Menu Button

İş seyahatlerinin verimli şekilde planlanması

İhtisas fuarları, konferanslar, müşteri görüşmeleri, imzalanması gereken sözleşmeler - İş seyahatleri birçok farklı nedene dayanabilir. Ve iş seyahatleri genelde şirketin gelişimi açısından çok önemlidir.  Ancak bu durum iş seyahatlerinin organizasyonu için gereğinden fazla zaman ve emek harcanması gerektiği anlamına gelmez.

Firmanın büyüklüğüne bağlı olarak yöneticiler veya firma sahibi -günlük işlerinin yanısıra- çalışanların iş gezilerini bizzat organize edebilirler. Seyahat yönetimi zorlu ve emek-yoğun bir faaliyettir.  Uçak bileti ve konaklama rezervasyonları ve varış noktasına ulaşım, üzerinde düşünülmesi gereken hususlardan sadece bazılarıdır.  Bunların yanısıra, örneğin yemek harcamalarının da bütçe hazırlanırken dikkate alınması gerekir.  Bazı önemli hususları gözden kaçırmaksızın nasıl daha hızlı ve kolay bir seyahat organizasyonu yapılabileceğine ilişkin bazı öneriler sunuyoruz.

 

1. Bir bütçe hazırlayın

Planlamaya başlarken, iş seyahati için harcamak istediğiniz azami tutarı belirleyin.  Uçak biletleri, konaklama ve ulaşım giderlerine dayalı gerçekçi bir bütçe hazırladığınızdan emin olun ve öğle veya akşam yemekleri için yapılacak tahmini harcamaları bütçeye dahil etmeyi unutmayın.  Bütçe hazırlığı size harcamalarınız hakkında genel bilgi verecektir.  Elinizdeki bu verilerle iyi bir planlama yapabilir ve münferit harcama kalemlerini optimize edebilirsiniz.

 

2. Uçak biletlerini erken bir aşamada satın alın.

Bilet fiyatları yapılacak toplam harcamanın sadece bir bölümünü oluşturur.  Uçak biletlerini almak için çok beklerseniz, bilet fiyatlarının artmakta olduğunu görebilirsiniz ve bu da bütçenizi tekrar düzenlemek zorunda kalmanıza neden olur.  Uçak biletinin erken bir aşamada satın alınması, en uygun koltukları ve seyahat sınıfını seçebilme olasılığını da artıracaktır. Bir diğer öneri: Seyahat planlamasında ve bilet rezervasyonunda PartnerPlusBenefit gibi ücretsiz avantaj programlarını da dikkate alın. Bu programları, örneğin puan karşılığında uçuş sınıfını yükseltmek veya başka hizmetlerden yararlanmak amacıyla kullanabilirsiniz.  Ve böyle bir upgrade işlemi uçuş deneyimini belirgin şekilde zenginleştirecektir.  Aksi takdirde, kural “bileti erken almak, upgrade işlemini sonraya bırakmak” olmalıdır.

 

3. Otel rezervasyonunu mümkün olduğu kadar erken yapın.

Özellikle iş gezisinin önemli bir konferans veya fuarla bağlantılı olduğu durumlarda konaklama rezervasyonunu mümkün olduğu kadar erken aşamada yapın.  Otel rezervasyonu için gecikirseniz, en iyi oteller ve odalar tamamen dolmuş olabilir ve uzakta bir otel seçmek zorunda kalabilirsiniz.  Buna karşın merkezden uzak oteller çoğu kez daha ucuz olacak ve bütçede tasarruf sağlayacaktır.  Otel rezervasyonu yapmadan önce, şehiriçi ulaşım harcamalarını da dikkate alın.  Fayda-maliyet oranı her zaman uygun olmayacağı gibi, etkinliğin gerçekleşeceği yere yakın bir otel çoğu kez güne daha huzurlu başlamanızı sağlayacaktır.

 

4. Beklenmedik durumlara hazırlıklı olun.

Mükemmel organize edilmiş bir seyahatte bile beklenmedik durumlarla karşılaşılabilir.  Bu gibi durumlarda elinizde bir alternatif olması her zaman iyidir. Örneğin, uçuş rötarlarında özel yolcu salonundan yararlanabilme opsiyonu önemlidir. Lounge içinde, huzurlu ve konforlu bir ortamda zaman güzel geçirebilirsiniz. Bazen de verimli bir iş görüşmesinin uzaması gibi beklenmedik olumlu durumlarla da karşılaşabilirsiniz. Bu durumda biletin esnek ücret tarifesinde olması avantaj sağlayacaktır.

 

5. Malzemelerin güvenli şekilde taşınması

Etkinlik, fuar veya müşteri temaslarında  karşılıklı görüşmenin yanısıra ürün numuleri ve bilgilendirme dokümanları da önemli rol oynar.  İşiniz için gerekli tüm malzemelerin zamanında hazır olmasını sağlayın. Numune veya benzeri malzemeleri -örneğin fazla bagaj olarak- yanınızda götürmek isteyip istemediğinize karar verin. PartnerPlusBenefit gibi avantaj programları sayesinde mevcut puanlarınızı fazla bagaj kuponları için kullanabilirsiniz.  Ağır veya hacimli eşyalarınız varsa, bunların nasıl taşınacağını önceden planlayın ve organize edin.  Örneğin bu eşyaları otelinize veya doğrudan konferansın düzenleneceği yere teslim edilmesini organize edebilirsiniz. 

 

İş gezileri gerek firma gerekse çalışan açısından önemlidir.  Ancak iyi ve tutarlı bir planlama ve stresten uzak bir seyahat deneyimi belirleyici rol oynar. Lounge kullanımı, upgrade olanağı ve Internet erişim kuponları gibi hizmetler iş gezisinin başarısını olumlu yönde etkileyen ayrıntılardır ve PartnerPlusBenefit sayesinde bu hizmetler bütçenizi etkilemeyecektir. 

Yayınlandığı Tarih: