристического агентства, которое максимально удовлетворяет потребности компании и может выполнять запросы согласно критериям качества и затрат; поддержание взаимоотношений с данным агентством и другими поставщиками;
  • проведение переговоров с отелями по вопросам тарифов и контроль участия в программах лояльности авиакомпаний, например PartnerPlusBenefit.

 

Для исполнения данных обязанностей требуются различные навыки, которые включают навыки ведения переговоров, организации, управления бюджетом и взаимодействия с заинтересованными лицами в компании и за ее пределами.

В большинстве случаев менеджеры по организации поездок имеют соответствующую квалификацию, некоторые — степень по экономике или более высокую квалификацию. Иногда менеджеры по организации деловых поездок переходят из отдела закупок компании, поскольку у них есть опыт в заключении договоров с поставщиками и проведении тщательного анализа рынка.

 

Менеджер управляет всеми данными компании, связанными с поездками, с использованием специального программного обеспечения и программ, которые автоматизируют обмен информацией. В связи с этим базовые навыки владения компьютером и способность быстро осваивать новые инструменты являются обязательными.

В данной профессии особенно важно быть в курсе событий: для управления путешествиями нужно всегда понимать динамику рынков и иметь налаженные коммуникации. Это единственный способ получить максимальный эффект от предоставляемых возможностей и принять наилучшее решение для использования запланированного бюджета.

 

Обязанностью менеджеров по организации поездок также является анализ ROI (эффективности инвестиций) деловых поездок и определение, в какой степени инвестиция повлияла на продуктивность и бизнес компании. Они должны учитывать удовлетворенность путешественников, их мотивацию, влияние интенсивности поездки на успех и достигнутые результаты. Анализ данных аспектов позволит определить фактическую успешность поездки, а также то, что требуется улучшить или изменить в дальнейшем.

Следует отметить, что менеджеры по организации поездок в будущем также могут столкнуться с проблемами комплексной мобильности, экологичности и влияния на окружающую среду, проблемами, важность которых непрерывно возрастает даже в сфере деловых поездок.

Опубликовано: