Menu Button

Seyahat giderlerinizi sanal ödemelerle kontrol altında tutun

İş seyahatleri giderek artıyor ve Küresel İş Seyahatieri Derneği'ne (Global Business Travel Association) göre, seyahat giderleri 2022 yılına kadar 1,7 trilyon dolara ulaşacak. Bu kesinlikle iyi bir haber çünkü giderek daha sanal ve teknolojik bir dünyada, mevcut veya yeni müşterilerle yüz yüze gerçekleşecek toplantılar hala büyük önem taşıyor .

İş seyahatlerindeki bu artışa paralel olarak seyahat giderlerinin yönetimi ile ilgilenen departmanların iş yükü de artıyor.

İş seyahatinin bu yönünü daha iyi organize etmek için neler yapılabileceğine bir göz atalım.

Seyahat giderleri: Şirketler için hassas bir konu

En iyi organize edilen seyahat programında bile, seyahat harcamaları için ayrılan bütçenin aşılmasına sebep olabilecek bazı beklenmeyen durumlarla karşılaşmak mümkün. Seyahat sıklığı arttıkça, kontrol edilmesi gereken noktalar detaylanıyor ve sonuç olarak, bir şeylerin yanlış gitmesi veya tahminlere uymama riski de artıyor.

Şirketlerin; seyahat eden çalışanın daima sağlığını ve konforunu sağlamak kaydıyla seyahat giderleri üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak için neler yapabileceğine bir bakalım.

Gider raporu hazırlamak boşa harcanan zaman mı ?

Birçok şirkette seyahat uygulaması şu şekildedir: Çalışanlar tüm ödemelerde kişisel kredi kartlarını kullandıktan sonra doldurdukları masraf formları sayesinde banka havalesiyle veya nakit olarak yaptıkları harcamaların kendilerine geri ödenmesini sağlarlar. Süreç uzatan bir dizi verimsiz adım içeren bu uygulama çok tercih edilen pratik bir yöntem değildir.

Günümüzde bu yöntemin uygulanması daha da zor, çünkü iş seyahati programına tatil anları veya günlerinin dahil edilme olasılığı, tüm masrafların titizlikle kontrol altında tutulmasını daha da zorlaştırıyor. Bu durum ; özellikle çalışanın seyahat ettiği şehri gezmek için iş seyahatini birkaç gün uzatmaya karar vermesi, veya ailesinin ve arkadaşlarının ona katılmasını sağlamasıyla, bir problem halini alıyor. Seyahat giderlerinin, kişisel giderlerden ayrılması oldukça zor ancak çok önemlidir.

Gelin, çözüm önerilerine bir göz atalım.

Yeni Ödeme Araçları

Sanal ödeme sistemlerinin kullanılmasıyla etkin ve verimli yönetim sağlamak mümkün. Güvenli olan bu araçlar şirketler tarafından daha rahat kontrol ediliyor. Sanal kredi kartları, tüm seyahat hizmetlerini tek bir şirket hesabı üzerinden gerçekleştirmenize ve eşzamanlı olarak harcamalarla ilgili doğru raporlara ve bilgilere sahip olmanıza olanak sağlıyor. Böylece, sizin bütçe üzerinde etkin bir kontrole sahip olmanıza imkan sağlarken, uzun harcama raporları doldurmakla zaman kaybeden çalışanlarınızın işini kolaylaştırıyor. Daha da önemlisi bu şekilde, şirketler artık çalışanlarından seyahat masraflarını maaşlarını kullanarak finanse etmelerini istemek zorunda kalmayacağı gibi, çalışanlarına karşı borçlu duruma da düşmüyorlar.

Bu çözüm, küçük ve orta ölçekli işletmeler tarafından bazen risk olarak algılandığından çok cazip gelmeyebilir,

Ancak, iş seyahati sonrasında  seyahat harcamaları çoktan gerçekleştiği için, çalışana yapılan geri ödemede şirketin çok fazla seçeneği bulunmuyor. Avantajlı olan diğer uygulamada ise , yalnızca seyahat müdürü veya idari müdür tarafından açılabilen sınırlı bir hesaba sahip sanal bir sistem kullanarak, değerlendirme ve onay aşamasını takiben harcamayı gerçekleştirmek mümkün..

Şirketler eski geri ödeme sistemini değiştirmeye hala tereddütle bakıyorlar, çünkü yatırımcılar değişim sürecinin yaratacağı etkileri de göz önünde bulundurarak, yeni bir sistem benimsemek için zaman harcamak istemiyor. Er ya da geç, bu sistemin zaman, kaynak ve para gerektiren eski bir seyahat gider yönetimi olduğunu anlıyorsunuz, o zaman neden hemen verimlilik odaklı bir politika benimsemiyorsunuz?

Sanal ödemelere ek olarak, şirketinizin seyahat giderini optimize etmek ve bütçenizi kontrol altında bulundurmanızı sağlamak için PartnerPlusBenefit gibi bir sadakat programından da faydalanmanız mümkün.

Yayınlandığı Tarih: