Menu Button

Seyahat planlamasına ilişkin yönergelerin şirket açısından önemi

Çalışanların iş gezilerindeki memnuniyeti seyahat planlayıcılarının ana hedefleri arasında olmalıdır. Çalışanların iş gezisinden mutlu ve memnun olarak dönmeleri, şirketin ana hedeflerine ulaşması açısından olumlu etki yaratır. Elbette ticari açıdan elde edilecek sonuçlar her zaman ön planda olmalıdır.

Şirketler iş gezilerinin koordinasyonu için çoğu kez kendi bünyelerinde uzmanların görev aldığı seyahat departmanları oluştururlar. Bazen bu görevi yönetici asistanları da üstlenebilir.

Seyahat yönetiminin ana hedefi, çalışanların gittikleri yerlerde başarılı olabilmeleri için kendilerine mümkün olduğu kadar keyifli bir seyahat olanağı sunabilmek ve elbette bu esnada seyahat giderlerini de kontrol altında tutabilmek olmalıdır.

Uçak, konaklama ve ulaşım organizasyonundan kim sorumlu olursa olsun, şirkette net olarak tanımlanmış seyahat yönergeleri mevcut olmadığı takdirde, konaklama veya sigorta giderlerinin veya iş gezisinin tatil amacıyla uzatılması nedeniyle oluşacak giderlerin yönetimi zorlaşacaktır.

Net ve şeffaf seyahat yönergeleri sayesinde tüm bu hususlar önceden tanımlanmış olacak ve iş gezisine gidecek olan çalışanlar hangi harcamaların karşılanacağını önceden bileceklerdir.

Şirket içi yönergeler özellikle seyahatlerin planlama aşamasında büyük önem taşır:

 

- Seyahat yöneticisine sürecin tümü hakkında sistematik bir bakış açısı sunar

- Çalışanlara hangi harcamaların şirket tarafından karşılanacağı ve yapılacak harcamaların iade prosedürü hakkında bilgi verir.

- Tanımlanmış olan kurallar ve çalışanların uyması gereken üst limitler sayesinde harcamaların optimize edilmesi sağlanır.

- Net olarak tanımlanmış güvenlik prosedürleri ve yönergeler sayesinde daha fazla koruma sağlanır.

 

Seyahat yönergelerinin içeriği firmanın büyüklüğüne, hedeflerine ve bütçesine dayalı olarak farklılık gösterebilir. Ancak yönergenin etkinliği açısından bazı temel unsurların mutlaka yönergeye dahil edilmesi gerekir: Temel unsurları şöyle özetleyebiliriz:

 

1. Şirket tarafından üstlenilecek olan giderler

Bunlar seyahat sonrasında çalışana iade edilecek olan veya şirketin kredi kartıyla yapılacak harcamalardır. Rezervasyonlar için geçerli kısıtlamaların ve kuralların net olarak tanımlanması gerekir.

 

2. Şirket tarafından karşılanmayacak olan giderler

Etkin bir seyahat yönergesinde şirket tarafından karşılanmayacak olan giderler önceden tanımlanmış olacaktır.

 

3. Harcama raporlarının düzenlenmesine ilişkin kurallar ve iade prosedürleri

Kurumsal kredi kartı gerek çalışanlar gerekse şirket açısından pratik ve güvenli bir çözümdür. Ancak yine de, seyahat sonrasında harcama raporlarının düzenlenebilmesi açısından tüm fatura ve makbuzların saklanması gerekir. Yönergenin ilgili maddesinde gerekli tüm belgeler belirtilmiş olmalıdır. Talep edilen belgelerin ne zaman teslim edilmesi gerektiği ve şirketin bunlar için ne zaman ödeme yapacağı da ilgili maddede yer almalıdır. Ayrıca şirket içindeki yetkili kişinin iletişim bilgilerinin de belirtilmiş olması gerekir. Kurumsal kredi kartıyla çalışanların ön ödeme yapmalarına veya form doldurmalarına gerek kalmayacaktır. Ayrıca bütçe sınırlarının aşılmaması açısından da kontrol sağlanmış olacaktır.

 

4. Güvenlik kuralları

İş seyahatleri esnasında çalışanların güvenliğinin sağlanması çok önemli bir husustur. Bunun için acil durumlar veya beklenmedik olaylar karşısında uygulanacak prosedürlerin net olarak tanımlanmış olması çok önemlidir. Seyahat sigortası elbette ciddi bir katkı sağlayacaktır. Buna rağmen şirket bünyesindeki seyahat departmanının çalışanların güzergahını izleyebilmeleri ve konaklama ayrıntıları veya görüştükleri kişiler hakkında iletişim bilgilerine sahip olmaları gerekir.

Yayınlandığı Tarih: