Menu Button

Seyahat yönetimi: Kritik durumlarda nasıl davranılmalı

Seyahat yönetimi bir organizasyonel yapı niteliği taşımakta olup, çalışmalar şirket içinde kurumsal düzeyde veya harici acenteler aracılığıyla yürütülür. Kurumsal seyahat yönetimi konusunda uzmanlaşmış olan bu organizasyonel birim, temel performans göstergelerinin (KPI) ve tahsis edilen bütçelerin tanımlanmasında ve kurumsal yolculara yönelik hizmetlerin hayata geçirilmesinde belirleyici rol oynar. Tüm bunların yanı sıra seyahat yöneticisinin beklenmedik olaylar ve kritik durumlar karşısında da kararlı bir tutum sergileyerek farklılık yaratması önemlidir. İşte bugünkü yazımızda bu konuyu ele alıyoruz.

 

H1 – Kritik durum yönetimi ve seyahat yönetiminde izlenecek yöntemler

Kritik durumların yönetilmesinde elbette en belirleyici faktörü proaktif, analitik ve rasyonel bir yaklaşım sergilenmesi oluşturur. Titizlikle ve ayrıntılı bir biçimde organize edilmiş bir iş seyahati yolda karşılaşılabilecek sorunları belirgin ölçüde azaltacak olsa da, yine de ortaya bazı beklenmedik olayların çıkması tümüyle engellenemez. Olumsuz hava koşulları, rötar veya uçuş iptali, hastalık veya iş arkadaşının önemli bir toplantıda hazır bulunamaması gibi hususlar iş gezisine çıkmış olan çalışanların huzurlarını kaçırabilecek durumlar arasındadır.

 

Seyahat yönetimi farklı değişkenlerin yönetim ve bütçelendirilmesini de içeren bir organizasyon yapısıdır. Bu tür faaliyetler için tahsis edilecek bütçenin belirlenmesi, şirketin belirlediği hedeflerin ve elde edilen sonuçların takip edilmesi ve iş seyahatine çıkan çalışanlara hizmet sunulmasının yanı sıra beklenmedik durumlar karşısında çözüm üretilmesi de yine seyahat yöneticisinin görevleri arasında yer alır.

 

Seyahat yönetiminden sorumlu birimin olumlu ve proaktif bir yaklaşım sergilemesi ve durumu, çözümleri ve sonuçları objektif bir şekilde analiz edebilmesi belirleyici olacaktır. Bu nasıl gerçekleşebilir? Bu konuda dikkate alınması gereken hususlar arasında şunları sayabiliriz:

 

  • Yürütülen çalışmalara ilişkin olarak şirket ve kurumsal yolcu arasında uyum sağlanması

Bu yöntem, ortaya çıkabilecek problem veya kritik durumlardan bağımsız olarak sürecin en iyi şekilde yönetilmesine olanak sağlar. Çalışanların harcamalara ve sürece ilişkin bilgilendirilmesi bir taraftan çok düzlemli bir işbirliğini mümkün kılarken, diğer taraftan ayrıntılar hakkında ön bilgi sahibi olunması suretiyle yanlış anlaşmaların da büyük ölçüde azaltılmasına katkı sağlar.

 

 

  • Beklenmedik durumların doğuracağı sonuçların bilinmesi

Seyahat yöneticisi beklenmedik olayların organizasyon ve olayı yaşayanlar üzerindeki etkisini gayet iyi bilir. Dolayısıyla yapısal bir organizasyonun görevi söz konusu iş seyahatinde karşılaşılan yeni koşulları ve bunun şirket hedefleri üzerindeki etkisini hızlı bir şekilde analiz edebilmektir. Böylelikle ortaya çıkan sorunların yürütülmekte olan faaliyetleri ve seyahati yapan çalışanı ne denli etkileyeceğini görebilmek mümkün olacaktır.

 

  • Etkin bir iletişim stratejisi oluşturulması

Bu husus sadece kurumsal seyahat yönetimi açısından değil, aynı zamanda şirket imajı açısından da yararlı bir husustur. Kurumsal iletişim organizasyon yapısını güçlendirir ve güven ve şeffaflık esasına dayalı bağlar kurulmasını sağlar. Sorumluluk ve görevlerin etkin bir şekilde yerine getirilebilmesi için günlük çalışma hayatında bilgi ve iletişim vazgeçilmez unsurlardır. Dolayısıyla ortaya çıkabilecek sorunların çözümünde bir yapısal iletişim stratejisinin ne denli önem taşıdığı çok net biçimde görülmektedir.

 

  • Proaktif yaklaşım

 

Daha önce de belirtilmiş olduğu gibi, bir iş gezisin tüm ayrıntılarının titizlikle organize edilmiş olması beklenmedik olayların yaşanma olasılığını belirgin şekilde azaltır. Aynı zamanda sorunlar karşısında sergilenecek olumlu ve akılcı bir yaklaşım da sorunun daha az olumsuz etki yaratarak daha hızlı çözümlenmesine ciddi katkı sağlar. Proaktif bir yaklaşım beklenmedik olayların ve bunların yaratacağı sorunların önceden tahmin edilebilmesine ve bunların organizasyon kapsamında değerlendirilmesine olanak verir.

 

Bugünkü yazımızda kurumsal seyahat yönetiminin oynadığı role ilişkin önemli bir hususa daha değinmiş bulunuyoruz. Bu husus analitik açıdan bakıldığında organizasyon için büyük bir önem taşımanın yanı sıra, rutin çalışmaların yürütülmesinde de analitik ve rasyonel bir yaklaşımın gerekliliğini ortaya koyuyor. Seyahat yöneticisi, güçlü saha deneyimiyle, sorunları ve kritik konuları önceden gözden görebilme, ekipler arasında uyum sağlama ve somut çözüm ve önlemler sunabilme becerisine sahiptir.

 

Yayınlandığı Tarih: