Menu Button

Лучше управляйте дорожными расходами с виртуальными платежами

Объем деловых поездок неуклонно растет, и, согласно Международной ассоциации делового туризма, к 2022 году расходы на деловые поездки достигнут 1,7 триллионов долларов США. Это, несомненно, хорошая новость, ведь она говорит о том, что в мире, где все больше распространяется виртуализация и высокие технологии, личным встречам по-прежнему придается большое значение, в особенности когда дело касается общения с имеющимися или потенциальными клиентами.

Рост количества деловых поездок может привести к увеличению нагрузки на ряд подразделений, занимающихся, например, управлением расходами.

Давайте посмотрим, что можно сделать для того, чтобы лучше организовать данный аспект делового путешествия.

Дорожные расходы: важный пункт для компаний

Даже в наилучшим образом организованной поездке могут возникнуть трудности, способные поставить под угрозу планирование бюджета, выделяемого на командировочные расходы. С учащением командировок возникает необходимость контролировать все больше и больше моментов, и, следовательно, становится выше риск того, что что-то пойдет не так или в разрез с планами.

Что же компании могут сделать, чтобы эффективнее контролировать командировочные расходы и всегда заботиться о благополучии и комфорте путешествующих сотрудников.

Является ли составление отчета о расходах неэффективным?

Во многих странах распространен порядок, когда отправляющиеся в командировку сотрудники используют для любых платежей личную кредитную карту. Впоследствии расходы компенсируются банковским переводом или наличными на основании отчета о расходах, который они составляют самостоятельно. Определенно, такой способ не самый лучший, так как он предполагает последовательность действий, затягивающих весь процесс и делающих его неэффективным.

Сегодня, когда мы все чаще говорим о так называемой идее «bleisure» – возможности включать в деловую поездку часы и дни отдыха, тщательный контроль над всеми расходами может представляться затруднительным.

Это может стать проблемой, особенно если сотрудник решает продлить поездку на несколько дней, чтобы познакомиться с городом, возможно, вместе с присоединившимися к нему родными и друзьями. Важно, чтобы командировочные расходы четко отделялись от личных расходов, что зачастую довольно непросто.

В следующем пункте предлагаем возможное решение.

Интегрируйте новые платежные инструменты

Эффективное и результативное управление достигается посредством использования виртуальных платежных систем. Эти инструменты более надежны и позволяют компании осуществлять более тщательный контроль. С виртуальными кредитными картами можно бронировать все входящие в поездку услуги с одного корпоративного счета и получать (даже в режиме реального времени) точные отчеты и информацию о расходах.

Благодаря этому, вы лучше контролируете бюджет, и при этом у путешественника больше времени для осуществления своей деятельности, ведь ему не нужно тратить время на составление отчетов о расходах. Не стоит недооценивать и тот факт, что таким образом компании не приходится просить сотрудника тратить личные средства для авансирования командировочных расходов, а затем оказываться в долгу перед ним.

Иногда такое решение не очень привлекательно для предприятий малого и среднего бизнеса, поскольку оно также воспринимается как риск.

Однако преимущество заключается в том, что в том случае, когда компания компенсирует сотруднику расходы после поездки, у нее не так много альтернативных вариантов или ответных мер, так как транзакции уже состоялись. Напротив, при использовании виртуальной системы с ограниченным счетом, доступ к которому может предоставить, например, только менеджер по деловым поездками или административный директор, оценка и принятие решения осуществляются до совершения транзакции.

И если компании все еще не решаются отказаться от старой системы компенсирования расходов, часто это потому, что предприниматели слишком заняты и им некогда переходить на новую систему, даже учитывая эффект, который она может произвести после запуска. Рано или поздно вы поймете, что именно старый способ управления командировочными расходами отнимает время, ресурсы и денежные средства. Так почему же не принять политику, ориентированную на эффективность, уже сейчас?

Помимо виртуальных платежей, существуют другие продуктивные способы оптимизировать командировочные расходы и оставаться в рамках бюджета, например участие компании в программе лояльности, такой как...

Опубликовано: