Menu Button

Основные условия успешной командировки

Работа по организации и контролю служебных поездок — неотъемлемая составляющая деятельности любой крупной компании. Такая работа нацелена на эффективное координирование поездки, контроль расходов и бюджета и, в конечном счете, обеспечение комфорта командированного сотрудника.

Поскольку забота о сотруднике всегда остается приоритетной задачей, организатор служебной поездки может предложить работнику ряд дополнительных услуг, способных сделать его поездку более приятной:

- Посещение новых мест

- Путешествие бизнес-классом или Первым классом

- Проживание в отеле с большим набором удобств

- Продление деловой поездки с целью отдыха

- Предоставление большей автономности при бронировании

Запросы сотрудников иногда идут вразрез бюджетным ограничениям, установленным компанией. Однако, прибегнув к некоторым хитростям, организатор сможет проявить большую гибкость в процессе планирования.

Используйте преимущества, предлагаемые Интернетом

Будь то настольный компьютер или смартфон с большим выбором приложений и доступом к сети Интернет, цифровые технологии могут значительно усовершенствовать процесс планирования, организации и контроля поездок и помогут удовлетворить потребности сотрудников, отправляющихся за рубеж.

Порталы онлайн-бронирования растут и развиваются с каждым днем и обычно содержат интересные отзывы и мнения. Такие обзоры часто предоставляют важную информацию и очень полезны для заочной оценки условий проживания или качества ресторанов.

Однако негативные отзывы не должны стать определяющим фактором при принятии решения, и судить о них стоит, руководствуясь здравым смыслом и с оглядкой на контекст.

Кроме того, существуют приложения, готовые проинформировать о предстоящем рейсе, регистрации, а также об отелях и трансферах в режиме реального времени, так что вы всегда будете в курсе изменений в вашем маршруте.

Поддерживайте коммуникацию с коллегами

Эффективное общение между компанией и командированными сотрудниками облегчает и улучшает процесс планирования и контроля поездок. Поэтому организаторы поездки и сотрудники, отправляющиеся в служебную командировку, должны поддерживать продуктивную коммуникацию. Онлайн-опросы и электронные письма не всегда эффективны, когда речь идет о получении актуальной информации о поездке. Гораздо более продуктивным решением станут личные переговоры и регулярные сессии обратной связи — особенно для часто летающих пассажиров. Таким образом вы обеспечите информативную связь с сотрудником, который обязательно оценит уделяемое ему внимание и почувствует свою вовлеченность в процесс обеспечения качества поездки. Это, в свою очередь, станет стимулом для дальнейшего участия работника в процессах оптимизации, связанных с организацией служебных поездок.

Включите туристические поездки в руководство

Дайте сотрудникам возможность продлить поездку и насладиться свободным временем. Это значительно повысит уровень их удовлетворенности и может также положительно сказаться на командировочных расходах. При условии тщательной организации, такая ситуация окажется взаимовыгодной для обеих сторон.

Каждый аспект таких поездок должен быть прописан в руководстве, особенно это касается расходов, которые несет компания, а также дополнительных издержек. Это позволит избежать недоразумений с самого начала.

Например, некоторые компании позволяют сотруднику взять выходной на целый день после длительного перелета, особенно ночного. Это связано с тем, что уставший и вымотанный работник не справится со служебными задачами на должном уровне, так что выходной будет правильным решением для обеих сторон.

Опубликовано: