Menu Button

Роль руководства по организации служебных поездок

При организации служебных поездок одной из главных целей выступает забота о командированном сотруднике. Если работник возвращается из деловой поездки радостным и довольным, это благоприятно сказывается на достижении деловых целей. А достижение результатов, разумеется, всегда остается приоритетной задачей.

Хотя обычно для организации служебных поездок привлекаются туристические агентства, нередко эти функции берут на себя помощники руководящих лиц компании.

Цель организатора командировки — сделать поездку как можно более приятной и располагающей к достижению наилучших результатов, контролируя при этом путевые издержки.

Независимо от того, кто несет ответственность за бронирование авиабилетов, проживание и транспорт на месте, без четко регламентированного руководства процесс управления сопутствующими расходами — от питания и страховки до продления сроков поездки в личных целях — значительно усложняется.

Преимущество четко регламентированного руководства по организации служебных поездок заключается в том, что все эти аспекты определяются заранее, и сотрудник с самого начала осведомлен о процедуре возмещения расходов.

Такой внутренний нормативный документ особенно актуален на этапе планирования поездки:

- Он предоставляет организаторам системное описание процесса планирования

- Он информирует сотрудников о возмещаемых расходах и о порядке урегулирования претензий по расходам

- Он оптимизирует затраты путем определения норм и установления необходимых к соблюдению ограничений

- Он обеспечивает безопасность за счет четкой спецификации соответствующих процедур и предписаний

Содержание руководства по организации служебных поездок может варьироваться в зависимости от целей, размера и бюджета компании. Тем не менее такой документ должен обязательно включать в себя некоторые основные положения, такие как:

 

1. Ожидаемые расходы

Это расходы, возмещаемые по завершении поездки или оплачиваемые служебной банковской картой. Все ограничения и рекомендации по бронированию должны быть четко обозначены.

 

2. Невозмещаемые расходы

Хорошее руководство должно содержать перечень услуг, стоимость которых не покрывается компанией.

 

3. Составление отчета о расходах и возмещение расходов

Служебная кредитная карта — практичное и безопасное решение как для компании, так и для сотрудников. Однако во многих случаях все счета и квитанции придется сохранить, чтобы заполнить отчет о расходах по возвращении из поездки. Перечень документов, необходимых для составления такого отчета, должен содержаться в этом разделе руководства. Здесь также оговаривается время их предоставления, сроки возмещения расходов и контактные данные ответственного специалиста. В случае использования служебной карты сотрудникам не нужно вносить деньги заранее или заполнять формы. Кроме того, это упрощает контроль над соблюдением бюджетных ограничений.

 

4. Правила техники безопасности

Крайне важно обеспечить безопасность командированных сотрудников. Для этого необходимо установить четкие протоколы на случай чрезвычайных или непредвиденных ситуаций. Безусловно, договор страхования — очень важное подспорье, однако организатор служебной поездки должен всегда располагать актуальной информацией о перемещениях, деталях размещения и контактах сотрудников на местах.

Опубликовано: